Gestionnaire d’équipements de loisirs en délégation de service public, Equalia est un partenaire des collectivités territoriales. Pilotant 60 entités juridiques, l’entreprise vient de choisir Sage FRP 1000 exploité dans le Cloud pour assurer la gestion financière et comptable de chaque société et la consolidation de l’ensemble.
Emmanuelle Basque est la Directrice Administrative et Financière d’Equalia. Elle explique les raisons de ce double choix et ce que les 120 utilisateurs attendent de l’intégration de la nouvelle solution.
Sage FRP 1000 : une évidence en multi-sociétés
Equalia gère une soixantaine d’équipements collectifs en France, principalement des centres aquatiques, des patinoires et des bases de loisirs. « Equalia réalise un chiffre d’affaires de 35 millions d’euros avec 800 salariés. Chaque équipement confié en gestion est piloté par une entité juridique qui est dédiée à son fonctionnement », précise Emmanuelle Basque.
L’entreprise de Suresnes a choisi Sage FRP 1000 pour deux raisons principales, exposées par sa Directrice Administrative et Financière.
« La première raison est que Sage FRP 1000 est une solution monobase. Cette particularité facilite énormément l’administration de nos multiples entités à travers le partage d’un référentiel comptable commun. Mutualiser le plan comptable, la base fournisseurs et la base clients est un progrès décisif par rapport à notre solution précédente. Notre croissance rendait cette évolution inévitable. » Emmanuelle Basque précise en outre que Sage FRP 1000 offre cette facilité de gestion multi-sociétés « sans possibilité de contournement, ce qui n’était pas le cas avec le logiciel que la solution de Sage remplace ».
La deuxième raison du choix de Sage FRP 1000 est la fonction de génération automatique des écritures intercos en phase de consolidation des 60 sociétés. « Sage FRP 1000 nous met en capacité d’automatiser la génération de l’écriture miroir dans la société qui reçoit la prestation. Cela nous apporte des gains de productivité sensibles et une vision instantanée des états consolidés ».
Le Cloud, pour simplifier et fiabiliser l’administration du système d’information
Equalia a opté pour l’exploitation de Sage FRP 1000 dans le Cloud. « Dans l’ancienne configuration, les serveurs sur lesquels tournait notre système d’information financier étaient hébergés à notre siège. Mais nous sommes une PME. Nous disposons seulement d’un DSI externalisé en temps partagé, que nous préférons dégager des problématiques d’infrastructure pour mieux profiter de ses analyses. »
Emmanuelle Basque ajoute que l’option Cloud s’imposait aussi pour « la sécurité de nos données et la garantie d’accessibilité à nos systèmes ». L’entreprise a choisi de confier la gestion de l’hébergement de sa solution à Sage, à travers Sage Service Cloud. « L’éditeur intervient ainsi en soutien de notre intégrateur Parthena. C’est une garantie supplémentaire ! »
Pour les utilisateurs, la promesse d’une vue d’ensemble en temps réel
Pas moins de 120 personnes sont impliquées dans l’utilisation de Sage FRP 1000. « Des comptables, des contrôleurs de gestion mais aussi des managers et des assistants administratifs » précise Emmanuelle Basque.
Equalia profite de cette double migration, logicielle et informatique, pour remettre à plat son système d’information financier. « Par exemple, nous avons entrepris d’enrichir notre SI en données commerciales. « Concrètement, nous avons rattaché tous nos clients et tous nos articles à des catégories, de manière à rationaliser le pilotage et le reporting. »
L’intégration du budget est une autre évolution forte par rapport à la configuration récemment abandonnée. « L’intégration budgétaire nous permet un suivi en instantané de nos trajectoires. Également d’enrichir notablement la relation avec nos clients les collectivités locales, à qui nous devons des comptes sur l’activité effectivement réalisée. »
Emmanuelle Basque s’est beaucoup impliquée pour améliorer la visibilité. « Nous avons constitué une suite financière à notre main, en ajoutant Sage BI Reporting à Sage FRP 1000. Le plus, c’est vraiment le reporting, avec une vue d’ensemble instantanée.
Nous profitons aussi de cette migration pour généraliser des interfaces, par exemple pour les feuilles de vente journalières, qui remontent désormais directement dans la comptabilité de l’établissement considéré. Là encore, le gain de fiabilité se combine avec le gain de productivité, puisque nous n’avons plus à saisir ces feuilles de vente », conclut Emmanuelle Basque.
Le retour d’expérience des utilisateurs de Sage FRP 1000 est précieux pour prendre la mesure de la richesse fonctionnelle de la solution. D’autres articles de Sage Advice partagent la réalité vécue par nos clients :