De elektronische factuur is essentieel voor ondernemingen en moet aan bepaalde regels en verplichtingen voldoen om geldig te zijn. Wat zijn de belangrijkste elementen om op te nemen? Zijn er verschillen met een papieren versie? Hoe verzend je je factuur? Hier lees je de antwoorden op alle vragen die je jezelf stelt.
Wat is een elektronische factuur?
Een elektronische factuur is een factuur die op een digitale manier gemaakt, verzonden, ontvangen en bewaard wordt. Maar let op, het is niet voldoende om een papieren factuur te scannen en via e-mail te verzenden om een elektronische factuur te verkrijgen.
Het hele facturatieproces moet papierloos zijn, van het bewerken tot het archiveren. En om geldig te zijn, moet de verzending voldoen aan meerdere voorwaarden.
De factuur moet de volgende zaken waarborgen:
- De authenticiteit van de herkomst (de afzender moet geïdentificeerd zijn);
- De integriteit van de inhoud (die niet gewijzigd kan worden);
- De leesbaarheid (tijdens alle stappen, vanaf de verzending tot het einde van de bewaring gedurende zeven jaar).
Wat bevat een digitale factuur?
De elektronische factuur moet exact dezelfde verplichte informatie bevatten als de papieren factuur, namelijk:
- De datum;
- Het factuurnummer;
- De identiteit van de afzender en de ontvanger;
- De beschrijving van het product of de dienst en de hoeveelheid;
- Het btw-nummer en het btw-percentage;
- De datum van de verkoop of de dienstverlening;
- Het bedrag exclusief en inclusief btw;
- De voorziene boetes in geval van laattijdige betaling.
Om er momenteel gebruik van te kunnen maken, moet de klant vooraf akkoord zijn gegaan met het ontvangen van zijn factuur in elektronische vorm, zodat deze in de plaats komt van de oorspronkelijke factuur. Binnenkort wordt het verplicht, en heb je in B2B het akkoord van de klant niet meer nodig.
Hoe verzend je een elektronische factuur?
De facturen kunnen verzonden worden op drie manieren:
- Per elektronisch bericht via een beveiligde standaard (EDI – Electronic Data Interchange of elektronische gegevensuitwisseling, geïntegreerde bedrijfsbeheersoftware, enzovoort);
- Door de elektronische handtekening te gebruiken, die in dit geval het digitale facturatieproces valideert en de authenticatie van de ondertekenaar mogelijk maakt.
- In eender welke andere elektronische vorm (bijvoorbeeld een pdf-bestand verzonden via e-mail) op voorwaarde dat er controles aanwezig zijn om een betrouwbaar controlespoor tot stand te brengen tussen de factuur en de levering van de goederen of aanverwante diensten.
In welke gevallen is de elektronische factuur verplicht?
Momenteel is e-facturatie nog niet verplicht, maar dat gaat snel veranderen. De overheid heeft aangekondigd dat vanaf 2026 elektronische facturatie wettelijk verplicht wordt tussen ondernemingen. Sinds 1 april 2019 was het al verplicht voor lokale overheden en andere publieke organisaties om elektronische facturen te kunnen ontvangen en verwerken. Al sinds 2017 verplicht de Vlaamse en Federale Overheid het zijn leveranciers om elektronisch te factureren. Voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest kwam november 2020 als starttermijn voor elektronische facturatie uit de bus, voor alle overheidsopdrachten geplaatst door en bij hun overheidsdiensten. Het Waals Gewest past diezelfde praktijk voor B2G toe sinds 1 november 2022 en verder implementeert Wallonië in mei en november 2023 nog twee nieuwe richtlijnen. Vanaf 18 maart geldt ook in het Groothertogdom Luxemburg de verplichting voor leveranciers om elektronisch te factureren aan overheidsdiensten.
Je kijkt best na of er voor bovenstaande regelgeving uitzonderingen bestaan, zoals het geval is voor micro-ondernemingen.
De verplichte elektronische facturatie tussen ondernemingen gaat van start op 1 januari 2026.
Waarom zou je overstappen op digitale facturatie?
Verplicht of niet, de elektronische factuur biedt een enorme winst aan tijd en productiviteit, en dus minder administratieve kosten, met name dankzij de automatisering van de gegevensinvoer, de afwezigheid van papieren documentenfraude, de eliminatie van kosten voor het afdrukken, verzending via de post, opslagruimte,… Er zijn veel minder fouten en betalingen worden sneller uitgevoerd. Het gegevensbeheer is ook geoptimaliseerd: toegang tot de informatie is eenvoudiger, er is volledige traceerbaarheid, de uitwisselingen zijn vereenvoudigd,… en dat alles met een verhoogde veiligheid!