Wenn Sie als Unternehmer Leistungen an ein Unternehmen erbringen, sind Sie verpflichtet, bei Bruttobeträgen über 150 Euro innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung zu stellen. So knapp und kurz definiert es §14 Umsatzsteuergesetz (UStG). Allerdings folgt ein ganzer Strauß von Vorgaben, was Sie alles in eine Rechnung schreiben müssen. Ohne die sogenannten Pflichtangaben kann es Ihnen passieren, dass Sie Ihre Vorsteuerabzugsberechtigung gefährden. Der Rechnungsempfänger ist verpflichtet, die Rechnung auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu überprüfen.
Korrekte Rechnung auch Pflicht für steuerbefreite Unternehmer
Auch wenn Sie als Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer befreit sind, weil Sie weniger als 17.000 Euro pro Jahr einnehmen, müssen Sie korrekte Rechnungen ausstellen. Pflichtangaben sind: Namen und Vornamen, Firmenbezeichnung von Aussteller und Empfänger sowie Anschriften, Rechnungsdatum, eine Beschreibung und das Datum der Leistungserbringung, die Steuernummer und die Rechnungsnummer des Ausstellers. Darüber hinaus müssen Sie den Nettobetrag und die erhobene Mehrwertsteuer in Prozent und Betrag einzeln ausweisen. Als Kleinunternehmer müssen Sie zusätzlich einen Hinweis auf Ihre Umsatzsteuerbefreiung nach §19 UStG geben.
Rechnung
Wer dabei ist, sich in der Selbstständigkeit einzurichten, braucht die richtigen Dokumentvorlagen. Essenziell: eine gute Rechnungsvorlage.
Steuernummer, UID, Rechnungsnummer, Bankverbindung
Unsicherheiten bestehen bei der anzugebenden Steuernummer und der Rechnungsnummer. Wenn Sie noch keine Umsatzsteueridentitätsnummer (UID) haben, müssen Sie Ihre persönliche Steuernummer angeben. Eine UID erhält aber jeder Unternehmer unabhängig davon, ob er schon Umsatzsteuer für den Fiskus erhebt und abführt. Ein Antrag beim Bundeszentralamt für Steuern in Saarlouis reicht. Der Vorteil einer UID ist, dass diese Information für Dritte wertlos ist. Anders die persönliche Steuernummer. Sie dient nämlich bei telefonischen Anfragen beim Finanzamt als eine Art PIN, Persönliche Identifikationsnummer. Daher sollten Sie sie nicht öffentlich verwenden. Auch bei der Rechnungsnummer bestehen Unsicherheiten. Das Gesetzt fordert zwar eine „fortlaufende Nummer“; das ist aber in der Praxis nicht so entscheidend. Wichtig ist nur, dass Sie eine Rechnungsnummer nur einmal verwenden. So haben Sie bei der Gestaltung der Rechnungsnummer freie Hand, können Buchstaben und Ziffernkombinationen nach Belieben verwenden. Geben Sie auch immer Ihre Bankverbindung an. Beachten Sie dabei, dass im Zahlungsverkehr mittlerweile das SEPA-Verfahren mit IBAN und BIC für Unternehmen vorgeschrieben ist.
Besonderheiten bei elektronisch zugestellten Rechnungen
Wenn Ihr Kunde mit einer elektronisch übermittelten Rechnung einverstanden ist, mussten Sie früher große technische Hürden überwinden. Diese sind aber mit dem Steuererleichterungsgesetz im Herbst 2011 weitgehend gefallen. An die Stelle einer zwingend vorgeschriebenen elektronischen Signatur stehen jedoch schwammige Formulierungen in diesem Gesetz. So steht dort etwas von „Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung“, die Sie als Rechnungssteller gewährleisten müssen. In der Praxis reicht es, wenn Sie Ihre Rechnung in eine PDF Datei konvertieren und als Anhang einer E-Mail versenden.
Zehn Jahre Aufbewahrungspflicht
Generell besteht eine Aufbewahrungsfrist für Rechnungen von zehn Jahren. Bei einer elektronischen Rechnung reicht allerdings der Papierausdruck nicht. Sie müssen sie auch elektronisch so sicher speichern, dass sie nicht mehr veränderbar ist. Auf der sicheren Seite sind Sie, wenn Sie einmal im Jahr alle elektronisch versendeten Rechnungen auf einer nicht wieder beschreibbaren DVD abspeichern und entsprechend beschriften. Übrigens können Sie auch alle Ihre Papier-Rechnungen, die Sie erhalten, elektronisch beziehungsweise bildlich speichern und die Originalbelege theoretisch sogar vernichten. Vorsicht ist generell bei Thermopapier angezeigt, auf das häufig Tankquittungen gedruckt sind. Dieses Papier kann ausbleichen. Und wenn Tankbelege nicht mehr lesbar sind müssen Sie dem Finanzamt beweisen, dass Sie getankt haben.