Przedłużające się w nieskończoność serie spotkań firmowych są zmorą nie tylko pracowników korporacji, ale także mniejszych firm. Wejście do sali konferencyjnej to jak wpadnięcie w pułapkę, z której niekiedy nie udaje się wydostać przez cały dzień pracy. Co zrobić by przywrócić równowagę dnia pracy i poprawić efektywność spotkań?

Specjaliści firmy Fuze oszacowali, że w samych tylko Stanach Zjednoczonych, każdego dnia odbywa się 25 mln spotkań firmowych. Jednak bezproduktywne zebrania to rocznie zmarnowane 37 mld dolarów. Średnio aż 15% czasu pracy przeznaczane jest na zebrania, co oznacza, że przeciętny pracownik spędza 4 godziny w tygodniu  na firmowych spotkaniach. [tweet]Ilość spotkań wzrasta wraz z pełnioną w firmie funkcją – managerowie wyższego szczebla aż połowę swojego czasu pracy spędzają na spotkaniach.[/tweet]

Firmowe meetnigi kosztują coraz więcej czasu i pieniędzy. Ale czy przynoszą firmom korzyści? Okazuje się, że wcale nie. Aż 67% zebrań jest bezproduktywnych, a większość ich uczestników nie bierze w nich aktywnego udziału – 92% pracowników zajmuje się innymi czynnościami (sprawdzaniem poczty, wykonywaniem innych zadań itp.).

Coraz częściej firmy organizują także zebrania, w których można uczestniczyć zdalnie. Okazuje się jednak, że te bez transmisji wideo są mało efektywne. W czasie konferencji wideo jedynie 4% uczestników zajmuje się innymi sprawami, natomiast w przypadku konferencji audio – jest to aż 57%. Firma Atlassian szacuje, że 47% pracowników uważa firmowe spotkania za czynnik numer 1, powodujący marnotrawienie czasu. Tymczasem nawet 37% firmowych spotkań zaczyna się z opóźnieniem (głównie z powodu spóźniania się kluczowych uczestników).

Jeff Bezzos, szef Amazona ma specyficzny sposób by podnieść efektywność spotkania. Jego zdaniem w zebraniu powinno uczestniczyć jedynie tyle osób, ile można nakarmić dwiema średnimi pizzami. Planując organizację firmowego spotkania można też odwołać się do bardziej rozbudowanych zasad, dzięki którym zebrania przestaną być zmorą pracowników.

7 zasad efektywnych spotkań firmowych

1. Czas. Specjaliści uważają, że efektywne spotkanie nie może być dłuższe niż 30 minut. Po pół godzinie trudniej jest utrzymać uwagę uczestników.
2. W ciągu pierwszych kilku minut poinformuj zebranych, jaki jest cel spotkania i czego od nich oczekujesz.
3. Wyślij niezbędne materiały do wszystkich przed spotkaniem. Prezentacje, raporty, dane – te wszystkie informacje warto przekazać przed spotkaniem, by uczestnicy mieli szansę zapoznać się z nimi wcześniej. Dzięki temu nie będziesz tracić czasu na przekazywanie tych informacji w trakcie zebrania.
4. Zadbaj o punktualność. Zawsze zaczynaj i kończ spotkanie o umówionej porze.
5. Zbieraj informacje zwrotne, zachęcaj uczestników do wyrażania swojego zdania – dzięki temu utrzymasz ich koncentrację.
6. Utrzymuj koncentrację na temacie zebrania. Jeżeli zauważysz, że dyskusja wymyka się spod kontroli i odbiega w inne od zaplanowanych obszary – staraj się przywrócić ją na pierwotnie zaplanowane tory.
7. Zachowaj najważniejsze pomysły. Jeżeli owocem spotkania będą interesujące pomysły lub wnioski – zapisz je by móc wykorzystać na przyszłość.