Od początku 2019 r. przedsiębiorców obowiązują zmienione przepisy regulujące kwestię przechowywania dokumentacji pracowniczej. Jakie funkcjonalności powinno mieć zatem oprogramowanie kadrowo-płacowe by sprostać tej zmianie?

Zakres informacji, jakie od początku tego roku powinny się znajdować w dokumentacji pracowniczej, reguluje Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. Rozporządzenie obowiązujące od początku stycznia tego roku wniosło istotną zmianę, która polega na dodaniu do struktury dokumentacji pracowniczej kolejnej, czwartej części D (do końca 2018 r. dokumentacja składała się z trzech części). Warto też zauważyć, że rozporządzenie wprowadziło nieznaczne zmiany w pozostałych częściach dokumentacji – A, B i C.

Odpowiedzialność materialna i kary pracownika

W nowo dodanej część D pracodawca zobowiązany jest przechowywać dokumenty związane z odpowiedzialnością materialną pracowników oraz prowadzić ewidencję kar z uwzględnieniem odnoszących się do niej dokumentów. W Symfonii Kadry i Płace wprowadzono zmiany w funkcjonowaniu e-Teczki, tak aby użytkownicy mogli prowadzić dokumentację zgodnie z obowiązującymi przepisami.

W nowej wersji programu wprowadzono m.in. możliwości:

• umieszczenia daty wygaśnięcia dokumentu – jest to przydatne do określenia czasu, po upływie którego dokument można wyszukać i usunąć, gdy kara pracownika ulegnie zatarciu;
• grupowania dokumentów, np. w celu przypisania ich do jednej kary;
• wygenerowania raportu „Oświadczenie o wymierzeniu kary pieniężnej”;
• dodawania zeskanowanych dokumentów do e-Teczki po opatrzeniu ich kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Program weryfikuje, czy plik uzyskał podpis. Istnieje także możliwość zbiorczego dodawania plików.

W przypadku usunięcia dokumentów z części D akt osobowych program automatycznie przenumeruje pozycje pozostałych dokumentów.

Program umożliwia też wysyłanie (eksport) dokumentów dla pracownika lub grupy pracowników. Operacji tej towarzyszy automatyczne utworzenie katalogów na wskazanym przez użytkownika dysku wraz z oznaczeniem daty i godzin ich utworzenia, odrębnie dla każdego pracownika. Program eksportuje dane i pliki również w formacie XML.

Zawartość e-Teczki pracownika, czyli akta osobowe w firmie od stycznia 2019 r.

Akta osobowe pracowników składają się obecnie z czterech części:

• część A obejmuje dokumentację związaną z procesem ubiegania się o pracę oraz skierowania na badania i wyniki badań lekarskich (wstępnych, okresowych, kontrolnych) z ubiegłych okresów zatrudnienia pracownika;
• część B zawiera dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia;
• część C obejmuje dokumentację odnoszącą się do zakończenia stosunku pracy;
• część D zawiera dokumentację związaną z odpowiedzialnością porządkową pracownika oraz ewidencję kar z uwzględnieniem zacierania kary po upływie określonego czasu.

Transformacja akt osobowych, jaka dokonała się na przełomie roku 2018 i 2019 dotyczy wszystkich pracowników zatrudnionych w momencie wejścia w życie nowych przepisów.

Co zyskuje pracodawca korzystając z funkcjonalności e-Teczki

e-Teczka jest rozszerzeniem programu Symfonia Kadry i Płace One Payroll. Dzięki niej pracodawca może przetwarzać i archiwizować dokumentację pracowniczą w wersji elektronicznej. Daje to określone korzyści:

• niższe koszty archiwizowania dokumentacji pracowniczej w stosunku do kosztów przechowywania dokumentów w formie papierowej;
• redukcję ryzyka ewentualnego zniszczenia dokumentacji w wyniku czynników fizycznych;
• możliwość szybkiego wyszukania dokumentów lub informacji – do celów raportowych, audytowych, do wydania zaświadczeń czy przy kontroli PIP;
• zdalny dostęp do e-dokumentacji pracowniczej pozwala pracownikom na wykonywania wielu zadań na odległość, niezależnie od fizycznej lokalizacji.