Trwa odtwarzanie

Trwa odtwarzanie

Jak należy podpisać e-sprawozdanie finansowe?

Wróć do wyników wyszukiwania

Jednostki składające roczne sprawozdania finansowe zobowiązane są do przesyłania ich wyłącznie w formie elektronicznej. Aby złożenie dokumentacji do KRS lub KAS uznać za skuteczne, dokumentacja wymaga m.in. zastosowania podpisu elektronicznego. Jak zatem prawidłowo podpisać e-sprawozdanie?

 Podmioty, na których ciąży obowiązek składania rocznych sprawozdań finansowych, muszą nie tylko dochować odpowiedniej struktury sprawozdania, ale także jego formy.

Wypróbuj narzędzia do obsługi e-sprawozdań finansowych

Wypróbuj

Od października 2018 r. obowiązuje wyłącznie forma elektroniczna, przy czym e-sprawozdanie należy opatrzyć podpisem elektronicznym (zob. art. 45 pkt 1f ustawy o rachunkowości). Przepisy mówią, że za podpis elektroniczny uznaje się kwalifikowany podpis elektroniczny oraz podpis potwierdzony profilem zaufanym ePUAP. Od początku 2020 r. ustawa dopuszcza jeszcze trzecią możliwość podpisania e-sprawozdania – za pomocą elektronicznego podpisu osobistego. Osoby zobowiązane do złożenia e-sprawozdania finansowego mają zatem do wyboru trzy możliwości sygnowania dokumentacji:

  • kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
  • profilem zaufanym na platformie ePUAP,
  • elektronicznym podpisem osobistym.

Elektroniczny podpis osobisty jest w Polsce stosunkowo nową formą autoryzacji dokumentów, natomiast jego zaletą jest wygoda i prostota użycia. Cyfrowy podpis osobisty jest składany na podstawie posiadanego e-dowodu osobistego, czyli plastikowego dokumentu tożsamości, w którym została zaimplementowana struktura elektroniczna zawierająca unikatowy certyfikat właściciela e-dowodu. Uwaga: złożenie elektronicznego podpisu osobistego na e-sprawozdaniu wymaga zastosowania czytnika e-dowodu. Urządzenie takie można nabyć na własność (koszt to kilkaset złotych), ważne by spełniało ono wymogi określone przez MSWiA. Złożenie cyfrowego podpisu osobistego poświadcza się sześciocyfrowym PIN-em.

Kto musi podpisać e-sprawozdanie?

Zgodnie z art. 52 pkt. 2 Ustawy o rachunkowości roczne sprawozdanie finansowe musi być podpisane przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz przez kierownika jednostki. Jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy, sprawozdanie muszą podpisać wszyscy jego członkowie.

Jak usprawnić obieg dokumentów w firmie?

Przyspiesz wymianę informacji i zoptymalizuj procesy biznesowe w swojej firmie!

Obejrzyj webinarium

Potencjalne problemy z elektronicznym podpisywaniem e-sprawozdań

Doświadczenia z ubiegłego roku pokazały, że pomimo zapisów w ustawie dopuszczających możliwość stosowania różnych form podpisu elektronicznego, sygnatariusze e-sprawozdań nie mieli pełnej dowolności w zakresie ich stosowania. W sytuacji gdy jedna z osób zobowiązanych do złożenia podpisu jako pierwsza opatrzyła e-sprawozdanie podpisem kwalifikowanym, kolejni sygnatariusze nie mogli już podpisać pliku profilem zaufanym ePUAP. Natomiast w sytuacji odwrotnej (pierwszy składający podpis skorzystał z profilu zaufanego, a kolejny sygnatariusz z podpisu kwalifikowanego) nie występował taki problem.

Wprowadzenie od początku 2020 r. możliwości składania elektronicznego podpisu osobistego być może skutkować będzie podobnymi ograniczeniami, w sytuacjach gdy sygnatariusze będą stosować różne formy podpisów. Na razie nie zanotowano tego typu problemów, warto jednak pamiętać, że w przypadku zastosowania różnych form podpisu elektronicznego, procedurę udawało się przejść pomyślnie, gdy pierwszy podpis składany był poprzez platformę ePUAP.

Sprawozdanie musi być podpisane w określonym dniu. Szczególnie w sytuacji gdy plik podpisuje większa grupa sygnatariuszy, należy pamiętać, by wszystkie wymagane podpisy złożyć tego samego dnia, aby nie było niespójności w dacie podpisu.

Należy też pamiętać, że sprawozdanie zarządu z działalności, które nie jest integralnym elementem struktury logicznej e-sprawozdania lecz stanowi jego załącznik, należy podpisać odrębnie.

Wymagana forma – JPK_SF

E-sprawozdania należy sporządzać w ściśle określonej formie – strukturze logicznej jednolitego pliku kontrolnego (JPK_SF). Istnieje wiele rodzajów struktur JPK_SF; ich charakterystyka jest opublikowana w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów (z wyjątkiem struktur dotyczących podmiotów sporządzających sprawozdania zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości – struktur tych ministerstwo w BIP nie publikuje). Obecnie obowiązujące struktury sprawozdań mają oznaczenie wersji „1-2”.

 Ważne terminy: do kiedy należy sporządzić sprawozdanie finansowe?

Sprawozdanie finansowe należy sporządzić nie później niż 3 miesiące liczone od dnia bilansowego, czyli dnia zakończenia roku obrachunkowego. W polskich przedsiębiorstwach rok obrotowy zazwyczaj pokrywa się z rokiem kalendarzowym, co oznacza że firmy zobowiązane są do przygotowania sprawozdań najpóźniej do 31 marca. Sprawozdanie należy zatwierdzić najpóźniej 6 miesięcy liczonych od dnia bilansowego (gdy rok bilansowy pokrywa się z kalendarzowym, ostateczna data to 30 czerwca), przy czym badanie sprawozdania należy zakończyć najpóźniej 15 dni przed zgromadzeniem wspólników, które sprawozdanie zatwierdza.

Zależnie od formy prowadzonej działalności e-sprawozdania składa się w KAS lub KRS:

  • jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS niesporządzające sprawozdań zgodnie z MSR, składają e-sprawozdania do KRS najpóźniej 15 dni licząc od daty zatwierdzenia sprawozdania;
  • podatnicy PIT prowadzący księgi rachunkowe i mający obowiązek sporządzania sprawozdań rocznych, składają e-sprawozdania do szefa KAS w terminie złożenia zeznania podatkowego;
  • podatnicy CIT niewpisani do rejestru przedsiębiorców KRS, którzy mają obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych, składają e-sprawozdania do szefa KAS w terminie 10 dni licząc od dnia zatwierdzenia sprawozdania.