Cinco dicas para as cadeias de fornecimento lidarem com uma retirada de produto do mercado

Em junho de 2020, a FDA* alertou os consumidores para a retirada do mercado voluntária de um antissético de mãos que continha potencialmente metanol (álcool de madeira) e que poderia ser tóxico quando absorvido pela pele ou ingerido. O envenenamento por metanol pode resultar em náuseas, vómitos, dores de cabeça, visão turva, cegueira permanente, convulsões, coma, danos permanentes para o sistema nervoso ou morte.

Em julho de 2020, a Comissão Europeia** emitiu um alerta sobre um gel de mãos antissético que continha metanol, mas também uma quantidade insuficiente de etanol e de isopropanol, o que significava que não matava bactérias nem vírus, que poderiam assim contaminar o utilizador,

Sobretudo numa altura em que dependemos de produtos de limpeza como estes, era necessário retirá-los do mercado. As empresas são responsáveis pela produção de produtos seguros que contenham os ingredientes e os nutrientes prometidos. Os consumidores têm de confiar que os produtos que compraram são seguros.

Infelizmente, como estes dois exemplos demonstram, os erros acontecem. É por isto que é tão importante que as empresas tenham os processos relacionados com as cadeias de fornecimento em ordem, e que, quando os problemas aparecem, tenham um processo para retirada do produto do mercado rigoroso, eficiente e útil.

Apresentamos algumas dicas sobre como organizar retiradas de produto e gerir as cadeias de fornecimento como deve ser:

1. Mantenha-se atualizado sobre regulamentos em constante mudança

Os regulamentos sobre a segurança dos produtos são complexos, variam de país para país e mudam frequentemente: quase sempre no sentido de uma maior rigidez. Quando a sua empresa de fabrico se expande para outros países, o fardo da conformidade cresce, bem como a probabilidade e complexidade de uma retirada de mercado.

Dispor de um repositório central regulamentar (parte de um ERP moderno) ajudá-lo-ia a cumprir os regulamentos existentes e a implementar regulamentos novos. O repositório oferece um quadro de referência sólido para o manter do lado certo da lei, onde quer que opere.

2. Mantenha um sistema robusto e atualizado de visibilidade da cadeia de fornecimento

Quando um produto é identificado como estando danificado, seja por consumidores ou por um elemento da cadeia de fornecimento, terá de determinar a potencial extensão da contaminação, com recurso a estas perguntas:

• Quais os lotes dos produtos que têm defeito?
• Quais as matérias-primas que estão envolvidas?
• Que outros lotes partilharam as mesmas matérias-primas, ou passaram pelas mesmas instalações de produção?
• Este é um problema novo, ou já tem algum tempo?

Se dispuser de dados atualizados para responder a estas perguntas poderá identificar rapidamente e com exatidão onde está o problema e poderá lidar com o assunto com confiança, oferecendo garantias ao mercado e atenuando os custos da retirada do produto.

Para ter acesso aos dados em tempo real, deverá armazená-los a nível central, para poder rastrear dados nos cantos mais recônditos da cadeia de fornecimento, com recurso ao processo de produção e aos consumidores. Os reguladores esperam que seja capaz de relacionar ingredientes e clientes por via de processos complexos de produção. O resultado de não ter estes processos implementados pode ser uma retirada de produto em grande escala, que poderá levar uma empresa à falência.

3. Seja completamente transparente, a informação espalha-se muito rápido

Os consumidores têm acesso a relatórios sobre problemas com produtos assim que estes são publicados. Uma retirada de produto mal gerida poderá danificar a reputação da sua empresa, por vezes de modo irreparável, e, como tal, precisa de controlar a narrativa. A melhor estratégia, e a mais segura, passa por comunicar com autenticidade que tem a situação sob controlo e que dispõe das soluções certas.

De modo a não perder a confiança dos consumidores, nunca faça qualquer declaração sobre a qual não esteja certo que corresponde completamente à verdade, sobretudo quando a pressão é muito alta no momento da retirada do produto. É neste ponto que é crucial ter uma forte visibilidade da cadeia de fornecimento, porque esta lhe permite ser autêntico sobre a potencial extensão dos problemas e apontar a causa rapidamente, o que é essencial para proteger a sua reputação.

4. Reduza o risco e o impacto de uma retirada de produto do mercado

A prevenção é melhor do que a cura e, sendo impossível eliminar completamente a possibilidade de uma retirada de um produto, há passos que podem reduzir a probabilidade de esta ter lugar e atenuar as consequências:

• Leve a cabo simulações de retiradas de produto.
• Agilize e afine as linhas de produção e as opções de embalamento.
• Reserve amostras de lotes para que possam ser rapidamente testadas.
• Reduza as quantidades dos lotes para que seja mais fácil isolar os produtos com defeito.
• Mantenha uma comunicação próxima com todos os elementos da cadeia de fornecimento.
• Analise e melhore os processos da cadeia de fornecimento continuamente, para identificar defeitos imediatamente.
• Monitorize as opiniões dos consumidores, incluindo nas redes sociais, para identificar defeitos imediatamente.
• Empregue uma equipa de gestão de crises.

5. Disponha de um plano de gestão de crises pronto para emergências

O tempo urge quando há um problema com um produto alimentar ou com uma bebida. É também aconselhável ter implementado um plano de gestão de crises pré-estabelecido para garantir que está sempre pronto para qualquer crise.

Um plano eficaz de gestão de crises na área alimentar e das bebidas poderá incluir alguns destes pontos:

• Determinar a gravidade do risco.
• Identificar a extensão da contaminação e isolar os lotes afetados.
• Notificar os distribuidores e os retalhistas tão cedo quanto possível.
• Ativar procedimentos de retirada de produtos testados e comprovados.
• Reportar o problema à autoridade competente.
• Publicar informação transparente sobre a retirada junto dos consumidores.

A rastreabilidade é essencial para garantir aos consumidores que estão a comprar a um fornecedor de confiança. Saiba como o ERP Sage X3 pode ajudar!

Notas:
*FDA
**Comissão Europeia