O exercício de 2020 aproxima-se e, a ele, adiciona-se todo o trabalho de fecho e apresentação do exercício de 2019. Este é, por isso, o momento de se clarificar alguns conceitos para que possamos planear e organizar as tarefas que se seguirão, de forma a respondermos a todos os compromissos fiscais e legais, sem constrangimentos.
O pré-preenchimento da IES e a consequente simplificação do trabalho do Contabilista na entrega dos anexos da Declaração Empresarial foram o mote utilizado para apresentação de mais uma revolução fiscal – a obrigatoriedade da entrega anual do SAF-T da contabilidade à Autoridade Tributária (AT).
O conteúdo do ficheiro SAF-T relativo à contabilidade é muito detalhado, permitindo à AT o acesso não só a toda a informação contabilística e financeira de uma empresa, como também informação de quem com ela se relacione. Neste sentido, a submissão do SAF-T da contabilidade de determinado exercício é vista, por muitos, como uma “autorização” à AT para análise de toda a informação, o que tem levantado diversas discussões.
O trabalho de um Contabilista deve orientar-se pelo tratamento e análise da contabilidade, no acompanhamento consultivo e em serviços diferenciadores que sejam valorizados pelos clientes, ao invés de se focar na preocupação constante de como será entregue o SAF-T da contabilidade, do que será o seu conteúdo ou mesmo no que AT obterá da análise do ficheiro.
O Despacho 271/2019.XXI publicado em julho informa do adiamento da entrega obrigatória do SAF-T da contabilidade relativo a 2019, no entanto, é importante que a contabilização do exercício de 2020 ocorra respeitando os princípios contabilísticos, mas também, que considere as boas práticas recomendadas pela AT, de forma a evitar correções em movimentos anteriores, atrasos e, consequentemente, multas.
Assim, para um exercício 2020 mais tranquilo e em conformidade com o que é exigido legalmente, é importante assegurar, desde cedo, alguns procedimentos.
No que respeita ao software devem garantir que:
- Cada empresa detém o código de contas adequado ao seu enquadramento no Sistema de Normalização Contabilístico;
- É feita uma revisão às taxonomias associadas às contas, de forma a evitar incorreções;
- São otimizados ao máximo os automatismos de lançamentos contabilísticos, nomeadamente, a importação do SAF-T de faturação e da integração de documentos de compras/despesas do E-fatura.
Já na organização do trabalho é recomendado que:
- Toda a documentação seja (sempre que possível) verificada, organizada e registada aquando da sua receção;
- Esteja definido um plano de comunicações aos clientes sobre prazos e entrega de documentos;
- Cada colaborador disponha de um plano de formação personalizado para otimizar as funções que desempenha e promover o desenvolvimento profissional.
Estes são alguns exemplos de medidas que visam, não só, servir para uma reflexão sobre a organização e execução das tarefas regulares no vosso gabinete, como também servir de base para um arranque de 2020 em grande!