Ordnung ist alles: Das gilt auch in Sachen SEPA-Mandate. Quelle: Pixelio.de/lichtkunst
[SEPA-Serie, lesen Sie Teil 1 hier] Die Vorbereitung auf den europäischen Zahlungsverkehr stellt jedes Unternehmen vor unterschiedlich große Herausforderungen. Wer nur Überweisungen tätigt, hat weniger Aufwand als jemand, der auch Lastschriften einzieht. Besonders kompliziert wird es jedoch, wenn ein Unternehmen Software von verschiedenen Herstellern einsetzt und beide Programme über die Möglichkeit verfügen, SEPA-Mandate zu verwalten und auszuführen. Wer soll da die Kontrolle übernehmen? Kann man überhaupt konkurrierend SEPA-Mandate verwalten?
Vor einigen Wochen erhielt ich einen Anruf von einem großen Sozialträger, der mehrere Kindertagesstätten betreibt. Der Kunde hat in seiner Zentrale ein Rechnungswesen von Sage Software im Einsatz. In jeder Kita ist zusätzlich eine Branchensoftware installiert. Wie unser Rechnungswesen, hat diese Kita-Software auch eine SEPA-Mandatsverwaltung und enthält eine Verwaltung der Offenen Posten (OP) mit Zahlungsverkehr. Dieser Kunde hatte nun folgende Frage, die sicherlich viele ERP-Nutzer betrifft: Kann man über eine Schnittstelle die SEPA-Mandate zwischen der Kita-Software und dem Sage Rechnungswesen austauschen?
SEPA-Mandate sind eine Wissenschaft für sich
Noch nicht ausreichend über SEPA informiert? Lesen Sie den ersten Blogbeitrag von Achim Hubert mit dem Thema „Den Banken nicht blind vertrauen!“. Quelle: Pixelio.de/Gerd Altmann
Meine Antwort: Die Verwaltung von SEPA-Mandaten ist eine Wissenschaft für sich. Denn neben der Information darüber, von wem und wann ein Mandat erteilt wurde, müssen auch Informationen über seine Verwendung gespeichert werden. Die Übergabe der reinen Stammdaten inklusive einer eindeutigen Mandatsreferenz ist also das geringste Problem. Ist ein Mandat schon einmal verwendet worden, muss beim nächsten Mal ein Folgelastschrift-Kennzeichen gesetzt werden. Ist ein Mandat 36 Monate nicht benutzt worden, verliert es seine Gültigkeit. Konnte eine Lastschrift mangels Deckung nicht ausgeführt werden, muss das vermerkt werden, weil vor dem „Hoffnungslauf“ eine erneute Pre-Notification erfolgen muss.
Das heißt: Die Übergabe von SEPA-Mandaten der Kita-Software an das Rechnungswesen ist nur ein Teil des Problems. Doch wie soll das Rechnungswesen die Information über das Ergebnis einer Lastschrift an die Kita-Software zurückliefern? Eine solche Schnittstelle zu entwickeln, ist praktisch nur individuell möglich.
Mandate getrennt halten ist die Lösung
SEPA-Lastschriften müssen nicht zwischen verschiedenen ERP-Programmen ausgetauscht werden. Es muss lediglich sichergestellt sein, dass jedes Programm nur die Mandate für seinen Zahlungsverkehr verwendet, die für die entsprechende Leistung erteilt wurden. Quelle: Pixelio.de/GG-Berlin
Nachdem wir uns über diese Fragestellung mit anderen Kunden ausgetauscht hatten, die eine ähnliche Aufgabenstellung haben, kamen wir auf eine einfache Lösung: SEPA-Lastschriften müssen nicht zwischen verschiedenen ERP-Programmen ausgetauscht werden. Es muss lediglich sichergestellt sein, dass jedes Programm nur die Mandate für seinen Zahlungsverkehr verwendet, die für die entsprechende Leistung erteilt wurden. Im Falle des Sozialträgers haben wir daher folgende Empfehlung abgegeben:
Lösen Sie das Problem organisatorisch. Trennen Sie die Mandate, die die Eltern für die Kita erteilt haben, von jenen, die Sie im Rechnungswesen verwalten. Jede Kita erhält für ihre Mandate einen eigenen Nummernkreis an Mandatsreferenzen. So können alle mit der gleichen Gläubiger-ID Lastschriften einziehen. Nach dem Zahlungslauf wird pro Kita und Leistung die Summe aller Lastschrifteinzüge an das zentrale Rechnungswesen gemeldet. Dort werden die einzelnen OPs gebucht und mit den eingehenden Beiträgen auf dem zentralen Bankkonto ausgeglichen. Auf diese Weise kommen sich die Programme nicht gegenseitig ins Gehege.
Von Achim Hubert