SEPA-Tipps der Banken nicht blind vertrauen

Der Beratungs- und Informationsbedarf kleiner und mittlerer Unternehmen bzgl. der bevorstehenden SEPA-Umstellung ist gigantisch. Gut, wenn man da von seiner Bank zu einer kostenlosen Informationsveranstaltung eingeladen wird. Was unser SEPA-Experte Achim Hubert jedoch bei einer solchen Veranstaltung feststellen musste, war, dass auch deren Tipps mitunter nicht zur betrieblichen Praxis mittelständischer Unternehmen passen. Eine wahre Geschichte, die zeigt, dass auch Experten irren können ….

 

„SEPA ist vielmehr eine Kombination aus politischem Willen und privatwirtschaftlichen Regelungen.“

Grundsätzlich ist die Hausbank natürlich der erste und wichtigste Ansprechpartner für Unternehmen, wenn es um die Vorbereitung auf SEPA geht. Das möchte ich nicht in Frage stellen. Allein schon deshalb, weil es sich bei SEPA eben nicht wie von vielen angenommen um eine gesetzliche Änderung handelt. SEPA ist vielmehr eine Kombination aus politischem Willen und privatwirtschaftlichen Regelungen. Das meiste, was SEPA ausmacht, wurde von den europäischen Banken selbst festgelegt. Sie haben sich im EPC (European Payment Council) organisiert, das die sogenannten Rulebooks für SEPA geschrieben hat. Insofern kann sich keine Bank damit herausreden, die Politik habe SEPA so gewollt. Das ist nur ein Teil der Wahrheit: Die meisten Regeln haben die Kreditinstitute selbst definiert und durch ihre AGBs (Allgemeine Geschäftsbedingungen) mit den Bankkunden vertraglich vereinbart.

Die Banken laden seit Sommer 2013 ihre Kunden verstärkt zu SEPA-Informationsveranstaltungen in ihre Geschäftsräume ein. Ich selbst hatte kürzlich Gelegenheit einer solchen Veranstaltung bei einer großen Frankfurter Bank beizuwohnen. Was ich hier hörte, überraschte mich in Teilen doch sehr. Inhaltlich wurde das Thema SEPA völlig korrekt dargestellt. Nur zu Fragen der Umsetzung im Betriebsalltag konnte der Referent wenig Konkretes sagen. Gefährlich wurde es, als er auf die Frage nach dem Inhalt der Mandatsreferenz vorschlug, doch am besten die Kundennummer aus dem ERP-System zu verwenden. Was eine Mandatsreferenz ist? Das Mandat ähnelt inhaltlich der Lastschrift-Einzugsermächtigung. Eine Mandatsreferenznummer sollte immer nur einmal vergeben werden, da die Geschäftsbereichskennung der Gläubiger-Identifikationsnummer nicht als Unterscheidungsmerkmal herangezogen werden kann. So könne man sofort erkennen, von welchem Kunden ein durch eine Lastschrift erzielter Umsatz auf dem Konto stamme. Klingt doch irgendwie logisch. Die meisten seiner Zuhörer nickten.

„…die Kundennummer [ist] der denkbar schlechteste Vorschlag für eine Mandatsreferenz.“

Nun muss man wissen, dass das EPC für die Mandatsreferenz eine eindeutige Nummer vorschreibt. Zusammen mit der Gläubiger-ID eines Lastschrifteinreichers ist so jede Zahlung europaweit zu identifizieren. Wird nur die Kundennummer vom ERP-System als Mandatsreferenz verwendet, ist dies nicht gewährleistet. Denn ein Kunde kann mehrere Mandate für einzelne Leistungen erteilen. Es gibt neben Dauermandaten auch Einzelmandate. Und wenn der Kunde einmal die Bankverbindung wechselt, sollte die alte Mandatsreferenz auch nicht weiter verwendet werden. Ändert der Kunde seine Firmierung, wird also beispielsweise aus einer OHG eine KG, dann ist die Änderung Pflicht. Daher ist die Kundennummer der denkbar schlechteste Vorschlag für eine Mandatsreferenz.

Nicht nur die Bank, deren SEPA-Veranstaltung ich besucht habe, hat ihren Kunden diesen Vorschlag gemacht. Ich habe von verschiedenen anderen Kreditinstituten gehört, dass dort in ähnlicher Weise beraten wurde. Sage Software hat inzwischen seine Kunden davor gewarnt, nur die Kundennummer als Mandatsreferenz zu verwenden. Besser ist es, die Nummern automatisch durch den PC vergeben zu lassen – dazu haben wir in unserer Software entsprechende Funktionen programmiert. Wer sich über SEPA informieren will, findet außerdem unter http://www.sepa2014.de alle wichtigen Infos.

Von Achim Hubert

Achim Hubert ist Produkt Manager ReWe/FiBu bei Sage Software. Bereits seit 1998 ist Achim Hubert für Sage Software tätig. Der Branchenkenner sorgt dafür, dass die ERP-Software-Lösungen Office Line und Classic Line stets den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Seit Jahren beschäftigt sich Hubert daher mit dem nun stark in den Fokus der Öffentlichkeit gerückten Thema SEPA, über das er in den kommenden Wochen regelmäßig berichten wird. Was ist SEPA? Ab dem 1. Februar 2014 unterliegen die europäischen und deutschen Bankverbindungen neuen Bestimmungen. Die so genannte Single Euro Payments Area (Einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrsraum) – kurz SEPA – tritt in Kraft. Für Verbraucher, vor allem aber für Unternehmen, bedeutet dies eine erhebliche Umstellung.