[SEPA-Woche] So kommt der Lohn auch nach SEPA an

„Beim Geld hört die Freundschaft auf“, sagt man. Beim Arbeitsverhältnis ist dies nicht anders, zumindest wenn der Arbeitgeber den geschuldeten Lohn nicht termingerecht überweist. Dann droht nicht nur dicke Luft mit den Angestellten, sondern auch mit Krankenkassen oder dem Finanzamt. Im Februar 2014 könnte dieses Szenario schnell Realität werden, wenn mit der Single European Payment Area (SEPA) der europäische Zahlungsraum vereinheitlicht wird. Denn die Umstellung erfordert neue Kontoidentifikatoren, ohne die Überweisungen nicht mehr funktionieren und Löhne ihre Zielkonten nicht erreichen werden.

Die Verantwortung für die nötigen Anpassungen bei ihrer Lohnabrechnung können vor allem Kleinunternehmer, die sich selbst um die Buchhaltung kümmern, an niemanden abtreten. Gleichzeitig überraschten deutsche Unternehmen im August 2013 mit einer bemerkenswerten Gelassenheit beim Thema SEPA: Laut einer Studie des Branchenverbands BITKOM hatte bis dahin jede fünfte Firma nur unpräzise Vorstellungen von den Folgen des Gesetzes; rund 30 Prozent wollen erst zum Stichtag am 1. Februar 2014 ihr Zahlungsverfahren umstellen. Bemerkenswert ist dies auch deshalb, weil jedes vierte Unternehmen angab, innerhalb von fünf Tagen vor Liquiditätsproblemen zu stehen, wenn der Eingang von Lastschriften ausbleiben sollte. Um Kleinunternehmen, Selbständige und mittelständische Unternehmen vor der SEPA-Aufschieberitis zu schützen, möchte ich Einsteigern bei digitaler Lohnabrechnung im Folgenden sieben Tipps an die Hand geben:

1. Nur Digitales ist Wahres

Wenn Sie Ihre Firmenstammdaten heute noch mit MS Excel verwalten oder dem Steuerberater Belege sogar jeden Monat in einer Pappschachtel überreichen, könnte Ihnen eine Software oder Online-Lösung die Arbeit deutlich erleichtern. Sind die Stammdaten der Angestellten einmal aufgenommen, müssen Sie diese Information nicht erneut eintragen.

2. Neue Kontodaten ab Februar

Im Rahmen der SEPA-Umstellung werden Sie ab dem 1. Februar 2014 Lastschriften und Überweisungen nicht mehr mit Kontonummer und Bankleitzahl vornehmen können. Stattdessen müssen Sie zwingend die neuen Kontoidentifikatoren IBAN (International Bank Account Number) und BIC (Bank Identifier Code) angeben, damit das Gehalt bei Ihren Mitarbeitern ankommt. Am besten zögern Sie nicht lang und holen diese Informationen zeitnah von Ihren Angestellten ein!

3. Kurz und knackig

Auch der Verwendungszweck ist einer kleinen SEPA-Änderung unterworfen: Sein Umfang ist künftig auf eine Zeichenzahl von höchstens 140 beschränkt. Achten Sie darauf beim Benutzen von Überweisungsvorlagen!

4. Verschicken Sie Ihre Meldungen online

Ob Anmeldung der Lohnsteuer für das Finanzamt, Krankenkassenbeiträge oder Jahresmeldung an die Berufsgenossenschaft: Fast alle Meldungen können heutzutage elektronisch übermittelt werden – und zum Teil müssen sie es sogar. Dafür gibt es spezielle Webseiten, beispielsweise SV.net für Meldungen an die Krankenkassen oder elster.de für die Lohnsteueranmeldung. Auch bei solchen elektronischen Meldungen helfen viele Software-Lösungen, beispielsweise einfachLohn von Sage, da sich der Meldungsaufwand dank ihrer integrierten Schnittstellen auf einen Mausklick beschränkt.

5. Stolperstein Rechtsvorschriften

Nach den verschiedenen Meldungen benötigen Sie noch den Lohnschein für Ihre Angestellten. Diesen können Sie ruhig mit Word erstellen, müssen aber auch dabei auf die rechtlichen Vorgaben für eine solche Entgeltbescheinigung achten. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) hat alle nötigen Informationen zusammengestellt.
Software oder Online-Lösung wiederum sind im Idealfall tagesaktuell auf gesetzliche Änderungen eingestellt, sodass der Nutzer entlastet wird und sich mit neuen Vorschriften nicht aktiv auseinandersetzen muss.

6. Fehler vermeiden

Selbstverständlich lässt sich auch eine gesamte Lohnabrechnung ohne Software erstellen. Dies bringt allerdings ein nicht unerhebliches Fehlerrisiko mit sich. Erfahrungsgemäß werden beispielsweise Minijobber steuerlich häufig falsch behandelt. Viele Unternehmer bewerten auch Zu- oder Abschläge nicht korrekt. Obwohl die software-freie Lohnabrechnung also möglich ist, gibt es durchaus Hürden, die Sie mit Software um einiges leichter umgehen.

7. Fristen, Stichtage, Termine

Bestimmte Meldungen und Beiträge haben zu festgelegten Stichtagen oder innerhalb starrer Fristen bei den verantwortlichen Organisationen einzugehen. Dazu gehören die Lohnsteueranmeldung an das Finanzamt, Krankenkassenbeiträge oder die jährlichen Berufsgenossenschaftsmeldungen. Eine weitere Besonderheit: die Sofortmeldung, die für Branchen mit flexiblem und spontanem Personalbedarf gilt und die nur noch elektronisch erfolgen darf. Diese Meldung muss unmittelbar verschickt werden. Schnell und unkompliziert ermöglichen dies Online-Lösungen, die per Smartphone auch mobil zur Verfügung stehen. Auch für andere Meldungen müssen Unternehmen bestimmte Fristen beachten.

Von Oliver Herzig

Alle bisherigen Blogbeiträge zum Thema SEPA auf einem Blick:

• [SEPA-Woche] SEPA-Umstellung für Kleinunternehmer von Jennifer Dreher
• [SEPA-Woche] SEPA: Was ist hier bitte „einheitlich“? von Achim Hubert
• [SEPA-Woche] Es ist noch nicht zu spät! Mit diesen 7 Tipps auf Nummer sicher gehen bei SEPA von Achim Hubert
• SEPA-Tipps der Banken nicht blind vertrauen von Achim Hubert
• SEPA: Organisation ist alles von Achim Hubert
• SEPA-Countdown läuft: Sind Sie schon gerüstet? von Stefanie Schäfer-Daniel