Urlaubsgeld – Das müssen Sie wissen

Das Urlaubsgeld stellt eine gute Möglichkeit dar, Ihre Mitarbeiter bei der Gestaltung und Umsetzung ihres Urlaubes zu unterstützen. Schließlich kann diese Sonderzahlung die Urlaubskasse teilweise deutlich entlasten. Dennoch gibt es bei der Zahlung von Urlaubsgeld einige wichtige Aspekte zu beachten.

In diesem Artikel erfahren Sie, was Urlaubsgeld ist, wer Anspruch auf Urlaubsgeld hat und wann es normalerweise ausgezahlt wird. Außerdem lernen Sie, wie hoch das Urlaubsgeld ausfällt, wie man die Höhe berechnet und was bei Sonderfällen wie Elternzeit zu beachten ist.

Übersicht

Was ist Urlaubsgeld?

Das Urlaubsgeld ist wie das Weihnachtsgeld eine vom Arbeitgeber freiwillig gezahlte Sonderleistung, die einmal pro Jahr zusätzlich zum regulären Lohn oder Gehalt ausbezahlt wird. Viele, jedoch bei Weitem nicht alle Arbeitnehmer in Deutschland erhalten diesen Bonus, der auch als 14. Monatsgehalt bekannt ist, um ihre Urlaubskasse aufzubessern.

Während das in den 1960er-Jahren eingeführte Urlaubsgeld den Beschäftigten damals einen Jahresurlaub ermöglichen sollte, wird es heutzutage eher dafür verwendet, um gestiegene Lebenshaltungskosten auszugleichen, Anschaffungen zu machen oder Schulden zu begleichen, anstatt Urlaubsreisen damit zu finanzieren. Urlaubsgeld dient jedoch nicht nur als finanzielle Entlastung für Arbeitnehmer während ihrer Erholungsphase (oder als finanzieller Notnagel), sondern kann auch dazu beitragen, die Mitarbeiterbindung zu stärken und die Motivation zu erhöhen. Es ist ein wichtiges Element bei der Mitarbeitervergütung und trägt zur Arbeitsplatzzufriedenheit bei.

Wann bekommt man Urlaubsgeld?

Da die Zahlung eines Urlaubsgelds nicht vorgeschrieben ist, haben Arbeitnehmer keinen gesetzlichen Anspruch darauf. Die Frage „Wer hat Anspruch auf Urlaubsgeld?“ kann also eigentlich mit „Niemand“ beantwortet werden, genauso wie die Frage, ob Urlaubsgeld Pflicht sei, mit „Nein“ zu beantworten ist.

Auch wenn eigentlich niemand Anspruch auf Urlaubsgeld hat, so bekommen in Deutschland doch einige Millionen Beschäftigte jährlich eine finanzielle Zugabe. Laut einer Studie der Hans-Böckler-Stiftung bekamen im Jahr 2022 47 % der Beschäftigten in der Privatwirtschaft Urlaubsgeld, in tarifgebundenen privatwirtschaftlichen Unternehmen erhielten sogar 74 % der Angestellten diese Zusatzvergütung.

Das hat durchaus seine Gründe. In vielen Fällen haben Mitarbeiter einen Anspruch auf Urlaubsgeld gesondert mit ihrem Arbeitgeber vereinbart. Eine Verpflichtung des Arbeitgebers zur Urlaubsgeld-Auszahlung kann zum Beispiel auf einer einzelvertraglichen Vereinbarung im Arbeitsvertrag, einem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung basieren.

In Ausnahmefällen kann auch aus der betrieblichen Übung („Gewohnheitsrecht“) ein entsprechender Anspruch entstehen, sofern der Arbeitgeber drei Jahre in Folge in gleicher Höhe Urlaubsgeld gezahlt und nicht darauf hingewiesen hat, dass die Sondervergütung auf freiwilliger Basis geschieht. Selbst das Gleichbehandlungsgesetz kann dazu führen, dass Mitarbeitern Urlaubsgeld zu zahlen ist, da kein Mitarbeiter ohne eine sachliche Begründung schlechter als seine Kollegen gestellt sein darf.

Darüber hinaus gibt es für verschiedene Gruppen unterschiedliche Regelungen:

• Minijobber: Aufgrund des Gleichbehandlungsgrundsatzes steht Minijobbern Urlaubsgeld zu, sofern die Vollzeitbeschäftigten diesen Bonus erhalten. Es sei denn, es gibt sachliche Gründe für eine ungleiche Behandlung. Achtung zudem bei der Minijobobergrenze!
• Beamte: Mitarbeiter im öffentlichen Dienst haben ebenfalls keinen gesetzlichen Anspruch auf Urlaubsgeld. Allerdings ist in deren Tarifvertrag (TVöD) ein Anspruch auf die Sonderzahlung verankert und wird aus den Gehältern von Juli bis September errechnet.
• Mitarbeiter in Probezeit: Ob Urlaubsgeld in der Probezeit gezahlt wird, steht im jeweiligen Arbeitsvertrag. Oftmals wird der Bonus jedoch erst ab einer Betriebszugehörigkeit von 6 Monaten und somit nach Ende der Probezeit gezahlt.
• Langjährige Mitarbeiter: Auf das Urlaubsgeld kann auch die Betriebszugehörigkeit einen Einfluss haben, da manche Unternehmen langjährige Betriebstreue mit hohem Urlaubsgeld belohnen.

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Wie und wann wird Urlaubsgeld normalerweise ausbezahlt?

Üblicherweise wird das Urlaubsgeld einmal jährlich ausgezahlt, meist in der Mitte des Jahres rund um die Sommerzeit. Einen festen Stichtag gibt es für diese Einmalzahlung jedoch nicht, da jedes Unternehmen selbst entscheiden kann, wann es die Sonderzahlung an die eigenen Mitarbeiter überweist.

Sofern Urlaubsgeld bezahlt wird, wird der genaue Zeitpunkt sowie die Auszahlungsart im jeweiligen Arbeitspapier, der Betriebsvereinbarung oder im Tarifvertrag festgehalten. In den meisten Fällen erhalten die Beschäftigten das Urlaubsgeld zusammen mit dem Mai- oder Junigehalt auf ihr Gehaltskonto, da rund um diesen Zeitraum oder kurz darauf viele Arbeitnehmer in ihren wohlverdienten Urlaub fahren.

Alternativ ist aber auch die Verteilung auf 12 Monate möglich, sodass es sich steuerlich gesehen um einen reinen Arbeitslohn und keine Bonuszahlung handelt. Eine andere Option ist die Auszahlung, bei der die Höhe an die Anzahl der Urlaubstage geknüpft ist.

Wie viel Urlaubsgeld bekommt man ausgezahlt?

Jetzt, da sie wissen, wie der Anspruch und die Urlaubsgeld-Auszahlung gehandhabt werden, ergeben sich automatisch die nächsten Fragen: Wie hoch ist das Urlaubsgeld? Und wer bekommt wie viel?

Auch hier sei gesagt: Es gibt keine feste Höhe, die für alle Beschäftigten gleichermaßen gilt, da es sich um eine freiwillige Zahlung handelt. Selbst das per Tarifvertrag festgelegte Urlaubsgeld fällt je nach Branche unterschiedlich aus.

Die Höhe des Urlaubsgeldes variiert außerdem abhängig von Faktoren wie der Betriebsgröße, dem Standort und der internen Unternehmenspolitik. Bei Großunternehmen wird wesentlich häufiger Urlaubsgeld bezahlt, da hier meist eine tarifliche Vereinbarung greift. Und auch in den westlichen Bundesländern wird die Vergütung häufiger gezahlt als in den östlichen Bundesländern, was ebenfalls mit der besseren Tarifbindung zusammenhängt.

Wie kann man Urlaubsgeld berechnen?

Wie bereits festgestellt, haben Arbeitnehmer beim Urlaubsgeld keinen gesetzlichen Anspruch. Daher gehen die Berechnungsgrundlagen aus den entsprechenden Vertragspassagen hervor. Unternehmen haben in der Regel verschiedene Möglichkeiten, das Urlaubsgeld zu berechnen bzw. auszuzahlen:

• Pauschalbetrag: In diesem Fall wird das Urlaubsgeld als pauschaler Betrag jedem Mitarbeiter ausgezahlt. Faktoren wie die Höhe des Gehalts, Betriebszugehörigkeit oder Urlaubstage werden hierbei nicht berücksichtigt.
• Prozentsatz des Gehalts: je nach vertraglicher Vereinbarung wird der finanzielle Bonus in prozentualer Abhängigkeit zum Monatsgehalt ausgezahlt. Hierbei kommt es auf das Verhandlungsgeschick beider Parteien an, üblich sind Prozentsätze zwischen 50 und 100 %.
• Fixbetrag pro Urlaubstag: Eine weitere Möglichkeit stellt die Verknüpfung von Fixbeträgen mit Urlaubstagen dar. In diesem Fall erhält der Mitarbeiter je Urlaubstag einen fixen Geldbetrag.

Wie werden Steuern und Abzüge für Urlaubsgeld berechnet?

Im Zusammenhang mit der Zahlung von Urlaubsgeld tauchen häufig auch die Fragen auf, ob Urlaubsgeld steuerfrei ist und ob es sich um einen Brutto- oder Nettobetrag handelt. Grundsätzlich zählt Urlaubsgeld als eine Sondervergütung mit Entgeltcharakter. Dadurch gilt es in Deutschland als steuerpflichtiger Arbeitslohn und unterliegt der Einkommenssteuer. Urlaubsgeldempfänger müssen daher diese Brutto-Gratifikation mit ihrem persönlichen Steuersatz versteuern und Sozialabgaben dafür bezahlen. Dies übernimmt der Arbeitgeber im Rahmen der Lohnabrechnung.

Es gibt dabei zwei Möglichkeiten, Urlaubsgeld zu versteuern: als Einmalzahlung (sonstiger Bezug) oder als laufender Arbeitslohn. Bei der Einmalzahlung muss der Arbeitgeber zuerst den voraussichtlichen Jahresarbeitslohn und die darauf entfallende Lohnsteuer berechnen und anschließend noch einmal inklusive Urlaubsgeld. Aus der Differenz ergibt sich die Lohnsteuer, die beim Urlaubsgeld einbehalten wird. Dadurch steigen sowohl die Steuerprogression als auch der Steuersatz, weshalb der Steueranteil höher ist als bei einem regulären Monatsgehalt.

Wird das Urlaubsgeld jedoch regelmäßig über 12 Monate verteilt ausgezahlt, ist der Bonus als laufender Arbeitslohn einzustufen und nach der Einkommenssteuertabelle zu versteuern.

Sonderfälle: Elternzeit, Krankheit und Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Wenn die Beschäftigten einen vertraglich vereinbarten Anspruch auf Urlaubsgeld haben, müssen Sie der Auszahlungsverpflichtung ohne Weiteres nachkommen. Doch wie verhält es sich, wenn Ihre Mitarbeiter kurz nach der Auszahlung in Elternzeit gehen, aufgrund einer Krankheit längerfristig ausfallen oder einige Wochen später ihre Kündigung einreichen? Im Folgenden beleuchten wir diese Sonderfälle beim Urlaubsgeld für Sie:

• Elternzeit: Bei der Elternzeit kommt es auf die getroffene Regelung an. Ruht zum Beispiel ein Arbeitsverhältnis aufgrund von Elternzeit, entfällt die Zahlung von Urlaubsgeld meist. Dienst das Urlaubsgeld allerdings als Belohnung für Betriebstreue, hat es einen Misch-Charakter und der Mitarbeiter hat trotz Elternzeit Anspruch darauf.
• Krankheit: Fällt ein Mitarbeiter krankheitsbedingt länger aus, sodass er keinen Urlaub antreten kann, erlischt ein potenzieller Anspruch auf Urlaubsgeld trotzdem nicht. Ist die Auszahlung jedoch an den Urlaubsantritt geknüpft, muss erst dann Urlaubsgeld gezahlt werden.
• Kündigung: Beim Thema Urlaubsgeld bei Kündigung vereinbaren Unternehmen gerne Rückforderungsklauseln, für den Fall, dass eine der beiden Parteien das Arbeitsverhältnis beendet. Ist das Urlaubsgeld eine freiwillige Zahlung, kann es durchaus anteilig zurückgefordert werden.

Urlaubsentgelt und Urlaubsgeld: nicht verwechseln!

Wenn es um Zahlung für den Urlaub der Mitarbeiter geht, muss unbedingt zwischen Urlaubsentgelt und Urlaubsgeld unterschieden werden.

Im Urlaub sollen sich Ihre Mitarbeiter erholen und sich keine Sorgen um ihre Finanzen machen müssen. Dementsprechend haben sie auch während ihrer gesetzlich vorgeschriebenen Erholungszeit einen gesetzlichen Anspruch auf Weiterbezahlung, welcher in § 11 Bundesurlaubsgesetz geregelt ist. Diese Lohn- oder Gehaltsfortzahlung, die Sie an ihre Mitarbeiter leisten müssen, nennt man Urlaubsentgelt.

Im Gegensatz dazu steht das Urlaubsgeld, das eine freiwillige Sonderzahlung des Arbeitgebers an seine Beschäftigten darstellt. Es soll dabei helfen, die urlaubsbedingten Aufwendungen der Mitarbeiter abzufedern. Wie auch beim Weihnachtsgeld besteht hier kein gesetzlicher Anspruch. Demnach können Sie oftmals frei entscheiden, ob, wann und wie viel Urlaubsgeld Sie zusätzlich zum Urlaubsentgelt zahlen möchten, es sei denn, Sie haben eine Urlaubsgeld-Auszahlung vertraglich vereinbart.

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