Als Chef eines kleinen Unternehmens stellen Sie sich vielleicht auch die Frage: Erledige ich eine Verwaltungsaufgabe selber oder vergebe ich sie extern? Die Lohnabrechnung für die Mitarbeiter vergeben viele Unternehmer an Lohnbuchhalter oder Steuerberater. Die Gründe dafür sind einfach: Die monatliche Berechnung von Löhnen und Gehältern ist komplex, unterliegt ständiger Veränderungen und ist ohnehin ein bürokratisches Ungetüm. Die externe Lösung ist aber teuer: Lohnbüros haben eine sehr kleinteilige Gebührenordnung. Für jede Lohnabrechnung, Pflichtinformationen an die Sozialversicherungen sowie für Bescheinigungen rufen sie jeweils zwischen fünf und 25 Euro auf. Schnell kommen so pro Mitarbeiter und Monat recht schnell 50 Euro Kosten zusammen.
Betriebsinterne Erfassung ist bereits die halbe Miete zur Lohnabrechnung
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung für Tarifbeschäftigte und Lohnempfänger ist ein dynamischer Vorgang, den Sie praktisch jeden Monat neu berechnen müssen. Die betriebsinterne Erfassung zur Lohnberechnung müssen Sie in jedem Falle sicherstellen: Geleistete Arbeitsstunden sind zu dokumentieren, Urlaubstage zu registrieren, krankheitsbedingte Fehlzeiten zu verwalten. Die Berechnungen von Nettogehältern, Steuern und Abgaben für Arbeitgeber und Arbeitnehmer sowie die Erstellung der Entgeltnachweise können dann ebenfalls viel Zeit beanspruchen. Und sie sind fehleranfällig, wenn man die neuesten Regeln, Prozentsätze der Kassen oder Meldevorschriften und -fristen nicht kennt. Also scheint die Übergabe der Lohnabrechnung an das Lohnbüro die sichere Lösung, wenn auch teuer. Wie aber gestaltet sich die monatliche Lohnabrechnung für Ihre Mitarbeiter, wenn Sie sie mit einem cloudbasierten Lohnabrechnungsprogramm organisieren?
Rechtssicher: Immer auf dem neuesten Stand
Ein modernes Lohnabrechnungsprogramm wie beispielsweise Sage Business Cloud Lohnabrechnung unterstützt Sie von der Stammdatenverwaltung Ihrer Mitarbeiter bis zu den monatlichen Lohnabrechnungen und auch bei allen gesetzlichen Meldungen. Die Bedienung ist intuitiv und gelingt ohne Vorkenntnisse. Das logisch und benutzerfreundlich aufgebaute Programm führt Sie durch jeden erforderlichen Vorgang. Eine eingebaute Plausibilitätsprüfung weist Sie auf fehlende Angaben hin. Und wenn Fragen aufkommen, stehen umfangreiche Hilfetexte sowie der persönliche Support per E-Mail oder Telefon bereit. Anders als beispielsweise bei einer Software, wird eine cloudbasierte Lösung stets auf dem neuesten Stand gehalten. So partizipieren Sie ohne zusätzliche Update-Kosten immer von einem aktuellen System, das alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt.
Lohnabrechnung online für Mitarbeiter in wenigen Minuten erstellen
Wie jedes Abrechnungssystem, müssen Sie jeden Mitarbeiter mit seinen Grunddaten anlegen. Ist dies aber einmal geschehen, gelingt die monatliche Abrechnung in Rekordzeit. Bei einem Lohnempfänger müssen Sie lediglich die geleisteten Stunden eingeben. Zusammen mit dem hinterlegten Stundenlohn berechnet das Programm automatisch alle Beträge. Auf dieser Grundlage können Sie die Zahlungen an die Sozialkassen veranlassen. Und die Meldungen an die Finanzämter gelingen im Handumdrehen mit der eingebauten Schnittstelle zu Elster Online. Darüber hinaus erzeugt ein online Lohnabrechnungsprogramm die Entgeltbescheinigung für Ihre Mitarbeiter. Bei Sage Business Cloud Lohnabrechnung erhalten Sie zusätzlich den Service, die Gehaltszettel Ihren Mitarbeitern direkt aus dem System sicher per Post zustellen zu lassen. Ebenso erzeugt das System ohne Zusatzkosten Meldungen an die Berufsgenossenschaften, Renten-, Pflege-und Krankenkassen, an die Arbeitsverwaltung sowie die Berufsgenossenschaften.
Einhaltung des Datenschutzes durch Verschlüsselung garantiert
Natürlich unterliegt die Lohnabrechnung den strengen Regelungen des deutschen Datenschutzes. Deshalb arbeitet Sage Business Cloud Lohnabrechnung mit einer 256 Bit Verschlüsselung. Die Daten Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter sind damit sicher vor unbefugtem Zugriff geschützt. Die Verarbeitung der Daten auf den Servern von Sage Business Cloud Lohnabrechnung erfolgt in Deutschland in Serverfarmen, die selbstverständlich gegen alle physischen und elektronischen Gefahren geschützt sind. Und dieser Schutz ist so umfangreich, wie ihn sich gerade kleinere Unternehmen oft gar nicht leisten können.
Fazit
Die Lohnabrechnung online über eine Cloud-Lösung ist sicher und um einiges günstiger als die externe Lohnbuchhaltung. Als Unternehmer verpassen Sie keine Meldepflichten und -fristen, weil das Programm Sie automatisch an alle Aufgaben erinnert. Und bei den Berechnungen können Sie auch sicher sein, dass alle anschließenden Zahlungen fehlerfrei sind. Darüber hinaus sparen Sie Geld und wertvolle Zeit, die Sie für den weiteren Aufbau Ihres Unternehmens nutzen können.
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