Gastos que puedes evitar en tu empresa y no lo sabías (infografía)

A través de una infografía, describimos algunas de las principales fuentes de despilfarro que pasan por alto muchas pymes.

• El desconocimiento jurídico es fuente de decisiones equivocadas con consecuencias a largo plazo que implican gastos innecesarios
• Uno de los grandes objetivos de la digitalización es proporcionar vías para incrementar la eficiencia.

La eficiencia es un concepto clave en todo tipo de negocios. No se deben emplear más recursos de los necesarios. De lo contrario, nuestros costes serían superiores a lo que podrían llegar a ser, con la consiguiente repercusión en los precios, en la competitividad y, en definitiva, en los beneficios y opciones de supervivencia a largo plazo de la empresa.

Sin embargo, aunque tengamos clara la idea de que hay que evitar despilfarros, todavía existen muchas fuentes de derroche de las que no todos los emprendedores son conscientes. Veamos algunas categorías importantes.

Desconocimiento jurídico

Por desgracia, muchos negocios no prestan suficiente atención a los cauces jurídicos a través de los cuales desarrollan su actividad. Puede ser, por ejemplo, por una ausencia o deficiencia en el asesoramiento. Todas las empresas que no cuentan con un departamento jurídico o un emprendedor con conocimientos avanzados en la materia deberían consultar algunos aspectos importantes relacionados con las normas en despachos profesionales especializados.

De no hacerlo, es muy probable que no elijamos la forma jurídica más adecuada para cada ocasión. En la infografía adjunta vemos dos ejemplos importantes: la contratación de recursos humanos y la decisión de constituir una sociedad.

De hecho, por desconocimiento, muchas veces se crean sociedades más complejas, con más trámites y costes asociados no solamente a su constitución, sino también a su funcionamiento posterior.

El resultado: miles de euros innecesariamente gastados en trámites y visitas (físicas o virtuales) a oficinas públicas y registros que no habrían sido necesarias. Y, en lo sucesivo, es posible que tengamos más obligaciones contables, fiscales, de publicidad de juntas y acuerdos, etc. A muchos negocios les puede interesar, incluso ser imprescindible, la adopción de una forma jurídica que plantee más requisitos. Sin embargo, si lo estudian convenientemente, otros verán que es preferible decantarse por opciones más sencillas.

En la contratación de recursos humanos también se va mucho dinero innecesariamente. Por ejemplo, muchas relaciones a largo plazo pueden desarrollarse por cauces mercantiles, que suelen ser más baratos que la contratación laboral. Pero hacerlo reclama conocer previamente las diferentes consecuencias jurídicas de cada opción, para ver cuál es la que mejor encaja en nuestro negocio.

Desfase tecnológico

No aprovechar las opciones que nos ofrecen las tecnologías más modernas tiene un coste. Nuestros procesos se organizan de una forma distinta a la de los competidores más avanzados. Incluso cuando no difieren demasiado, es probable que haya recursos que no sea necesario emplear cuando incorporamos esas novedades.

Un ejemplo claro de ello es el uso de papel. Reducirlo al mínimo nos permite ahorrar en su compra y en la de tinta, o incluso disminuir el tamaño de la oficina al necesitar menos espacio para archivos físicos.

Sin embargo, los grandes ahorros de coste relacionados con la moderación de uso del papel se producen en los sistemas de información de apoyo a la gestión. Con la digitalización se quiere evitar que existan grandes cantidades de datos archivados en almacenes u oficinas a los que no se da uso y que podrían ayudar a reconfigurar los procesos y a obtener importantes reducciones adicionales de costes.

Además, la digitalización posibilita desarrollar de otro modo los procesos de contabilidad, facturación, contratación, cumplimiento de obligaciones legales, etc. Hoy se tienen al alcance del emprendedor soluciones de gestión que no solamente automatizan muchas labores de gestión, sino que también permiten administrar y controlar todas las áreas básicas del negocio.

Otro ejemplo de que avanzar en la transformación digital de nuestra empresa puede proporcionar importantes ahorros es el marketing digital. Es necesario invertir ciertas cantidades en formación para aprender cómo sacar el máximo partido. Incluso, resulta conveniente contratar los servicios de especialistas que nos guíen. Sin embargo, a largo plazo, podemos desarrollar muchas campañas que siendo gratuitas o de coste reducido tienen un gran impacto. De este modo, en realidad, en lugar de gastar en publicidad invertimos en reputación digital.

El desconocimiento de las verdaderas necesidades

Uno de los dramas de las pymes es que demasiadas veces se gasta por creencia, no por conocimiento. Se piensa que muchos negocios efectúan desembolsos por conceptos semejantes y se está convencido de que son inevitables.

En la infografía adjunta vemos unos cuantos ejemplos de este tipo de gastos, como los relacionados con:

• Eventos para clientes
• Alquiler o adquisición de locales
• Contratación de servicios de especialistas como, por ejemplo, coaches o asesores tecnológicos
• Realización de viajes
• Adquisición de elementos tecnológicos caros

Se pueden observar casos de emprendedores que realizan gastos como estos y otros semejantes porque es lo acostumbrado, lo que todo el mundo en el sector hace, la última tendencia, etc.

Que muchas empresas dediquen un dinero a un determinado concepto puede ser un indicativo de que nos interesa estudiar si a la nuestra le conviene ese tipo de gasto. Si nos dejamos llevar por la inercia de lo que hacen otros, sin una valoración previa, nuestras prácticas nunca estarán tan acompasadas como debieran a las circunstancias de nuestro negocio, sino al de otras empresas del sector.

¿Y cómo se toma la mejor decisión? Normalmente, sobre la base de una buena información tanto de los diferentes aspectos de la realidad de nuestra empresa como del entorno exterior. Con ella, descubriremos alternativas, compararemos las ventajas y desventajas de cada una y podremos anticiparnos a posibles riesgos y oportunidades.

Malgastar el dinero del negocio es un lujo que no está al alcance de los mejores emprendedores. Es el camino más corto hacia la pérdida de competitividad y, normalmente, hacia el cierre de la empresa.