7 fuentes de despilfarro a las que muchas empresas no prestan atención

Las fuentes de despilfarro en la empresa son múltiples. Se producen casos en los que sería posible desarrollar la actividad de la empresa con los mismos requerimientos de volumen de producción y calidad con un menor empleo de recursos o bien en las que sería posible emplear los recursos despilfarrados en mejorar la empresa.

Detectar las fuentes de despilfarro en la empresa es una importante labor en toda buena gestión. De este modo, la empresa se orienta a la mejora continua de los procesos. Éstas son algunas de las fuentes de despilfarro más importantes.

Conoce las principales fuentes de despilfarro en la empresa

1) El despilfarro de papel

El papel puede ser una doble fuente de despilfarro en la empresa. Por un lado, es habitual la impresión de demasiado papel. El papel puede ser un soporte conveniente, incluso indispensable en situaciones concretas, para documentar mucha información, para transmitirla dentro de la empresa y para establecer comunicaciones con otras personas y entidades. Sin embargo, cada día ganan más terreno los soportes digitales de la información. De hecho, hoy la oficina sin papeles ha pasado de ser una utopía a ser una realidad.

La segunda causa de despilfarro ocasionada por el papel se debe al almacenamiento de excesivo papel. Ello supone un elevado gasto de conservación, traslado, tratamiento y demás procesos ligados al papel. Un almacenamiento exagerado de papel también produce un despilfarro de espacio.

La nube es hoy una alternativa al almacenamiento de ingentes cantidades de papel. Los documentos están seguros, ordenados, accesibles y preparados para compartir en formato digital o, si es necesario, para imprimirse en papel. Además, es posible procesar la información recogida en esos documentos, normalmente sin necesidad de realizar grandes inversiones.

Para saber a partir de qué punto la impresión y almacenamiento de documentos en papel deja de ser una iniciativa conveniente para convertirse en un despilfarro hay que prestar atención a los aspectos organizativos. Especialmente importante es valorar cómo condiciona el papel la organización del espacio en los locales de la empresa y cómo afecta a la organización de los procesos de la información.

2) Las redes de contactos y el despilfarro en la empresa

No pocas empresas despilfarran sus contactos. Invierten grandes sumas en asistir a eventos, celebrar reuniones, tener atenciones personales… Y, sin embargo, no obtienen suficientes puntos adecuados de conexión con la realidad que hay más allá del interior de la empresa.

En unos casos, el problema es de costes. Se cultivan relaciones de las que se obtienen resultados provechosos, pero a un coste exagerado.

En otros casos, el problema es de deterioro del contacto. El contacto que nos abría ciertas posibilidades ya no está dispuesto a hacerlo. Un ejemplo de ello serían los casos de pérdida de la confianza.

También es posible que el contacto, a pesar de su buena disposición, ya no sea capaz de facilitarnos nada. Eso se produce mucho en casos de deterioro de la posición económica o en contactos que se quedan anclados en un tiempo pasado.

Probablemente, el peor despilfarro de contactos se da cuando se dispone de un buen contacto, pero no se sabe emplear. Es posible que no sepamos que aquella persona con la que tenemos buena relación nos podría aportar mucho en alguna faceta. También puede suceder que no sepamos cómo desarrollar la relación.

Evitar el despilfarro de contactos tiene algo de arte y algo de ciencia. Indudablemente, la pericia para gestionar bien los contactos tiene algo de innato. Pero se puede mejorar con la práctica asistiendo a eventos, mejorando nuestra formación en ese campo o a través de herramientas específicas. Por ejemplo, el CRM de Sage nos facilita gestionar nuestras relaciones con los clientes.

3) El despilfarro de materias primas

De forma prácticamente inevitable, una parte de las materias primas termina por no incorporarse a la producción. Unas veces se debe a las pérdidas o mermas que sufren las materias primas, otras a que la calidad no es la esperada, otras a que no sabemos trabajar adecuadamente con ellas, otras a que ya no se fabricará el producto para el que se necesitaban…

Sin embargo, toda empresa debe estudiar la manera de reducir al mínimo el despilfarro de materias primas. Y eso exige una reflexión sobre los procesos. En algunas ocasiones, es necesario admitir unos ciertos márgenes de desperdicio para aportar flexibilidad a los procesos. Sin embargo, el desperdicio de materias primas es un signo de mal funcionamiento de los procesos y es imprescindible conocer las causas.

4) Los fallos en la comunicación interna

Los fallos en la comunicación interna ocasionan un importante despilfarro de medios tanto humanos como materiales. Las órdenes mal dadas hacen que el equipo humano despilfarre su tiempo y que los medios materiales se empleen en actividades equivocadas. Por su parte, los malos reportes obstaculizan la labor de los mandos y hacen que se requieran más recursos dedicados a su control, que podrían dedicarse a otras tareas. Cualquier otra forma de comunicación interna puede ocasionar equívocos que pueden ser fuente de despilfarro en la empresa.

La solución a esta fuente de despilfarro en la empresa pasa, una vez más, por analizar mejoras organizativas. Toda empresa, con independencia de su tamaño, incluso si solamente tiene dos trabajadores, debe plantearse cómo fluye la comunicación entre ellos.

En este punto, es fundamental establecer un adecuado sistema de incentivos que mueva a cada parte a relacionarse con los otros de la forma más esmerada y adecuada a las necesidades de la empresa. Y también se deben establecer mecanismos de control que analicen los problemas de comunicación y las iniciativas que puedan desarrollarse para corregir las desviaciones sobre los objetivos planteados.

5) El despilfarro de los datos

Existen dos clases de despilfarro de datos. En primer lugar, hay empresas que manejan muchos más datos de los que necesitan. Podrían realizar sus actividades de forma mucho más sencilla. Generan costes de recogida, procesado, almacenamiento y transmisión de los datos que son innecesarios.

Pero, hoy en día, el principal despilfarro de datos proviene de las empresas que, disponiendo de ellos, no los sacan partido. Muchos autónomos y pequeñas empresas no son capaces de emplear los datos que generan o los de fuentes externas fácilmente disponibles para su toma de decisiones.

En empresas de tamaño medio, para evitar este despilfarro, se deben trazar planes específicos para el aprovechamiento de los datos. Esos planes pueden incluir la contratación de profesionales específicamente especializados en los datos.

En empresas más pequeñas y en el caso de los autónomos, han de plantearse, en primer lugar, las exigencias legales relacionadas con los datos como, por ejemplo, las relacionadas con los datos de carácter personal. Una segunda necesidad son los datos imprescindibles en las relaciones con terceros.

Pero el gran reto es plantearse qué posibilidades tiene la empresa para emplear los datos en la mejora de su gestión. La formación del personal en esta materia, el conocimiento de las fuentes de datos y del software para su manejo son los pilares que pueden asentar esa mejor gestión de los datos.

6) El despilfarro energético

El consumo de energía supone un conjunto de decisiones importantes en la empresa. Cómo se consume la energía condiciona no solamente los costes de la energía, sino también la propia organización de las actividades de la empresa.

En algunas ocasiones surge un despilfarro energético por una planificación incorrecta. Por ejemplo, no se ha valorado correctamente el consumo energético de un determinado equipo.

El uso que se da a los diferentes sistemas y equipos consumidores de energía también puede ser causa de despilfarro. Por ejemplo, la inversión se realiza pensando en un determinado patrón de utilización y se acaba empleando de forma diferente: a un ritmo de consumo diferente, en circunstancias distintas, por empleados con otra cualificación… Por eso se debe tener en cuenta, no solamente el patrón esperado de consumo de energía, sino también las variaciones que pueda tener ante diferentes escenarios.

Y las decisiones cotidianas también pueden ser una fuente de despilfarro energético. Por ejemplo, un empleo excesivo de la calefacción o el aire acondicionado contribuye cada día a emplear más energía de la que se necesita.

7) El despilfarro de espacio

Una empresa puede despilfarrar espacio sin ocupar. Eso ocurre no tanto porque no se usa un espacio, sino porque existan alternativas mejores. Por ejemplo, si una empresa no emplea un espacio, pero los costes de dedicar ese espacio a alguna actividad o desprenderse de él no compensarían los beneficios, la decisión puede ser acertada.

Lo que sucede es que las alternativas no son fijas. Siempre es posible ahondar en el proceso de búsqueda de soluciones de ocupación del espacio. Sin embargo, tampoco se debe olvidar el coste de esa búsqueda.

También es posible despilfarrar el espacio a pesar de que permanezca en uso. Sucede cuando se dispone mal el espacio que se ocupa. Esta forma de despilfarro suele tener un impacto organizativo muy negativo. Puede afectar a los procesos de producción y comercialización.

Desarrollar planes para reducir el despilfarro en la empresa es uno de los pilares de la mejora continua propia de toda buena gestión empresarial. En esa tarea el primer paso es comprender cuáles son las fuentes del despilfarro.