Cómo ahorrar costes de oficina

Un buen día nuestro jefe nos encarga la tarea de ahorrar costes de oficina. Dice que se gasta demasiado en papel, impresoras, desayunos, luz,… y que no se puede seguir sosteniendo la situación actual. Hay que ahorrar, apretarse el cinturón y buscar maneras de racionalizar los consumos.

Nos ponemos manos a la obra y lo primero que hacemos es una relación de las principales partidas de gastos. La siguiente relación, puede servir como punto de partida de algunas de ellas:

• Impresión, tanto en blanco y negro como en color.

• Papelería (papel, carpetas, bolígrafos, rotuladores, archivadores,…).

• Mensajería y envíos por correo.

• Software y aplicaciones, incluyendo servicios web.

• Fax, llamadas e impresión de documentos.

• Energía eléctrica: Luz, aire acondicionado, ordenadores

• Suministros diversos: alimentación,…

• Alquiler del local

A continuación, una vez que hemos determinado las partidas de gastos a tratar, junto a cada una de ellas adjuntamos el correspondiente importe asociado. Lo ideal es disponer del dato del año en curso y de 2 ó 3 períodos anteriores, para poder intuir su evolución. Ojo con agrupar partidas en un único campo llamado «otros» o «varios», ya que puede llevarnos a que ésta sea la que tenga mayor peso y no nos deje mucho margen de maniobra en el análisis.

¿De dónde sacamos los datos? Normalmente, en el departamento de Administración suelen disponer de casi todos ellos, aunque en algún caso tocará romperse la cabeza un poco para localizarlo. La aplicación de contabilidad, pedidos de compra, facturas, son las fuentes que debemos consultar. No está de más cuestionar algunas al azar, no vaya a ser que no sean correctas del todo.

Una vez que tenemos nuestra tabla completa, con partidas e importes, debemos seleccionar a cuáles les prestaremos más atención. Necesitamos aplicar un criterio objetivo. Una buena herramienta para esto es aplicar la Regla de Pareto, según la cual, el 80% del coste total está generado por el 20% de las partidas. No siempre se cumple a rajatabla, pero suele funcionar. Ordenamos nuestra tabla por importe, en orden descendente de mayor a menor y nos fijamos en la parte superior, en las que suponen el 80% del importe total. Por ahí empezamos a atacar.

Algunas ideas para reducir costes en cada partida

Para cada empresa, el resultado será diferente. De todas formas, a continuación, veremos algunos consejos para atacar las partidas comentadas a modo de ejemplo.

Impresión, tanto en blanco y negro como en color
Los costes de impresión están asociados al consumo de papel y toner o cartuchos de tinta. Son directamente proporcionales al uso que se haga de las impresoras instaladas para imprimir, normalmente, por escanear con una multifuncional no se paga. Las estrategias que tenemos para reducir el coste global de impresión son:

• Reducir el volumen total de impresión (número de copias).
• Renegociar el contrato con el proveedor o precios de compra de consumibles.
• Usar el sistema que mejor se adecúe a nuestro consumo (pago por copia VE compra directa de consumibles).
• Formar a las personas para que impriman sólo lo imprescindible.
• Implantar un procedimiento de control periódico de impresión.
• Instalar algún sistema de limitación de uso de impresoras (bloqueo, saldos máximos).

En realidad deberíamos aplicar todas las estrategias anteriores y al final ver el resultado. La última, sólo si no nos queda más remedio y teniendo en cuenta que un experto me comentó hace poco que no existe en el mercado la aplicación de limitación perfecta. Tampoco se trata de instaurar un control policial de las impresoras, sino más bien de concienciar a los usuarios del alto coste de cada copia.

Papelería (papel, carpetas, bolígrafos, rotuladores, archivadores,…)
Revisar el material que se compra y sólo adquirir el mínimo imprescindible. No nos hacen falta 20 referencias de cada elemento, con una o dos de cada uno será suficiente. Disponer de un catálogo de más de un proveedor, comparar y hacer un pedido cada cierto tiempo a quien ofrezca mejor precio, debería ser suficiente.

Usar un único sitio para almacenar este material debería servir para que la gente se autoabastezca exageradamente cada vez que llega el pedido. Evitar los «guettos», es decir, que las personas hagan acopio exagerado de material, nos ayudará a reducir el coste del stock de material de papelería. También a evitar que se lo lleven a casa, que los hay.

Mensajería y envíos por correo
Me refiero en este punto a los envíos de material entre centros o a pequeños paquetes, cartas,… enviados a clientes y proveedores, pero no al envío de producto terminado. Los envíos de paquetes por mensajería suelen ser un punto de gasto importante si no se aplica el sentido común. Enviar un paquete con la tarifa y proveedor adecuados, usar el embalaje apropiado, es algo que no todo el personal conoce bien.

Para ello, podemos centralizar los envíos desde un departamento, que se debería encargar de seleccionar al proveedor más adecuado y negociar con él una tarifa para cada nivel de servicio requerido. Lo que tenga que ir urgente, saldrá urgente, lo que no, irá por vía ordinaria. Además, así es más fácil que se garantice el uso del embalaje adecuado.

Software y aplicaciones, incluyendo servicios web
Aunque esta es una partida propia del área de Sistemas, es muy típico que se asocie a «la oficina». Aquí se puede colaborar con dicho área y proponer un estudio de costes de licencias de aplicaciones básicas de ofimática, sin entrar en sistemas más complejos como, por ejemplo, el ERP.

Cambiar aplicaciones propietarias por otras de código abierto, no actualizar la versión de un programa que no se use con frecuencia o revisar los pagos de servicios de mantenimiento de aplicaciones por si queda vigente el de alguna que está en desuso o no aporta valor, ajustar el número de licencias de usuario, son algunos de los puntos en los que se puede tocar.

Fax, llamadas e impresión de documentos
El fax es una máquina que está dejando de usarse, pero aún hay quien tiene procesos implantados que requieren su uso. Para ahorrar costes de fax, por un lado, podemos fomentar el uso de canales alternativos como el email o la web. Incluso usar para enviar algún servicio web de entre los que hay en el mercado.

Por otra parte, podemos tratar de reducir el coste de los consumibles y también vigilar que se haga un buen uso del mismo, no vaya a ser que algún usuario lo use como impresora predeterminada por desconocimiento o su mayor comodidad (esto lo vi yo hace tiempo en una oficina). También podemos fijarnos en el consumo telefónico que se hace con el fax, por si podemos engancharlo a alguna tarifa plana o reducir el coste de las llamadas de alguna forma.

Energía eléctrica: Luz, aire acondicionado, ordenadores
Para reducir la factura eléctrica, no nos queda más remedio que reducir el consumo. Un uso racional del aire acondicionado (ojo a las personas que se llevan los suyos de casa, calefactores, radiadores, ventiladores,…) y de los sistemas de iluminación (apagando las luces cuando no quede nadie en cada zona de la oficina) son las primeras tuercas a apretar.

A continuación, se puede pedir ayuda al personal informático para que ayude a configurar los equipos para un consumo más racional. Hoy en día, casi todos los ordenadores e impresoras están preparados para que el sistema operativo haga una gestión eficiente de la energía consumida, pasándolos automáticamente a modo de bajo consumo si se detecta que no hay actividad durante un tiempo y consumiendo sólo lo requerido en cada momento.

Suministros diversos: alimentación y otros
En algunos centros de trabajo, la empresa pone a disposición de las personas el servicio de almuerzo. Café, leche, galletas, algo de fruta,… son algunas de los típicos alimentos que se ofrecen. Pero hay que comprarlos, claro.

Lo mismo que en el material de papelería, debemos hacer aquí. Yo ya viví un caso real en el que se le compraban estas viandas a un familiar de uno que trabajaba en la empresa y los precios eran más que desorbitados. Una revisión rápida y el ajuste fue brutal.

Alquiler del local
Primero debemos valorar si el local se adecúa a las necesidades actuales y futuras de la empresa y, a continuación, valorar si el coste es el adecuado. Si lo es, poco podremos hacer, de lo contrario, renegociar el contrato con el arrendador es el primer paso a dar. Si fracasa este intento, lo que habrá que hacer es irse a buscar al mercado inmobiliario, que hoy en día seguro que dispone de locales en condiciones a buen precio.

Otra alternativa es plantearse compartir la oficina con otras empresa, ya sea de forma fija o temporal, alquilar las salas de reuniones, puestos de trabajo,… Seguro que a algún autónomo o empresa, cuyo negocio sea compatible con nuestra actividad (no es plan meter a la competencia en nuestra casa).

Cerrando el estudio y controlando los resultados

Una vez que hemos cerrado el estudio, lo que queda es hacer balance de lo ahorrado y establecer plazos de implantación bien claritos, dando una cifra global para el final de año. Pintar en una gráfica el coste mensual total actual y el esperado tras la revisión, ayudará a su posterior control. Un control que es imprescindible, ya que ante tanto cambio no todo tiene por qué salir bien a la primera.

Y una vez hecho esto, sólo nos queda esperar a la siguiente vuelta de tuerca ¿Quién dijo que se había terminado? ¡Si la mejora es continua! Como decían en la película, habrá que volver a empezar, eso sí, ahora desde un punto más avanzado.