Con este artículo podrás dominar las «claves secretas» del trabajo contable para hacerlo más eficiente y útil.
- La colaboración incentiva el compromiso de todas las personas del negocio en favor del trabajo contable.
- Entender los trucos de la tecnología contable da fluidez a los procesos.
Hablar de trucos de contabilidad puede parecer que es como hacerlo de una suerte de magia. Nada más lejos de la realidad. En el fondo, se trata de descubrir todo aquello que aunque pueda hacerse de otra forma, te facilita la vida. De hecho, se trata de ser tan eficientes como para no desperdiciar el tiempo del contable y tan eficaces como para que todos los datos y obligaciones estén en orden.
¡TUITÉALO! ¿Un buen contable solo debe saber de contabilidad? ¡Toma nota de los trucos de contabilidad que facilitan su trabajo!
Y es que todo lo que rodea a la contabilidad de una empresa, independientemente de su tamaño, puede convertirse en una pesadilla. Ya sea grande o pequeño, cada negocio tiene que controlar al detalle su gestión contable. Con ello, buscará tener sus cuentas claras y lograr que la empresa goce de buena «salud».
Trucos de contabilidad con los dispositivos
Está más que comprobado que es más rápido utilizar el teclado que el ratón. De todos modos, esto es fruto de la práctica y en muchas pymes quien se encarga de las labores contables tiene más tareas. No pasa nada si no estás muy ducho con los atajos de teclado.
Por otro lado, hoy la filosofía con los dispositivos que permiten acceder a tu contabilidad, ha cambiado. Por ejemplo, hoy un móvil te permite ahorrar tiempo en consultas, comprobaciones e incluso, te permite realizar pagos y cobros. Eso hay que agradecérselo a la computación en la nube.
Aprender a usar en cada momento el dispositivo correcto para acceder a tu contabilidad te ahorrará tiempo y te ofrecerá la máxima utilidad y comodidad.
Integra, con Sage 50, la contabilidad y la gestión comercial de tu negocio para tener controladas todas las áreas.
El truco de la automatización contable
Más allá de estos trucos de manejo, en las soluciones de gestión contable existen funcionalidades de automatización que hacen más sencillo el uso del software. Además, ahorran tiempo en trabajo repetitivos y evitan cometer los errores que se producen al introducir manualmente datos.
Por ejemplo, en Sage 50 puedes emplear los asientos predefinidos. Este truco te permite, a través de una plantilla prediseñada, indicar aquellos datos que son iguales y completar únicamente los que cambian. Piensa que eso es útil para muchas operaciones que se repiten con asiduidad, como:
- Compras.
- Ventas.
- Suministros.
- Cobros.
- Pagos.
- Nóminas.
La programación de avisos
La contabilidad tiene una relación íntima con las operaciones que registra. Y muchas de ellas tienen una temporalización prefijada, como, entre otras muchas:
- Eventos fiscales.
- Alquileres.
- Suscripciones periódicas.
- Cuotas de mantenimiento.
- Primas de seguros.
- Ejecución de contratos.
- Pago de nóminas.
- Prestaciones de diversos tipos de contratos.
Disponer de avisos en tu solución contable te da un doble poder de anticipación:
- Por un lado, podrás prever cómo será la contabilización. Aunque muchas veces podrás automatizarlo, otras te surgirán dudas porque la operación se sale de lo habitual.
- Por otro, las alertas ayudan a otras tareas. Mejoran las previsiones de tesorería, facilitan el cumplimiento puntual de obligaciones y la presentación de modelos tributarios.
Los trucos de contabilidad enfocados en la visualización
Las soluciones contables modernas permiten visualizar la información contable de muchas formas, como:
- En los estados contables tradicionales.
- A través de indicadores y ratios que analizan los estados contables y los combinan con datos de todo tipo para generar información útil en las decisiones.
- Con informes prediseñados o adaptados por el propio usuario pensados para la compartición de información contable con otros departamentos o con terceros ajenos a la empresa.
- Consultas en cualquiera de los soportes anteriores a través de dispositivos móviles. Incluso puede haber procedimientos simplificados para poder hacerlo con unos pocos clics.
Es importante conocer todas las funcionalidades para poder ‘exprimir’ al máximo las oportunidades que te ofrece tu solución contable. Si no lo haces, no sabrás emplear la información contable de forma adecuada para cada situación.
Trucos bancarios
En toda contabilidad es importante hacer arqueos de caja y otros controles del metálico. Sin embargo, en estos tiempos la conciliación bancaria suele tener una importancia mayor en la mayoría de los negocios.
Hay que disponer de procesos que permitan una comparación rápida y sin errores de los movimientos bancarios con los registros contables.
Por fortuna, la tecnología ha hecho gran parte del camino por ti. Hoy, con soluciones como Sage 50, es posible realizar una descarga automática de movimientos, incluso de todas las entidades bancarias a la vez.
La colaboración, más que un truco de contabilidad
El último truco es mucho más que eso, es toda una filosofía para tu negocio. El contable, a menudo, necesita la cooperación de otros profesionales dentro y fuera de la empresa. Al fin y al cabo, recaba y unifica muchos datos procedentes de diversas fuentes, como, entre otras:
- Comerciales.
- Financieros.
- De inversiones.
- Fiscales.
- De almacén.
- Productivos.
- Relacionados con recursos humanos y nóminas.
- Bancarios y de tesorería.
Es frecuente que, al frente de esas responsabilidades, estén otras personas y equipos distintos de los que se encargan de las cuentas. Por ello, es esencial contar con soluciones que aporten conectividad. Además, es importante «sembrar la semilla» de la colaboración transformando los datos recabados por los contables en información útil para cada uno.
Al final, el mayor secreto de los trucos de contabilidad es saber cómo, con qué, para quién y para qué vas a trabajar tus cuentas. Es la manera de optimizar los procesos contables y convertirlos en fuente de información y conocimiento.
Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2023 por su relevancia.