Régulièrement, l’entreprise peut réaliser un état de rapprochement bancaire. Très simple à mettre en place, il consiste à effectuer une comparaison entre le compte « Banque » tenu en comptabilité et le relevé bancaire émis par la banque pour vérifier la concordance des opérations. Une démarche intéressante qui permet parfois de déceler des différences… Explications.
Pourquoi fait-on un état de rapprochement bancaire ?
Réaliser un état de rapprochement bancaire présente plusieurs intérêts pour une entreprise. C’est avant tout le moyen de déceler des erreurs lorsque les montants ne correspondent pas et d’expliquer les différences entre les deux soldes. Il permet également de vérifier si les encaissements saisis en comptabilité ont bien été crédités sur le compte bancaire, de même que les décaissements saisis ont été débités. Vous pouvez ainsi suivre de près votre trésorerie et mettre à jour vos écritures comptables, mais aussi relancer vos clients et suivre vos règlements fournisseurs. Enfin, c’est un bon contrôle de la qualité de la saisie comptable.
Pourquoi existe-t-il des différences entre le relevé bancaire et la comptabilité ?
Ces différences découlent le plus souvent d’une erreur de saisie d’un montant ou d’une date par le service comptable, d’une facture saisie en double, ou encore d’un oubli, par exemple de frais bancaires ou d’agios. Les dates d’enregistrement des opérations comptables peuvent également différer de celles de la banque. Enfin, il peut arriver que la banque elle-même commette une erreur.
Quels documents sont nécessaires pour un état de rapprochement bancaire ?
Pour établir un état de rapprochement bancaire, plusieurs documents doivent être réunis :
- l’extrait du grand livre du compte 512 de l’entreprise pour la période concernée ;
- le(s) relevé(s) de compte bancaire ;
- le dernier état de rapprochement bancaire établi par l’entreprise ;
- les justificatifs des mouvements de trésorerie de la période observée (talons de chèque, remises de chèques et d’espèces, preuves de virements…).
Comment faire un état de rapprochement bancaire ?
Concrètement il s’agit de pointer les opérations sur les relevés de compte bancaire de l’entreprise, en les comparant avec les opérations saisies sur le compte 512 de l’entreprise. Ce pointage peut être fait manuellement, via votre logiciel de comptabilité, ou en utilisant un outil de rapprochement bancaire.
Pointage manuel
Pour faciliter la comparaison, le pointage manuel doit prendre la forme d’un tableau sur papier ou sur tableur. Il démarre avec l’indication des soldes de départ du relevé bancaire (A) et du compte 512 (B).
- Une première sous-partie du tableau doit lister les opérations en débits (C) et crédits (D) qui sont présents sur le relevé bancaire mais pas sur le compte 512.
- Une deuxième sous-partie du tableau liste cette fois les opérations en débits (E) et crédits (F) présents sur le compte 512, mais pas sur le relevé bancaire. Ne reste ensuite qu’à calculer le solde attendu : (G) =A+C-D-E+F. Puis de mesurer l’écart entre le solde du compte 512 de la comptabilité et le solde comptable attendu (H) =B-G.
Le rapprochement bancaire est validé une fois que l’écart entre les deux soldes est nul, soit parce que les mouvements à l’origine de l’écart sont corrigés, soit qu’ils sont justifiés.
Pointage avec le logiciel comptable
Réaliser un rapprochement bancaire manuel peut vite s’avérer chronophage : mieux vaut utiliser une solution de comptabilité ou de gestion comptable, plus fiable et plus rapide. Ainsi, si vous en êtes équipé, il est probable qu’elle possède une assistance au rapprochement bancaire ou une fonctionnalité permettant d’automatiser cette tâche. Vous suivez ainsi précisément votre trésorerie en identifiant facilement les erreurs.
Pointage avec un outil de rapprochement bancaire
Certains outils dédiés automatisent le rapprochement bancaire. Souvent en ligne, ils nécessitent d’y connecter les comptes bancaires de l’entreprise. Une fois connecté, l’outil se synchronise automatiquement avec la banque. Compte tenu de l’utilisation de vos données bancaires, il est primordial de choisir une solution de confiance, respectant le cadre du RGPD, vous assurant de protéger votre sécurité et votre confidentialité. Le rapprochement bancaire pourra alors se faire automatiquement, au jour le jour ou ponctuellement selon votre choix, à charge pour vous de traiter les erreurs identifiées par l’outil au fur et à mesure.
Quel que soit le moyen choisi, il ne faut pas oublier de transmettre cet état à votre expert-comptable qui pourra mettre à jour ses données.
À quel moment faut-il réaliser le rapprochement ?
S’il est bien d’établir un état de rapprochement bancaire au moins une fois par an, le mieux reste quand même de le réaliser plusieurs fois par an (2 à 3 fois), pour pouvoir détecter les erreurs, s’il y en a, le plus tôt possible. Certaines entreprises l’effectuent même toutes les fins de mois : elles bénéficient ainsi d’indicateurs de pilotage fiables, utiles à leur prise de décision.