Le grand livre de comptabilité est le registre indispensable de la gestion financière d’une entreprise. Il est utilisé autant par les dirigeants de la société, que par les comptables et experts-comptables qui travaillent à l’enregistrement des écritures. Le grand livre de comptabilité peut être consulté par les autorités administratives dans le cas de contrôle. L’entreprise doit alors être en mesure de le présenter promptement.
Définition du grand livre de comptabilité
Le grand livre comptable est le document central pour toute la comptabilité d’une entreprise. Tous les mouvements y figurent, sans aucune exception. Ils sont classés par compte selon les normes établies par le plan comptable général. Son contenu est précis et permet de retrouver chaque correspondance entre un mouvement dans les comptes de l’entreprise et l’activité à laquelle il correspond. On consulte ce journal pour retrouver les détails des crédits et des débits des comptes de la société.
Quel entrepreneur est concerné ?
Tous les types d’entreprises disposent d’un grand livre de comptabilité. En effet, les TPE, PME, startup et grands groupes sont soumis à une réglementation stricte en ce qui concerne le format et la déclaration de leurs comptes. Tous les ans et à l’issue de l’exercice fiscal, les entreprises déposent leurs comptes à l’administration. Ce dépôt est obligatoire, même s’il est possible de demander une confidentialité en ce qui concerne les montants.
En revanche, les indépendants au régime de la micro-entreprise, incluant l’ancien régime de l’auto-entrepreneur, n’ont pas d’obligation de dépôt de comptes. Cependant, ils doivent tenir à jour un registre (livre de recettes), dans lequel chaque débit et crédit est enregistré. C’est un format simplifié du grand livre comptable.
Les fonctions du grand livre comptable
Le grand livre comptable fait partie des livres obligatoires. Chaque société doit assurer la tenue de ce document. Il est rempli de façon assidue et avec la plus grande rigueur. C’est le journal de toutes les activités financières de l’entreprise.
Il fait référence lors de contrôle fiscal par les organismes sociaux et pour l’analyse des comptes. Les états et bilans sont réalisés grâce aux données incluses dans le grand livre. Un associé, un DAF (directeur administratif et financier), doit être en mesure de le consulter à tout moment. C’est la raison pour laquelle le grand livre et son contenu doivent représenter de façon fidèle les finances de l’entreprise.
Déterminer le chiffre d’affaires, calculer le montant des bénéfices, établir les états de TVA, réaliser une balance comptable, sont autant de tâches possibles grâce à l’établissement du grand livre de comptabilité.
Quel format pour le grand livre de comptabilité ?
Il n’existe pas de format officiel et obligatoire pour l’établissement du grand livre de comptabilité. En effet, il peut se présenter sous la forme d’un registre relié, d’un classeur ou de feuilles volantes. Aujourd’hui, les logiciels de comptabilité permettent de tendre vers une dématérialisation du grand livre comptable. Ne plus disposer de données comptables uniquement sur des supports physiques permet de gagner du temps dans l’établissement des états, bilans et analyses. La sauvegarde dans le Cloud rend par ailleurs ce système extrêmement fiable. La transmission des données est également beaucoup plus simple, par exemple lors de la cession de l’entreprise, du changement de cabinet expert-comptable, ou de contrôle.
Le contenu du grand livre de comptabilité
Traditionnellement, le grand livre de comptabilité présente les opérations par ordre chronologique et sous forme de T, avec d’un côté les débits et de l’autre, les crédits. Le solde final du compte doit toujours apparaître. La forme et la gestion des colonnes restent cependant libres.
Pour identifier les comptes, chacun est noté selon la nomenclature établie par le plan comptable général.
Vous avez la possibilité de rassembler tous les comptes dans un grand livre général, ou de créer des livres auxiliaires. Les logiciels de saisie d’écritures comptables vous offrent alors la souplesse de moduler le format de votre grand livre de comptabilité.
Obligation de conservation du grand livre comptable
Le format du grand livre comptable est à choisir avec précaution. En effet, vous avez pour obligation de le conserver pendant 10 ans minimum. Chaque ligne doit être lisible et sans équivoque. En ce sens, le format dématérialisé se généralise de plus en plus.
