Les liquidités sont un élément vital pour toute entreprise. En effet, sans elles, impossible de survivre. Si le règlement des sommes dues est important, la ponctualité des paiements est, elle aussi, essentielle pour éviter les problèmes de trésorerie. Dans ce domaine, l’une des possibilités consiste à faire appel à une solution automatisée qui gère les règlements directement à partir des factures afin d’être payé en temps et en heure. En parallèle, une facture correctement mise en forme peut contribuer à augmenter vos chances de recevoir le paiement rapidement. Tout en évitant ainsi les complications liées à l’absence ou à l’inexactitude des informations nécessaires.
De plus, une facture bien conçue, incluant tous les éléments requis, fait bonne impression auprès des clients. À l’inverse, un document pâtissant d’erreurs élémentaires et d’une mise en page peu claire peut renvoyer l’image d’un manque de professionnalisme et doit donc être évité.
Selon le type d’entreprise (indépendant, SARL, existence d’un numéro de TVA, etc.), la loi impose d’inclure certaines informations dans une facture. Vous trouverez ci-dessous un guide complet pour la création des factures par une PME.
Éléments à inclure dans une facture
Une facture standard (HT) doit inclure les éléments suivants :
- Facture
- Le numéro de facture unique
- Le nom et l’adresse de l’entreprise
- La raison sociale et l’adresse du client
- Une description des biens et services
- La date de livraison
- La date de la facture
- Quantité de chaque bien ou service à régler
- Montant total à régler
- Les Conditions de paiement
- Numéro de commande
- Modalités de règlement
Une facture standard (HT) doit inclure les éléments suivants :
- Le terme « Facture »
Vous devez identifier le document à l’aide du terme « facture » afin de le différencier d’un devis, d’une note de crédit ou d’une quittance. - Un numéro de facture unique
Chaque facture doit disposer de son propre numéro (sans doublon) afin de faciliter son identification, et vous devez conserver la trace des numéros et références utilisés. Dans ce domaine, le plus simple consiste à utiliser un système de numérotation croissante. La référence peut inclure des lettres et des chiffres. - Le nom et l’adresse de l’entreprise
S’il existe des différences entre les indépendants et les SARL, l’essentiel à retenir est qu’il faut indiquer clairement la raison sociale, l’adresse de l’entreprise et les coordonnées devant être utilisées par le client en cas de question ou de litige. - La raison sociale et l’adresse du client
Il s’agit de la procédure standard pour toutes les factures (à l’exception des factures simplifiées avec TVA). Elle est importante pour les clients qui souhaitent récupérer le montant de TVA facturé. - Une description des biens et services
Une description claire des biens et services facturés, chaque prestation ou article devant être indiqué dans une ligne distincte pour faciliter son identification. - La date de livraison
Elle correspond à la date à laquelle les biens ou services ont été fournis. Elle peut différer de la date de la facture, mais en général, l’écart entre les deux ne dépasse pas 30 jours. - La date de la facture
Il s’agit de la date de création de la facture, et non de celle à laquelle les biens ou services ont été fournis. - Quantité de chaque bien ou service à régler
Si la description inclut une liste d’articles, une quantité doit également être indiquée séparément pour chacun d’entre eux. - Le montant total à régler
La somme totale correspondant à l’ensemble des biens ou services indiqués dans la facture. - Conditions de paiement
Elles sont généralement définies dans vos conditions générales et ont été acceptées par le client. Ces dispositions relatives au délai de paiement doivent être indiquées au bas de la facture. Exemple : « règlement sous 30 jours ». - Numéro de bon de commande
Si le client vous a fourni un bon de commande, vous devez indiquer son numéro sur la facture. Certains clients exigent également le nom du contact.
Nous vous recommandons d’obtenir un bon de commande, car il représente, en effet, un contrat entre le client et vous-même. - Modalités de règlement
Indiquez les différentes modes de règlements ainsi que les coordonnées bancaires, par exemple le code guichet et le numéro de compte pour les paiements BACS. Pour les factures aux clients à l’étranger, pensez à inclure les numéros IBAN/BIC/SWIFT.
Eléments à inclure dans une facture émise par un indépendant :
- Votre nom
- La raison sociale
- Votre adresse ou celle des locaux commerciaux
Eléments à inclure dans une facture émise par une SARL :
- Raison Sociale complète
- Adresse du siège social (ou une boîte postale)
- Numéro d’inscription au RCS
- Il n’est pas obligatoire d’indiquer le nom des administrateurs de l’entreprise mais si vous décidez de le faire, vous devez mentionner tous les administrateurs.
Les factures avec TVA
Si vous disposez d’un numéro de TVA, vous devez alors créer des factures avec TVA et conserver un exemplaire (numérique ou papier) de l’ensemble de ces factures, y compris celles émises par erreur ou annulées.
Les factures avec TVA doivent inclure davantage d’informations que celles standard (HT).
Il existe deux types de factures avec TVA :
La version intégrale
Utilisable pour l’ensemble des prestations et des montants facturés.
- Un numéro de facture unique reposant sur un système de numérotation croissante
- Le nom et l’adresse de votre entreprise
- Votre numéro de TVA
- La date d’émission de la facture
- La date de livraison, si celle-ci diffère de la date de la facture
- Le nom et l’adresse du client/de la raison sociale
- La description des biens et services
- Le montant total HT
- Le montant total de TVA
- Le prix par article HT
- La quantité de chaque article
- Le cas échéant, la remise appliquée pour chaque article
- Le taux de TVA appliqué à chaque article (les articles exempts de TVA et détaxés doivent être clairement identifiés)
- Le montant total TTC (uniquement pour les factures modifiées)
- En cas de taux de TVA différents, ceux-ci doivent être indiqués pour chaque type d’article
Il n’est pas nécessaire d’émettre une facture avec TVA si l’ensemble des biens et services en sont exempts ou sont détaxés.
La version simplifiée
Utilisable pour l’ensemble des prestations et ventes au détail portant sur un montant inférieur à 150 euros.
- Un numéro de facture unique reposant sur un système de numérotation croissante
- Le nom et l’adresse de votre entreprise
- Votre numéro de TVA
- La date de livraison, si celle-ci diffère de la date de la facture
- La description des biens et services
- Le taux de TVA appliqué à chaque article (les articles exempts de TVA et détaxés doivent être clairement identifiés)
- Le montant total HT
- Le montant total TTC
- En cas de taux de TVA différents, ceux-ci doivent être indiqués pour chaque type d’article
Vous appliquez le régime basé sur la comptabilité de caisse : vous devez indiquer le montant et la date du règlement de trésorerie effectué.
Si l’ensemble des biens et services en sont exempts ou sont détaxés, émettre une facture avec TVA n’est pas nécessaire.
En général, l’émission des factures avec TVA est réalisée dans les 30 jours suivant la fourniture des biens ou des services.
Factures internationales
Pour les factures émises en devises étrangères ou rédigées dans une autre langue, vous devez :
- Indiquer le montant de TVA exigible en euros, si les biens et services ont été fournis au Europe ;
- Disposer d’une version traduite en français en cas d’inspection par un organisme compétent en matière de TVA.
Les conditions de règlement des factures
Il vous incombe d’établir vos conditions de paiement et, aussi, de les faire accepter par vos clients à l’avance.
Pour simplifier les choses, indiquez clairement vos conditions sur la facture, afin que le destinataire sache dans quel délai il doit procéder au règlement. Dans les grandes entreprises, le service comptabilité ne connait pas forcément les conditions convenues avec votre contact.
De préférence, les PME et les sous-traitants doivent privilégier la simplicité dans leurs conditions de paiement. Cela, afin d’éviter, aussi, tout malentendu et retard.
Pour un maximum d’efficacité, incluez simplement la mention suivante : « Paiement sous 30 jours. »
Vous pouvez aussi opter pour une formulation plus courtoise : « Merci de votre confiance. Nous vous invitons à régler le montant de cette facture dans les 30 jours suivant sa réception. »
Conditions courantes de règlement des factures
- Paiement à la commande :
Vous pouvez utiliser cette condition pour les nouveaux clients ou ceux ayant déjà causé des soucis de paiement par le passé. En effet, avec cette mention, vous indiquez qu’ils doivent effectuer le règlement au comptant avant la livraison des biens ou des services.
- [xx] jours fin de mois
Le règlement s’effectue au comptant, dans la limite de jours stipulée après la fin du mois d’émission.
Dans vos factures, vous pouvez par exemple indiquer la mention suivante : « Paiement sous 30 jours fin de mois ».
Ainsi, si vous émettez une facture le 5 avril et que vos conditions de paiement sont de 30 jours nets fin de mois, la facture doit être réglée au comptant d’ici le 30 mai. - Fin de mois le [jour du mois]
Le règlement se fait au comptant, d’ici la première occurrence du jour du mois indiqué.
Par exemple, si vous indiquez comme condition de paiement « fin de mois le 15 » et que vous émettez votre facture le 5 janvier, le règlement est exigible le 15 janvier. Si vous émettez la même facture le 20 janvier, le règlement est exigible le 15 février. - Remise
Vous consentez ne remise sur le montant exigible au comptant. Cela, sous réserve de règlement dans le délai en jours indiqué.
Par exemple, « 1 % sous 10 jours, 30 jours nets » signifie que vous consentez une remise de 1 % sur les règlements effectués sous 10 jours, à défaut de quoi le paiement au comptant est exigible sous 30 jours.
La ponctualité des règlements est importante pour vous. Alors, proposer une remise sur paiement anticipé peut augmenter vos chances d’être payé plus rapidement. - Paiement échelonné
Vous pouvez convenir avec le client d’un arrangement aux termes duquel le montant total exigible est réglable en plusieurs échéances, par exemple quatre échéances de 25 % chacune, ou deux échéances, la première s’élevant à 75 % du montant total et la seconde à 25 %.
Si vous travaillez sur un projet d’envergure, demandez le paiement d’une partie du montant total à la commande, par exemple 25 %, puis convenez d’échéances exigibles à différents intervalles tout au long du projet, afin de limiter les risques et de vous assurer un flux de trésorerie continu.
Quel est le moment idéal pour envoyer une facture ?
À l’évidence, le plus tôt sera le mieux ! Plus vous mettez de temps à envoyer une facture, plus son règlement tardera en conséquence.
En cas de vente de marchandises
Les possibilités sont assez limitées. Vous pouvez demander un règlement avant l’expédition des produits, à leur réception ou selon d’autres conditions standard, par exemple sous 30 jours nets.
Services : de nombreuses possibilités
- Une multitude d’études existent pour déterminer le meilleur jour de la semaine ou du mois pour envoyer une facture. Mais, en réalité, vous serez payé lors des périodes de règlement appliquées par les entreprises. Celles-ci interviennent généralement en fin de mois, mais pas toujours.
- Renseignez-vous pour savoir à quel moment se situe la période de règlement de votre client, et plus précisément la date limite à laquelle lui adresser vos factures chaque mois.
- Si vous travaillez sur un projet au long cours, vous devrez probablement négocier pour pouvoir envoyer une facture chaque mois. En général, vous l’enverrez à la fin du mois à couvrir.
- Si vous avez mis en place un système de paiement échelonné (voir ci-dessus), vous pouvez convenir à l’avance des dates auxquelles vous émettrez vos factures. Exemple : avant le début du projet, une fois les propositions soumises, après la présentation des versions préliminaires et enfin à la livraison et validation.
- Vous êtes travailleur indépendant et vous traitez avec de grandes entreprises dont le délai de paiement est de 90 jours. De telles conditions peuvent créer une pression difficilement supportable en termes de trésorerie et, de plus, présentent un risque considérable. Le cas échéant, négociez avec le client pour facturer un acompte, voire, aussi, émettre des factures antidatées pour contourner la rigidité du système et réduire les intervalles de règlement. Vous pouvez aussi tenter d’imposer vos conditions de paiement, mais cela ne sera pas toujours possible avec ce genre de clients.
Veillez à toujours vérifier l’exactitude des informations indiquées dans vos factures avant leur envoi afin d’éviter les retards de paiement.
Faites preuve de ponctualité, de courtoisie et de précision.
Comment envoyer vos factures ?
La structure d’une facture n’est qu’une partie du processus. Il est probablement encore plus essentiel de s’assurer que l’on envoie sa facture à la bonne personne, c’est-à-dire celle à même de la régler.
Demandez à votre client les coordonnées de la personne habilitée à vous régler au sein du service comptabilité. Ces informations sont essentielles, car en cas de retard de paiement, vous saurez à qui vous adresser.
Le courrier électronique constitue la méthode privilégiée pour l’envoi des factures. Quand vous adressez un e-mail au service comptabilité, pensez à inclure votre contact en copie.
Optez pour un format de document universel. Les services comptabilité privilégient le PDF. Par conséquent, évitez les fichiers Word et Excel. Ils sont modifiables (texte et mise en forme) et cela peut, par conséquent, provoquer l’illisibilité de certaines informations.
Pour finir, quelques conseils pour être payé toujours à temps
La relance pour impayé peut s’avérer extrêmement fastidieuse. Elle draine votre énergie, mais, aussi, vous empêche de vous concentrer sur votre activité.
Pour éviter ce genre de problème, l’idéal consiste à prendre toutes les précautions qui s’imposent avant l’envoi de la facture :
- Disposer de conditions générales claires et obtenir le consentement du client par écrit (document signé ou e-mail).
- Convenir de conditions de paiement à l’avance dans le cadre de vos conditions générales.
- Demander un numéro de bon de commande. En effet, l’existence de ce document constitue un contrat entre le client et vous-même.
- Demander aux nouveaux clients de régler leur première facture à la commande.
- Pour les factures portant sur un montant important, demander un paiement échelonné pour lisser le risque. En cas de retard de paiement en cours de projet, vous pourrez alors interrompre le travail pour éviter d’alourdir votre créance.
- Proposer un mode de règlement simple, l’idéal étant le virement bancaire.
- Obtenir le nom et les coordonnées de la personne habilitée à procéder au règlement.
- Effectuer un suivi de vos factures et envoyer un rappel dès le dépassement d’une échéance. Ne restez jamais les bras croisés face à un retard, dans l’espoir que le paiement se fasse sans intervention de votre part.
- En relançant votre client au sujet d’un retard de paiement, vous lui prouvez que vous êtes un chef d’entreprise professionnel et que devez être traité en tant que tel.
Découvrez la définition des impayés et comment les gérer.
Pour mieux gérer votre temps, appuyez-vous sur un logiciel de comptabilité qui se chargera d’envoyer des factures professionnelles à votre place au fil du traitement de vos commandes. Vous mettrez ainsi un terme au fastidieux processus de création et d’envoi manuels des factures.
Par conséquent, vous dégagerez du temps pour mettre l’accent sur votre cœur de métier : le développement de l’activité.
Découvrez les solutions de facturation Sage.
- Pour aller plus loin :
- Facture électronique : bien vous préparer