Impayés : définition

Les impayés font partie des aléas de la vie d’une entreprise et peuvent peser lourdement dans sa gestion financière. En comptabilité, leur comptabilisation donne lieu à des écritures spécifiques.

La procédure de gestion des impayés

La procédure de gestion des impayés est organisée par étapes et permet ainsi une réaction rapide des entreprises. Cependant, les démarches peuvent traîner en longueur.

La première étape consiste à envoyer une lettre de relance. Il est recommandé de la faire parvenir en courrier recommandé avec accusé de réception. Cette lettre de relance rappelle au débiteur sa dette et lui réclame son paiement dans un délai de quinze jours.

En cas de non-règlement, l’étape suivante est celle de la mise en demeure. Dans ce courrier, le créancier indique au débiteur son intention de saisir les tribunaux compétents si la situation ne se régularise pas. La mise en demeure nécessite un envoi en recommandé avec accusé de réception.

Si malgré les relances des impayés, le client ne paye pas, il faut alors saisir un huissier ou une société de recouvrement.

Des pénalités de retard sont exigibles dès que l’impayé est constaté.

Les comptabilisations liées aux créances douteuses

Dès lors qu’une créance devient douteuse, on débite, en comptabilité, le compte 416 « Clients douteux ou litigieux » et on crédite le compte 411 « Créances clients ». En cas de risque de perte probable, l’entreprise doit procéder à la comptabilisation d’une dépréciation. Selon le risque de non-recouvrement portant sur la créance en question, l’entreprise devra déprécier totalement ou partiellement le montant hors taxes de la créance. Le compte 68 174 « Dotations aux provisions pour dépréciation des créances » est alors débité et le compte 491 « Provisions pour dépréciation des comptes de clients » crédité.

Les comptabilisations liées aux créances irrécouvrables

En cas de perte définitive de la créance, celle-ci devient irrécouvrable. Dans ce cas, les écritures comptables à enregistrer sont les suivantes : on débite les comptes 654 « Pertes sur créances irrécouvrables » (ou le compte 6714 « Créances devenues irrécouvrables dans l’exercice » si la perte revêt un caractère exceptionnel) et 4457 « TVA collectée » et on crédite le compte 416 « Clients douteux ou litigieux ». Il est à noter que le caractère irrécouvrable de la créance doit être prouvé.

En cas de non-paiement, total ou partiel, et afin de récupérer la TVA collectée, l’entreprise doit envoyer au client débiteur un duplicata de la facture initiale comportant la mention suivante : « Facture demeurée impayée pour la somme de… € (prix net) et pour la somme de… € (TVA correspondante) qui ne peut faire l’objet d’une déduction (article 272 du CGI) ». Cet état vaut rectification de la facture initiale. L’entreprise peut ainsi récupérer la TVA sur sa créance impayée.

Si le débiteur est placé en liquidation judiciaire, la TVA peut être récupérée dès la prononciation de la liquidation par la justice. Si la créance avait fait l’objet d’une dépréciation, il convient de la reprendre. Pour cela, on débite le compte 491 « Provisions pour dépréciation des comptes de clients » et on crédite le compte 78 174 « Reprises sur provisions pour dépréciation des créances » (ou le compte 7876 « Reprise sur dépréciations exceptionnelles »).

Les entreprises peuvent être confrontées à des impayés de la part de leurs clients. Une fois les différentes étapes de la procédure de gestion effectuées, il convient de comptabiliser ces impayés dans les écritures comptables, selon que les créances s’avèrent douteuses ou irrécouvrables.