Trwa odtwarzanie

Trwa odtwarzanie

Siedem kroków do wyboru najlepszego dla Twojej Firmy systemu ERP

Wróć do wyników wyszukiwania

Siedem kroków do wyboru najlepszego dla Twojej Firmy systemu ERP

Systemy ERP (Enterprise Resource Planning) pozwalają na pełną kontrolę kluczowych dla Twojej działalności elementów, zapewniając pełny wgląd w potrzebne wskaźniki oraz usprawniając zarządzanie procesami biznesowymi. Systemy ERP przeszły już długą drogę, a najnowocześniejsze rozwiązania oferują: proste wdrożenie, łatwe dostosowanie do specyficznych procesów przedsiębiorstwa oraz  dostęp dla pracowników do potrzebnych danych z dowolnego miejsca w dowolnym czasie.

Oto kilka kluczowych kroków niezbędnych do tego żeby ta wizja stała się rzeczywistością w Twojej firmie.

Wypracuj jasną strategię wdrożenia systemu ERP

Przed rozpoczęciem procesu wyboru nowego systemu Twoja organizacja powinna wypracować jasną wizję celów wdrożenia oraz tego, co system może i musi usprawnić w działalności firmy.

Powinna to być pierwsza faza całego projektu wdrożenia nowego rozwiązania. Strategia powinna określać zakres (funkcjonalny, organizacyjny i geograficzny), spodziewane koszty i korzyści, technologię, harmonogram oraz inne ograniczenia.

Jeśli potrzebujesz pomocy w określeniu zakresu projektu, poproś kilku wybranych dostawców rozwiązań ERP o prezentację ogólną oferowanych przez nich systemów. Pozwoli Ci to na rozpoznanie, jakie obszary biznesowe wspierają ich rozwiązania, jakie standardy zaimplementowano w tych systemach, jakie są szacowane koszty ich wdrożenia czy jakich korzyści możesz się po nim spodziewać.

Rozwijaj firmę w cyfrowej rzeczywistości

Poznaj ofertę

Powołaj do życia zespół odpowiedzialny za wybór

Zespół projektowy powinien składać się z wszystkich kluczowych interesariuszy wewnętrznych.

Dzięki temu można uniknąć nieadekwatnych do rzeczywistych potrzeb wymagań prowadzących do błędnego zdefiniowania zakresu projektu. Dodatkowo, włączenie na tym etapie osób, które z reguły tworzą zespół projektowy w czasie wdrożenia nowego systemu, zapewni ich większe zaangażowanie w implementację rozwiązań, które odpowiadają ich potrzebom.

Przygotuj odpowiednią dokumentację definiującą zakres wdrożenia

Podczas całego procesu wyboru nowego systemu przygotuj dokumentację, która jak najbardziej szczegółowo zdefiniuje przedmiot zakupu i pomoże wybrać Ci dostawcę.

  • Zdefiniuj swoje cele biznesowe dla wdrożenia nowego rozwiązania, upewnij się, czy dostawcy je rozumieją.
  • Udokumentuj i przekaż dostawcom informację o swoich szczególnych procesach biznesowych.
  • Zdefiniuj wymagania dla nowego systemu ERP i zweryfikuj, w jakim stopniu każdy z dostawców je spełnia.
  • Zweryfikuj jakość i wiarygodność zarówno dostawcy rozwiązania, jak i dostawcy usług wdrożeniowych.
  • Przygotuj harmonogram projektu wdrożenia.
  • Zwróć uwagę na elastyczność rozwiązania, która pozwoli na łatwy rozwój w przyszłości w miarę zmieniających się potrzeb lub środowiska biznesowego.
  • Przeanalizuj pozostałe ograniczenia, takie jak na przykład technologia, infrastruktura informatyczna, niezbędne kompetencje pracowników.

Wybierz nowy standard ERPa

Poznaj ofertę

Przygotuj scenariusz prezentacji

Po wyborze kilku potencjalnych dostawców (od dwóch do czterech) poproś ich o przeprowadzenie  prezentacji wg ustalonego wcześniej scenariusza. Pozwoli to na lepsze, obiektywne porównanie różnych systemów, które mogą w różny sposób wspomagać poszczególne obszary funkcjonalne.

Przygotuj scenariusze prezentacji tak, aby skupić się na najważniejszych dla Ciebie obszarach i funkcjonalnościach. Dzięki jednemu, wspólnemu dla wszystkich dostawców scenariuszowi łatwiej będzie porównać różnice funkcjonalne poszczególnych systemów, ogólną strukturę rozwiązania oraz łatwość jego użycia.

Upewnij się, czy proponowane przez Ciebie scenariusze są możliwe do demonstracji z wykorzystaniem standardowych konfiguracji systemu. Jeśli krytyczny dla Ciebie proces biznesowy wymaga dodatkowej konfiguracji systemu, dostarcz dostawcy niezbędnych do tego informacji. Trzeba wziąć pod uwagę, że parametryzacja wszystkich procesów zgodnie z modelem biznesowym Twojej firmy może być bardzo pracochłonne (jest to istotna część projektu wdrożenia rozwiązania).

Sprawdź referencje dla systemu

Poproś o dostępne referencje dla systemu i kontakty do klientów, którzy go używają.

Na późniejszych etapach procesu wyboru pozwoli Ci to na kontakt telefoniczny lub zorganizowanie wizyty referencyjnej.

Sprawdź kompetencje zespołu wdrożeniowego

Na każdym etapie wyboru rozwiązania oprócz oceny systemu należy pamiętać o ocenie kompetencji dostawcy usług wdrożeniowych.

Pamiętaj, że bogaty w funkcjonalności, ale źle wdrożony system może dostarczyć mniej korzyści i powodować więcej problemów niż system z brakami funkcjonalnymi, ale za to dobrze wdrożony.

Spytaj o kompetencje i doświadczenie członków zespołu wdrożeniowego; jeśli to będzie możliwe, poproś o spotkanie w celu zweryfikowania, czy rozumieją Twoje wymagania i procesy biznesowe.

Podpisz odpowiednie umowy handlowe

Po ostatecznym wyborze jednego dostawcy niezbędne jest sfinalizowanie umowy wdrożeniowej.

Warto zaangażować prawnika, który zweryfikuje, czy umowa ramowa odpowiednio zabezpiecza Twoje interesy, włączając w to procedury akceptacyjne, prawa autorskie, poufność, odpowiedzialność, gwarancje i rozstrzyganie sporów.

Oprócz ogólnych warunków współpracy należy także zadbać o umowę licencyjną, umowę utrzymaniową czy serwisową. Upewnij się, jaka jest Twoja odpowiedzialność w procesie wdrożenia, jakie produkty i kiedy będziesz musiał dostarczyć.

Bardzo ważnym elementem jest definicja zakresu prac wdrożeniowych. Jeśli definicja ta wymaga sprecyzowania, poproś dostawcę o wykonanie przed podpisaniem ostatecznej umowy analizy przedwdrożeniowej, która pozwoli jednoznacznie zapisać zakres i produkty wdrożenia nowego rozwiązania.

 

Zostaw odpowiedź