L’adoption des ERP pour rationaliser les processus opérationnels a connu une forte croissance au cours des dernières années. Cette évolution va s’accentuer, car les ERP deviennent « agiles » en intégrant des briques de Business intelligence ou encore l’automatisation de la force de vente et du marketing. Le déploiement d’un ERP est donc indispensable pour être plus performant. Mais la réussite de ce projet nécessite de respecter quelques règles essentielles.
Un ERP (Enterprise Resource Planning), ou PGI (Progiciels de Gestion Intégrés), est devenu un outil essentiel à toute entreprise qui se développe et se structure. En intégrant de nombreuses applications, fonctionnalités et modules, ce système d’information unique permet d’avoir une vision complète de votre entreprise, mais aussi d’optimiser tous vos processus.
En standardisant les processus et les données et en transformant les données transactionnelles en information utile et exploitable, un ERP fournit une vision globale de votre activité et permet d’optimiser les différents métiers.
Le Déploiement d’un ERP
Son implémentation vise à homogénéiser votre Système d’information (SI). Mais le déploiement de cette solution unique implique d’être méthodique et de respecter de bonnes pratiques. Il est essentiel de commencer par avoir une vision complète des processus au sein de votre organisation et de la façon dont ils fonctionnent et interagissent avec l’ensemble de vos activités. Cette étape vous permettra d’identifier les tâches et processus complexes que le nouveau système devra être capable de simplifier ou d’éliminer.
La seconde étape consiste à prioriser vos processus et vos données. Commencez par vos besoins immédiats puis adressez ensuite vos objectifs stratégiques à long terme. Toute implémentation réussie d’un ERP nécessite le transfert de vos données de l’ancien système vers le nouveau. La plupart des entreprises retardent la migration des données jusqu’à la fin du processus de mise en œuvre, ce qui peut avoir un impact négatif sur le planning de déploiement. Plus vous entamerez rapidement ce processus, plus vous aurez de temps pour tester les données.
Cette étape doit être également l’occasion de se demander si votre équipe projet s’appuie sur un planning détaillé pour organiser la migration des données. Cette équipe est-elle d’ailleurs ouverte aux changements apportés aux processus opérationnels ?
Rassurer ses collaborateurs
Cette question confirme que la capacité des collaborateurs à s’adapter est primordiale dans la réussite de ce projet. Un ERP affecte en effet le travail quotidien de collaborateurs de différents métiers (achats, gestion commerciale, comptabilité, production, supply chain…) censés utiliser ce nouveau système. Ne vous attendez pas à ce que tout le monde intègre et maîtrise immédiatement cet outil. Des blocages, reposant sur des causes réelles ou supposées, apparaîtront certainement. L’accompagnement des collaborateurs est clé dans cette étape.
La troisième règle essentielle est donc d’investir dans la formation de vos employés. Elle visera deux objectifs : expliquer les principes et les finalités d’un tel outil, puis, les rassurer sur leurs propres capacités à utiliser cette solution. La période d’adaptation sera plus ou moins longue en fonction de chaque personne. Mais à la clé, vous bénéficierez d’un meilleur retour sur investissement de l’outil.
Multiplier les tests
Enfin, la réussite du déploiement d’un ERP implique de tester tous les aspects de la solution en question avant de la mettre en exploitation. En créant des scripts ou des scénarios de test, vous pourrez valider les différents cas d’utilisation existants et commencer à travailler sur des axes d’optimisation.
Si l’utilisation d’un ERP présente de nombreux avantages, il n’en reste pas moins que ces systèmes sont complexes et nécessitent un certain savoir-faire. Leur mise en œuvre peut être risquée. Cependant, en respectant les bonnes pratiques et en pilotant correctement son projet, les risques peuvent être réduits au minimum.
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