Das Bürgerliche Gesetzbuch regelt das Zahlungsziel in § 271. Demnach ist eine Rechnung direkt mit Übergabe der Ware Zug um Zug sofort zur Zahlung fällig, sofern keine abweichenden Regelungen zwischen den Parteien getroffen wurden. Das BGB legt fest, dass ein Schuldner spätestens 30 Tage nach der Rechnungsstellung in Verzug kommt, wenn er den geschuldeten Betrag nicht begleicht. Gläubiger haben die Möglichkeit, auf ihren Rechnungen abweichende Fälligkeitstermine anzugeben – die Verpflichtung, ein bestimmtes Zahlungsziel einzuräumen, besteht dem Gesetz nach jedoch nicht.
Die Einräumung eines Zahlungsziels
Auch, wenn es keine gesetzlichen Vorgaben gibt, räumen viele Gläubiger ihren Kunden eine bestimmte Zahlungsfrist ein. In der Regel sind bis zu 14 Tage üblich, einige Unternehmen gewähren auch ein Zahlungsziel von bis zu 30 Tagen, hier kommt es auf die jeweilige Branche an. Es ist möglich, als Zahlungstermin ein konkretes Datum oder eine Frist anzugeben. Mit einer entsprechenden Buchhaltungssoftware legen Unternehmen ihr individuelles Zahlungsziel fest und erstellen auch die Rechnungen automatisch. Die Überwachung des Geldeingangs erfolgt üblicherweise ebenfalls über die Software.
Unter Umständen geben Unternehmen in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen Hinweise auf die Zahlungsbedingungen. Regelungen über den Skontoabzug bei Zahlung innerhalb einer bestimmten Frist sind hier zu finden.
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Der Beginn der Frist
Die Frist zur Bezahlung beginnt mit dem Erhalt der Ware und der Rechnung. Gibt es im Einzelfall keinen konkreten Zeitpunkt über die Aushändigung der Ware, gilt eine Frist von drei Werktagen nach dem Versand als angemessen. Begleicht der Schuldner die offene Rechnung nicht innerhalb der Frist, ist der Gläubiger aufgrund des Zahlungsverzugs berechtigt, weitere Kosten wie Mahnkosten oder Verzugszinsen in Rechnung zu stellen.
Säumige Kunden mahnen
Hat der Schuldner nach Ablauf des Fälligkeitsdatums die Rechnung nicht beglichen, erinnert in der Regel die Buchhaltungssoftware an die offene Position. Unternehmen haben verschiedene Möglichkeiten, den säumigen Kunden an die ausstehende Rechnung zu erinnern – eine erste Mahnung erfolgt in der Regel als Zahlungserinnerung in schriftlicher Form. Je nach Unternehmen kann es hilfreich sein, telefonisch nachzuhaken. Eventuell hat der Kunde die Überweisung vergessen und begleicht die Rechnung sofort. Zahlt der Schuldner wegen finanzieller Probleme nicht, kann unter Umständen eine Ratenzahlung vereinbart werden. Führen diese Maßnahmen nicht zum gewünschten Erfolg, wird ein Mahnverfahren eingeleitet oder der Vorgang an ein Inkassounternehmen übergeben.
Verjährungsfristen
Eine wichtige Rolle im Zusammenhang mit der Rechnungserstellung spielen die Verjährungsfristen. Handelt es sich bei dem Schuldner um eine juristische Person, ist die Rechnung innerhalb von sechs Monaten zu stellen. Die Verjährung beginnt am Ende des Jahres der Leistungserbringung und endet nach drei Jahren, innerhalb dieser Zeit muss der Gläubiger seinen Anspruch durchsetzen.