Mittelständische Unternehmen sind darauf angewiesen, mit ihren Ressourcen gut zu haushalten, um mit Wettbewerbern jeder Größe mitzuhalten. Nicht nur in unsicheren Zeiten braucht es dafür fundierte Entscheidungen. Was bedeutet nun das Versprechen moderner ERP-Systeme, optimale Entscheidungsgrundlagen für das operative Geschäft und die Unternehmensstrategie zu schaffen?
Fundierte Entscheidungen: Echtzeitinformationen sind A und O
Wie im Beitrag „So planen, steuern und agieren Sie im Unternehmen mit Informationen in Echtzeit“ beschrieben, sind umfassende, aktuelle Daten ein wichtiger Zeit- und Wettbewerbsvorteil. Damit die dadurch stark steigende Datenmenge genutzt werden kann, kommt es auf die geeignete Auswertung und eine passende Darstellung an. Dem Abteilungsleiter muss das ERP-System Einblick in seinen Bereich liefern. Die Geschäftsleitung braucht den prägnanten Überblick über das Unternehmen.
Dashboards bieten Übersicht
Schnelle, fundierte Entscheidungen verlangen einen schnellen Überblick auf Basis aktueller und verlässlicher Daten. Daher sollen die jeweils für eine Position entscheidenden aggregierten Informationen auf einen Blick ersichtlich sein. Solche Darstellungen werden Cockpit oder Dashboard (Armaturenbrett, das auch im Auto oder einem Boot aktuell informiert) genannt.
Welche Zahlen in welcher Aggregation wie dargestellt werden, kann der Benutzer in gewissen Grenzen selbst entscheiden. Die ERP-Hersteller liefern dafür umfangreiche, praxisnahe Möglichkeiten und Standard-Kennzahlen wie beispielsweise Profitabilität, Rentabilität und Auslastungsgrad.
Schlägt ein aggregierter Wert ungewöhnlich stark aus, kann er detaillierter dargestellt werden. Der Nutzer geht in die Tiefe der Daten. So wird die Ursachenforschung leichter. Auch kann das System auf Wunsch per Push-Meldung auf einen plötzlich stark abweichenden Wert aufmerksam machen und man kann schnell reagieren.
Zahlen anschaulich darstellen
Zahlen sind wesentlich verständlicher, wenn sie grafisch dargestellt werden. Wie sich (Kenn-)Zahlen zeitlich entwickeln, lässt sich am besten als Diagramm erfassen. Die Ampelfarben Grün, Gelb und Rot eignen sich für einen Soll-Ist-Vergleich.
Zwar werden die Büro-Bildschirme immer größer, doch nicht wenige Geschäftsleiterinnen und -leiter möchten sich vor dem Einschlafen noch einmal vergewissern, dass nichts aus dem Ruder läuft. Daher passen Dashboards mit den wichtigsten Zahlen auch auf ein Tablet- oder Handydisplay.
Ratgeber: Was muss eine ERP Software leisten?
ERP Software ist das zentrale Tool, mit dem Unternehmen ihre Geschäfte lenken.
Moderne ERP-Software muss sich flexibel an wirtschaftliche und technologische Neuerungen anpassen.
Unser Ratgeber zeigt, worauf Unternehmen beim Kauf eines ERP-Systems achten sollten
Aktuellen Stand im Blick haben
Ein ERP-Dashboard zu nutzen, bedeutet, das bestehende Berichtswesen durch ein zeitgemäßes, KPI-basiertes Managementinstrument zu ersetzen. Das ist ausgesprochen sinnvoll, denn die Märkte sind heute deutlich dynamischer als noch vor zwanzig Jahren.
Das Dashboard sollte bei jeder größeren operativen Entscheidung und bei allen strategischen Erwägungen berücksichtigt werden. Das mag für langjährige Führungskräfte zunächst ungewohnt sein. Wer es aber nicht tut und sich stattdessen auf sein Bauchgefühl verlässt und auf die Zahlen, die vom Vortag noch im Gedächtnis sind, entscheidet sich heute eher falsch als früher.
Auch sollten Führungskräfte regelmäßig die Prozessperspektive einnehmen und untersuchen, ob sich die Effizienz von Prozessen steigern lässt. Hierfür bieten erweiterte Ansichten tiefer gehende Einblicke. So wird ersichtlich, was zu den aggregierten Zahlen wie genau beiträgt.
Ergebnisse mit Kennzahlen steuern
Für das höhere Management und die Geschäftsleitung sind naturgemäß Finanzkennzahlen am wichtigsten. Allem voran Umsatz, Umsatzrentabilität, Ergebnis und Liquidität. Für jedes Unternehmen gibt es aber auch individuelle Kennzahlen. Welche das sind, muss das Management festlegen. Oft sind diese branchenspezifisch.
Da in vielen Unternehmen auch heute noch Ergebnisberichte ganz oder teilweise von Hand und per Tabellenkalkulation erstellt werden, bedeutet der Wechsel auf ein für das Unternehmen passend eingerichtetes ERP-Reporting gleich mehreres: weniger Stress für das Controlling zum Quartalsende, aktuellere Zahlen und kaum Fehlerquellen. Oft kann sogar ohne viel Aufwand von vierteljährlichen zu monatlichen Ergebnisberichten gewechselt werden.
Welche komplexeren Kennzahlen ein ERP-Systemen aus dem Stand darstellen kann, berichten wir im Blog-Beitrag „Welche Analyseverfahren führen zu besseren Entscheidungen?“