Si vas a emprender, una de las primeras preguntas que te vendrán a la cabeza a la hora de gestionar tu negocio es cómo hacer facturas. En este artículo encontrarás todo lo que debes saber antes de emitir tu primera factura.
- Cómo hacer facturas es una de las preocupaciones más sencillas de resolver entre quienes comienzan a emprender.
- Se factura para cumplir obligaciones legales, pero se obtiene una fuente valiosísima de información
Si te planteas cómo hacer facturas, lo más probable es que tengas que emitir una por primera vez. Y, sí, es un momento emocionante, ya que llegarán los primeros cobros de tu actividad, pero es posible que tengas dudas y sientas responsabilidad.
¡COMPARTE! ¿Te enfrentas a tu primera factura? Te explicamos todo lo que debes tener en cuenta. ¡Toma nota!
Como te explica el vídeo del emprendedor Pau García-Milà, una opción es utilizar una hoja de cálculo del tipo de Microsoft Excel, descargar una plantilla, rellenarla e imprimir un PDF. Sin embargo, esa alternativa tiene algunos inconvenientes. El principal es que, de momento, no se trata de un software certificado. Ten en cuenta que la Ley Antifraude de 2021 exige que la facturación por medios electrónicos utilice software certificado. Se prevé que esto sea una realidad a partir de 2024.
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En este video de Sage Dreamers, el emprendedor Pau García-Milá nos explica cómo facturar en Excel sin errores: los campos clave que debe incluir tu factura, cómo numerarla y la importancia de tenerla guardada correctamente. ¡No te lo pierdas!
Lo primero: Tener clara la importancia de las facturas
Incluso con la emoción que precede a los primeros cobros, quizá no seas consciente de para qué sirven las facturas:
- Lo principal es el cumplimiento de obligaciones fiscales. De hecho, el reglamento de facturación se aprobó en desarrollo de la ley del IVA. Pero también tienen relevancia en otros impuestos. Su contenido se traslada a libros de registro y es la base para rellenar diversos modelos, como el 347.
- No menos necesarias son desde el punto de vista contable. La emisión, recepción, pago y cobro de facturas te llevará a realizar apuntes en el libro diario. Puedes anotar las operaciones de un período (no superior al trimestre) si la información aparece en otros libros o registros.
- También es un medio de prueba de tus operaciones comerciales. De hecho, en caso de juicio con un proveedor o cliente, pueden tener cierta utilidad, como otros documentos privados, para aclarar qué ha sucedido.
- Son una de las principales fuentes de información empresarial. En la era de los datos, las facturas te están contando algunos muy valiosos: a quién compras o vendes, cuándo y dónde lo haces, cuánto te cuesta, cuántas unidades se intercambian, etcétera. Una buena solución de gestión te ayudará a poner todos esos datos en relación con otros de pagos y tesorería, procesos, investigación de mercados, entorno macroeconómico y financiero, comportamiento de clientes, etcétera., para lograr la información más útil en la toma de tus decisiones de negocios.
Las facturas son obligatorias por muchos motivos marcados por la ley, pero también enormemente útiles para obtener información empresarial que oriente las mejores decisiones.
Tipos de facturas: Factura completa y simplificada
La factura completa tiene un contenido un poco más desarrollado y la puedes emitir siempre. La simplificada es optativa y la podrás emplear en operaciones de menos de 400 euros (en algunos sectores el límite se eleva hasta los 3 000 euros) y en facturas rectificativas. Entre las principales diferencias entre ambos formatos destacan:
- Se necesita incluir menos datos identificativos del destinatario en la factura simplificada.
- La descripción de las operaciones es más detallada en la factura completa que en la simplificada.
- En las completas es necesario incluir datos de precio unitario, precio sin IVA, descuentos y rebajas. En las simplificadas, solo es obligatorio que aparezca la contraprestación total.
- El desglose de bases y tipos del IVA es menor en la factura simplificada.
Cómo hacer facturas: El contenido
En la factura, puedes añadir cualquier contenido que te resulte útil u oportuno. No obstante, puedes encontrar todas las menciones que son obligatorias en los artículos 6 (para la factura completa) y 7 (para la simplificada) del reglamento de facturación. En general, destacan los siguientes bloques de contenido:
- Datos de la propia factura: número, serie, fecha de expedición.
- Identificación del proveedor y, en las facturas completas, también del cliente. No solo se incluyen nombres o denominaciones y los NIF, sino también el domicilio.
- Descripción de las operaciones, con la identificación de los bienes entregados o los servicios prestados.
- Datos de precios y unidades intercambiadas. En las simplificadas, solo es obligatorio incluir los datos de contraprestación total.
- Repercusión de impuestos (como el IVA), retenciones (como las del IRPF) y otros datos fiscales.
- Indicación de que se aplica un determinado régimen especial del IVA.
De todas formas, recuerda que una de las funciones más útiles de una solución de facturación es aportar orden. Encontrarás una lista organizada de campos que irás rellenando según sea tu caso.
Además, parte del contenido puede rellenarse automáticamente. Por ejemplo, si das de alta un cliente, en todas las facturas aparecerán sus datos con una simple selección del que necesitas.
Qué se hace con las facturas
Con las facturas, tendrás varias tareas:
- Completas la factura y la expides con una fecha determinada. Para un único destinatario, puedes expedir una factura recapitulativa correspondiente a todas las operaciones del mes.
- Tendrás que remitírsela al destinatario (el cliente, normalmente). En el caso de que sea un empresario o profesional, lo normal es que el plazo para hacerlo sea hasta el 16 del mes siguiente a la expedición de la factura.
- Debes conservar las facturas (las emitidas, pero también las recibidas), en principio durante el plazo de prescripción del IVA, que son cuatro años. En facturas recibidas por bienes sometidos a un período de regularización, el plazo se amplía durante todo el período de regularización y cuatro años más.
- Existen libros de registro de datos de facturación, tanto en el IVA como en el IRPF. También deberás reflejar datos de facturación en los libros de contabilidad, si estás obligado a llevarla, y en modelos fiscales.
- En algunos casos, puedes tener que rectificar una factura. Lo más habitual es que tengas que hacerlo cuando falta algún contenido obligatorio o tienes que modificar la base imponible del IVA.
- Aunque solo puedes expedir una factura original, te pueden pedir un duplicado de la factura cuando hay varios destinatarios o, por cualquier causa, se haya perdido el original.
- En algunos trámites, pueden requerirte que presentes alguna factura. Por ejemplo, es habitual en solicitudes de subvenciones.
Como ves, las facturas no son demasiado complicadas, pero te serán útiles en muchas circunstancias. Y lo más importante: no solo sirven para cumplir obligaciones, sino para trabajar sus datos y convertirlos en soluciones prácticas para tu negocio.