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¿Cuáles son los libros fiscales que debo tener en mi empresa?

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Aquellas empresas cuya fiscalidad está sujeta al IVA deben elaborar y gestionar una serie de libros fiscales.

  • Hablamos de los libros de facturas emitidas, recibidas, bienes de inversión y determinadas operaciones intracomunitarias
  • Los soluciones de contabilidad ya vienen programadas para que, a la vez que se contabiliza, estos libros queden debidamente registrados

Las obligaciones fiscales y contables nunca cesan. Además, no solo se basan en pagar o cobrar. Entre otras formalidades, hay tres tipos de libros necesarios para llevar al día la actividad de una empresa: los libros mercantiles, contables y fiscales. Y debemos tener presentes los tres, ya que cuentan con normativas diferentes.

En el caso de los libros fiscales, estos tienen una repercusión especial en el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA), pero también en el IRPF. Veamos los principales aspectos relacionados con esta relevante obligación formal.Libro de facturas emitidas

En dicho libro, también conocido como libro de facturas expedidas, se inscribirá cada una de las facturas emitidas por todas las operaciones sujetas a IVA, también incluidas las operaciones exentas, de autoconsumo y las facturas rectificativas.

Aunque este libro ya viene configurado en las soluciones de contabilidad de hoy en día, el libro debe tener un diseño y contenido concreto, que es siguiente:

  • Número y, en su caso, serie de factura.
  • Fecha de expedición y de realización de las operaciones.
  • NIF del cliente.
  • Nombre y apellidos o, en su caso, denominación o razón social del cliente.
  • Base imponible de la operación.
  • Tipo impositivo del IVA.
  • Cuota del IVA.
  • Recargo de equivalencia (si lo hubiera).
  • Importe total de la operación.

Las facturas emitidas deben registrarse de forma separada, aunque existe alguna excepción. Podrían sustituirse por asientos resumen siempre que estas operaciones se realicen dentro del mismo mes, se les aplique el mismo impuesto y no sea obligatorio que aparezca reflejado el destinatario.

También podrá anotarse en varios asientos correlativos una misma factura cuando incluya operaciones con distintos tipos impositivos.

En caso de que seamos una empresa que gestione el IVA por el Suministro Inmediato de Información (SII), se remitirán a la Agencia Tributaria vía electrónica los datos de las facturas emitidas y, por tanto, ya no tendremos que llevar el libro de facturas emitidas.

Los autónomos que se encuentren en el régimen fiscal de estimación objetiva o módulos no estarán obligados a llevar este libro, aunque sí tendrán que guardar los justificantes de las operaciones.

Libro facturas recibidas

En este documento deberán anotarse todas las facturas recibidas y documentos de aduana, correspondientes a los bienes adquiridos o importados y demás servicios recibidos. En particular, se anotarán:

  • Facturas y documentos de aduana de los bienes adquiridos y los servicios recibidos.
  • Las facturas que correspondan a las compras intracomunitarias de bienes sujetas al impuesto incluida su cuota tributaria.
  • En el caso de inversión del sujeto pasivo, la factura original o justificante contable de la operación por quien emite una entrega de bienes o prestación de servicios.
  • Las facturas rectificativas.

Al igual que en el libro de facturas emitidas, éste debe contener un mínimo de información en cada asiento: número y serie de la factura, la fecha de expedición, la fecha de realización de la operación, nombre y apellidos, razón social, identificación fiscal, base imponible, tipo impositivo y cuota tributaria.

Libro de bienes de inversión

Antes de ver qué tiene que incluir este libro, debemos mencionar que los bienes de inversión hacen referencia a aquellos bienes que, por su naturaleza y función, estén normalmente destinados a ser utilizados por un período de tiempo superior a un año como instrumentos de trabajo o medios de explotación. Un ejemplo de un bien de inversión puede ser un ordenador o un local.

La Agencia Tributaria nos indica que estos bienes deben ser amortizados durante toda su vida útil. Por ello, debemos llevar el libro registro de bienes de inversión. Este registro forma parte de los documentos de facturación.

Si, más adelante, se realizase una venta de uno de los activos, este deberá ser eliminado de este fichero o libro fiscal. Las rectificaciones, en cuanto afecten a la regularización de las deducciones por adquisiciones de bienes de inversión, se anotarán en el Libro registro junto a la anotación del bien al que se refieran.

Libro de determinadas operaciones intracomunitarias.

Hay un cuarto libro, menos conocido, donde se registran exclusivamente dos operaciones: el envío o recepción de bienes para la realización de informes periciales y las transferencias de bienes de la empresa procedente de otros estados miembros y las adquisiciones intracomunitarias de bienes.

Cuidado, no debemos confundir conceptos. Las adquisiciones intracomunitarias de bienes habituales, así como las entregas intracomunitarias de bienes habituales, se deben registrar en el libro registro de facturas recibidas y emitidas respectivamente.

En este otro libro registro deberán constar los siguientes datos:

  • Operación y fecha de esta.
  • Descripción de los bienes objeto de la operación con referencia, en su caso, a su factura de adquisición o título de posesión.
  • Otras facturas o documentación relativas a las operaciones de que se trate.
  • Identificación del destinatario o remitente, indicando su número de identificación a efectos del Impuesto sobre el Valor Añadido, razón social y domicilio.
  • Estado miembro de origen o destino de los bienes.

Obligaciones para empresarios individuales y profesionales que tributen en el IRPF

¿Y si tributamos en el IRPF por rentas de actividades económicas? En este caso, las obligaciones de libros fiscales cambian en función del régimen y del tipo de actividad. A continuación, vamos a ver estos casos especiales.

En caso de que seamos empresarios no mercantiles en estimación directa normal o desarrollemos actividades empresariales que tributan bajo el régimen de estimación directa simplificada, tendremos como obligación llevar los siguientes libros:

  • Libro registro de ventas e ingresos.
  • Libro registro de compras y gastos.
  • Libro registro de bienes de inversión.

Sin embargo, los profesionales en estimación directa, en cualquiera de sus modalidades, tendrán como obligación:

  • Libro registro de ingresos.
  • Libro registro de gastos.
  • Libro registro de bienes de inversión.
  • Libro registro de provisiones de fondos y suplidos.

Por últimos, los empresarios y profesionales en estimación objetiva tendrán que llevar el libro de registro de bienes de inversión si se deducen las amortizaciones como gasto y el libro registro de ventas e ingresos.

El resto de los empresarios mercantiles en estimación directa normal habrá de llevar la contabilidad ajustada a las normas contables convencionales.

Finalmente, conviene señalar que, en lo referente al IVA, a principios de este año tuvimos novedades en el formato electrónico de libros de registro de dicho impuesto. Estas novedades, que las podemos ver en el manual publicado por Hacienda, están dirigidos a aquellos sujetos pasivos que no tengan la obligación de llevar sus libros registro del IVA a través del SII.