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Digitale Verwaltung statt langwierige Behördengänge

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Digitale Verwaltung statt langwierige Behördengänge

Anmeldungen und Mutationen bei Behörden sorgen bei KMU mitunter für grossen Aufwand. Das neue E-Government-Portal EasyGov vereinfacht den Kontakt mit Bund, Kantonen und Gemeinden.

Wer in der Schweiz eine Firma gründen will, brauche 14 Bewilligungen von 14 Behörden, und das Ganze dauere 14 Monate. In Schanghai benötige man für die gleichen Schritte nur zwei Monate. So wurde Bundesrat Johann Schneider-Ammann zitiert, als er im November 2017 den neuen Online-Schalter für Unternehmen einweihte. Die Aussage war zwar reichlich überspitzt, doch dass es bei der behördlichen Administration von KMU noch Vereinfachungspotenzial gebe, wisse der ehemalige Unternehmer aus eigener Erfahrung, wie er erklärte. Bund, Kantone und Vertreter aus der Privatwirtschaft haben das Online-Portal EasyGov im Rahmen der E-Government-Strategie Schweiz lanciert, um den administrativen Aufwand für KMU und Start-ups zu vermindern und zu zentralisieren.

Ein Portal für viele Aufgaben

Auf easygov.swiss kann man in wenigen Schritten eine Firma gründen, aber auch bestehende Firmen verwalten. So lassen sich etwa Anmeldungen oder Mutationen im Handelsregister vornehmen, Mitarbeitende bei der AHV und einer Unfallversicherung anmelden oder Transaktionen für die Mehrwertsteuer durchführen. In der ersten Phase stehen also grundlegende Anmeldungen und Mutationen im Vordergrund. Weitere elektronische Behördenleistungen von Bund, Kantonen und Gemeinden sollen schrittweise integriert werden. Bis Ende 2019 sollen die meistgefragten Behördengänge online verfügbar sein.

Die Grenzen des Digitalen

Doch nicht alles lässt sich digital abwickeln. Einige persönliche oder amtliche Mutationen müssen Unternehmer weiterhin vor Ort vornehmen. So muss etwa die Änderung des Unternehmensnamens oder Unternehmenszwecks durch einen Notar beglaubigt und beim kantonalen Handelsregisteramt eingereicht werden. Was aus Sicherheitsgründen zurzeit ebenfalls nicht vereinfacht werden kann, ist der Vollmachtsprozess auf dem Briefweg, der bei der Anmeldung bei EasyGov erforderlich ist. Ganz digital geht’s also nicht.

Wer EasyGov nutzen will, muss zuerst einen Account einrichten und per 2-Faktor-Identifikation oder mittels SuisseID bestätigen. Danach kann man einen persönlichen Zugriff beantragen. Erhält die erstanmeldende Person den Zugriff, kann sie via Vollmachtsprozess weitere Personen einladen.

Zugriff für Treuhänder und Geschäftspartner

Die zusätzlichen Benutzer können etwa Unternehmenspartner, HR-Mitarbeitende oder auch Treuhänder sein, denen entsprechende Berechtigungen zugewiesen werden können. Im zentralisierten System müssen grundlegende Unternehmensdaten nur einmal erfasst werden und stehen den verschiedenen Behörden und Benutzern jederzeit zur Verfügung. Die einmalige Datenerfassung soll zudem Medienbrüche und somit Fehlerquellen verhindern. Insbesondere für Treuhänder, die für unterschiedliche Unternehmen arbeiten, bietet die Bündelung verschiedener Aufgaben auf einem Online-Portal Vorteile, weil die Benutzer jederzeit Zugriff auf zentral abgelegte Daten haben.

Auch für Laien eine Vereinfachung

Wir haben es getestet: Die Bedienung des elektronischen Schalters ist einfach. Schliesslich sollen auch Benutzer von Unternehmen nicht abgeschreckt werden, bei denen die Digitalisierung nicht weit fortgeschritten ist. Im Gegenteil: Weil man als registrierter Benutzer Schritt für Schritt durch die Möglichkeiten geleitet wird, sinkt die Gefahr, dass man gesetzliche Behördengänge und Pflichten vergisst. Startet man beispielsweise mit einer Online-Firmengründung, wird man nach der Rechtsform, der Branche und dem zu erzielenden Umsatz gefragt. Dabei zeigt das System dem Benutzer nur diejenigen Schritte an, die notwendig und überhaupt für das jeweilige Unternehmen möglich sind. Liegt das Umsatzziel beispielsweise unter 100’000 Franken jährlich, wird man nur bei Ausnahmefällen (z. B. je nach Branche) nach der Mehrwertsteueranmeldung oder dem Handelsregistereintrag gefragt. Ebenso macht einem das System darauf aufmerksam, wenn einzelne Informationen fehlen.

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