Kreditorenbuchhaltung

Die Funktionen der Kreditorenbuchhaltung

Die Kreditorenbuchhaltung als Unterabteilung der Finanzbuchhaltung bildet einen wichtigen Bestandteil des Rechnungswesens eines Unternehmens. Sie erledigt alle Aufgaben, die im Zusammenhang mit eingehenden Rechnungen stehen. Als Kreditor bezeichnen Fachleute Lieferanten und Dienstleister, die an das Unternehmen Waren liefern oder Leistungen erbringen. Anschliessend erstellen sie Rechnungen, deren Bearbeitung in der Kreditorenbuchhaltung erfolgt. In dieser Abteilung legen die Mitarbeiter für jeden Lieferanten einen Kreditorenstamm an. Dabei erfassen sie dessen vollen Firmennamen, die Anschrift, den Steuerschlüssel und gegebenenfalls weitere Daten, wie zum Beispiel in Bezug auf regelmässig eingeräumte Skonti und Rabatte.

Erfassung und Prüfung

Nach dem Eingang von Rechnungen erfolgt üblicherweise die Paginierung mit einem Eingangsstempel für die Dokumentation des Datums. Darüber hinaus versieht die Kreditorenbuchhaltung jede eingehende Rechnung mit einer fortlaufenden Nummer. Anschliessend ist eine Überprüfung der sachlichen Richtigkeit und der korrekten Höhe des in Rechnung gestellten Betrags erforderlich. In grösseren Betrieben arbeiten die Kreditorenbuchhalter dabei eng mit den jeweiligen Fachabteilungen zusammen, die für die Bestellung der entsprechenden Waren und Dienstleistungen verantwortlich sind. Das Ergebnis der Rechnungsprüfung wird mit Haken und Namenskürzel direkt auf der Eingangsrechnung dokumentiert.

Der Zahlungsausgleich

Die Kreditorenbuchhaltung stellt sicher, dass die Bezahlung sämtlicher Eingangsrechnungen fristgerecht erfolgt. Dabei ist auch darauf zu achten, dass eventuelle Abzüge wegen Skonto, Rabatten oder Qualitätsmängeln vorgenommen werden. In grösseren Unternehmen stellen die Kreditorenbuchhalter eine Zahlungsvorschlagsliste zusammen, die zur Einhaltung des Vieraugenprinzips von einem anderen Mitarbeiter gegenzuzeichnen ist. Diese Liste enthält die Bankdaten der Kreditoren sowie die zu überweisenden Beträge. Heute erfolgt die Banküberweisung nahezu ausschliesslich online, bei grösseren Volumina in Form des automatisierten Datenaustausches.

Das Buchen

Die Kreditorenbuchhaltung übernimmt ausserdem die Kontierung der Eingangsrechnung. Dabei erstellt sie den Buchungssatz, der das entsprechende Kreditorenkonto und ein Aufwandskonto anspricht. Dieser Aufgabe kommt besondere Bedeutung zu, denn nur die Zuordnung der eingehenden Rechnung zu den korrekten Aufwandskonten stellt sicher, dass eine aussagekräftige Kosten-Leistungs-Rechnung und ein sinnvolles Controlling möglich sind. Bei der Buchung ist der meist in den Stammdaten der Kreditoren hinterlegte Steuerschlüssel zu beachten.

Die Aufbewahrung

Für die Archivierung der Eingangsrechnung gilt dieselbe Frist wie für alle übrigen Buchhaltungsunterlagen: Sie sind für einen Zeitraum von zehn Jahren aufzubewahren. Dabei müssen die Belege jederzeit verfügbar sein, zum Beispiel für eine Betriebsprüfung. Eine systematische Ablage nach der Nummer der Eingangsrechnungen erweist sich als besonders praktisch.

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