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6 Tipps für einen gesunden Cashflow

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Cashflow

Wissen Sie über die liquiden Mittel Ihrer Firma Bescheid? Insbesondere in wirtschaftlich schwierigen Zeiten dürfen Sie das Cashflow-Management nicht vernachlässigen. 6 praktische Tipps helfen weiter.

Gerade in wirtschaftlich unsicheren Zeiten ist es von grösster Wichtigkeit, die Liquidität – also das verfügbare Geld – jederzeit im Auge zu behalten, um die Handlungsfähigkeit der eigenen Firma zu gewährleisten. Dabei geht es einerseits um eine intensive Cashflow-Kontrolle, andererseits aber auch um Prozessoptimierung und schlichte Sparanstrengungen. All das geht nur mit einer gehörigen Portion Disziplin und wird vereinfacht durch den Einsatz der richtigen Mittel.

1 Intensive Cashflow-Kontrolle

Es ist von grösster Wichtigkeit, jederzeit über den Cashflow Bescheid zu wissen. Welche Rechnungen sind in welchem Status? Mit welchen Ausgaben ist in den nächsten Tagen und Wochen zu rechnen? Verzögern sich grössere Einzahlungen? Wie sieht der aktuelle Kontostand aus und wie entwickelt er sich? Von hohem Nutzen ist eine Buchhaltungs-Software, welche die Echtzeitdaten der Bank anzeigen kann. Wöchentliche Rapporte sind unter Umständen zu wenig flexibel, um schnell auf eine schwierige Situation reagieren zu können. Selbstverständlich ist es in Zeiten von Homeoffice essenziell, auch mal von zu Hause bzw. standortunabhängig auf diese Daten zugreifen zu können.

2 Rechnungen schreiben und mahnen

Ein Tipp, der selbstverständlich tönt, es aber bei weitem nicht ist: Schreiben Sie Ihre Rechnungen möglichst zeitnah. Am besten noch am selben Tag, an dem Sie den Auftrag erledigt haben. In KMU werden administrative Arbeiten oft verschoben zugunsten der täglichen Arbeit für den Kunden. Rechnungen werden häufig sogar erst Ende Monat ausgestellt. Das kann sich unter Umständen verheerend auf den Cashflow auswirken. Halten Sie Ihre Mitarbeitenden dazu an, die Arbeitsrapporte jeweils sofort auszufüllen, wenn möglich noch beim Kunden vor Ort. Ein digitalisierter Prozess hilft, Zeit zu sparen und das Erfassen der Stunden zu vereinfachen.

Ins gleiche Kapitel gehört das Mahnwesen. Behalten Sie die Zahlungsmoral Ihrer Kunden im Auge. Mahnen Sie zuverlässig nach 30 oder 60 Tagen. Sprechen Sie mit Kunden, die im Verzug sind, über deren Situation. Es geht nicht darum, den Kunden zu nerven, sondern die Zahlungsfähigkeit der eigenen Firma zu garantieren.

Beachten Sie dazu auch Artikel 6 der COVID-19-Verordnung! Hier wird der Schuldnerschutz zu Lasten der Gläubiger vorübergehend ausgebaut. Das heisst im Klartext: Ihre Firma gerät unter Umständen in einen Liquiditätsengpass, weil Sie das geschuldete Geld nicht eintreiben können. Bei grösseren Arbeiten sollten Sie darum einen Teil der geschuldeten Summe als Anzahlung oder zumindest im Laufe des Projekts verrechnen. Das gibt Ihnen mehr Sicherheit und freut Ihren Cashflow.

3 Anreize schaffen

Einen positiven Cashflow erreichen Sie, wenn Ihre Kunden die früh ausgestellten Rechnungen möglichst bald bezahlen. Ein gutes Mittel ist hier der Skonto, also ein Rabatt bei sofortiger Zahlung. Nur schon 3 Prozent Preisnachlass ist für viele Betriebe ausreichend, um sie zu einer schnellen Zahlung zu animieren. In Zeiten tiefer Zinsen lohnt sich die schnelle Zahlungsverarbeitung gleich doppelt.

4 Lagerbestand optimieren

Sie brauchen einen Lagerbestand, damit Sie Ihr Geschäft reibungslos abwickeln können? Die Organisation dieses Lagers ist ein entscheidender Faktor für einen gesunden Cashflow: Zu viel Vorrat wirkt sich negativ aus, ein zu dürftig ausgestattetes Lager führt unter Umständen dazu, dass Sie einen lukrativen Auftrag nicht ausführen können. Der Ressourcenplanung (was brauche ich sicher, mit welchen Aufträgen darf ich rechnen und wie sieht die Liefersituation aus?) muss das grösste Augenmerk geschenkt werden. Moderne Hilfsmittel wie eine ERP-Software ermöglichen eine optimale Lagerhaltung.

Just in time war vor der Corona-Krise das Schlagwort schlechthin. Bestellt wurde, wenn immer möglich erst beim Auftragseingang, um die Lagerkosten tief zu halten. Die Situation hat sich aber dramatisch verändert. Sie müssen jetzt wissen oder abklären, ob wichtige Lieferketten unterbrochen wurden und Sie nun allenfalls einen grösseren Lagerbestand brauchen. Berücksichtigen Sie dabei unbedingt, wie sich das mittelfristig auf Ihren Cashflow auswirkt (Lagerkosten, Wertverlust). Vergessen Sie nicht, Posten wie Miete und Löhne in den Gesamtkosten für die Lagerhaltung zu berücksichtigen.

5 Kosten optimieren

Gerade in Zeiten, in denen die Zukunft düster aussieht, lohnt es sich, auch vermeintlich kleinere Ausgaben genauer unter die Lupe zu nehmen. So fallen je nach Branche beispielsweise die Druckkosten recht stark ins Gewicht und es lohnt sich, gewisse Prozesse komplett zu digitalisieren. Möglicherweise ist jetzt der richtige Zeitpunkt, auf einen günstigeren Telefonprovider umzusteigen. Prüfen Sie, ob Sie gewisse Dienstleistungen besser als Service von externen Anbietern beziehen sollten. Dem Cashflow tut es gut, wenn Sie in solchen Fällen mal eine ehrliche Vollkostenrechnung (inklusive aller versteckten internen Kosten) machen.

Anschaffungen wirken sich ebenfalls auf den Cashflow aus. Prüfen Sie, ob bei gewissen Anschaffungen ein Leasing von Vorteil ist oder ob Sie gewisse Rechnungen (z. B. Steuern) auf Raten zahlen können. Das spielt zwar in der Buchhaltung keine Rolle, wirkt sich aber positiv auf Ihren Cashflow aus.

6 Mitarbeitende einbeziehen

Diese Tipps helfen Ihnen, über genügend finanzielle Mittel zu verfügen, um handlungsfähig zu bleiben. Die Umsetzung verlangt aber Disziplin und kann unter Umständen knausrig wirken. Informieren Sie daher Ihre Mitarbeitenden über die Gründe für angepasste Prozesse und Sparmassnahmen. Mit dem nötigen Verständnis kommen von dieser Seite vielleicht sogar weitere sinnvolle Vorschläge zu einer Optimierung des Cashflows.

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