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Welche ERP-Software braucht mein KMU?

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ERP-Evaluation

Reicht ein Buchhaltungsprogramm oder soll es eine komplette Business-Software sein? Die ERP-Checkliste von Sage hilft, bei der Evaluation die richtigen Fragen zu stellen und die passende Lösung zu finden.

Jedes Unternehmen benötigt eine Softwarelösung für die administrative Verwaltung. Je nach Unternehmensgrösse und Branche bestehen jedoch sehr unterschiedliche Anforderungen an eine solche Anwendung. Während in einem kleineren KMU eine einfache Lösung mit einer Lohnsoftware gerade noch ausreichend ist, müssen in grösseren Betrieben auch erweiterte Aufgaben in der Finanz- und Personalverwaltung digital erledigt werden können. Vielleicht müssen aber auch zusätzliche Bereiche und Tätigkeiten wie Lagerverwaltung, Auftragswesen, Leistungs- und Zeiterfassung, ein Dokumentenmanagement oder die Kunden- und Kontaktverwaltung in das System integriert werden können.

Digitalisieren ist oft die richtige Strategie

Ein reines Buchhaltungsprogramm ist für viele KMU nicht immer ausreichend. Auch in kleinen Betrieben werden immer mehr Geschäftsprozesse digital verarbeitet – mithilfe einer ERP-Lösung. In der Evaluation einer passenden Softwarelösung sollten vor allem die aktuell wichtigen Prozesse, aber auch absehbare künftige Anforderungen berücksichtigt werden. Soll die Lösung beispielsweise die Möglichkeit bieten, die Mehrwertsteuer abzurechnen oder Rechnungen und Lieferscheine zu erstellen oder gleich den Jahresabschluss zu erledigen? Die ERP-Checkliste von Sage führt Sie durch solche und ähnliche Fragen zum Ziel.

Grundsätzlich gilt: Je mehr Aufgaben Sie mit der Buchhaltungssoftware oder mit dem ERP erledigen, umso grösser sind in der Regel die Benefits durch Zeit- und Kostenersparnis. Insbesondere mit der digitalen Lohnverwaltung inklusive der Erfassung von Abzügen sowie der Berechnung von Ferientagen oder Provisionen können Sie im Unternehmen viel Administrationsaufwand und Papierkram einsparen. Dazu gehört auch das einheitliche Lohnmeldeverfahren (ELM) und der digitale Versand von Lohnabrechnungen. Dabei ist es wichtig, dass die Lohn- und Personaldaten im selben System vorhanden sind oder dass die verschiedenen Softwarelösungen miteinander interagieren können. Besteht eine enge Zusammenarbeit mit einem Treuhänder, kann es von Vorteil sein, wenn beide Seiten dieselbe Softwarelösung nutzen.

Kostenlose ERP-Checkliste

Reicht ein Buchhaltungsprogramm oder soll es eine komplette Business-Software sein? Mit der kostenlosen ERP-Checkliste von Sage finden Sie die passende Lösung.

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Unternehmensgrösse und Zukunftssicherheit

Kriterien wie betriebliche Prozesse und bestehende IT-Abhängigkeiten sind ebenfalls wichtige Bezugspunkte zur Evaluation Ihrer Software. Um alle spezifischen Bedürfnisse des eigenen Unternehmens einfliessen zu lassen, hilft die detaillierte Auseinandersetzung über die Funktionalitäten einer künftigen Softwarelösung. Wichtige Kriterien sind dabei etwa die Anzahl der Mitarbeitenden, vorhandenes Know-how innerhalb der Firma sowie die Komplexität der zu verarbeitenden Prozesse. Denn während eine junge, wachsende Firma mit einer sofort verfügbaren Standardsoftware vielleicht gut bedient ist, benötigt ein grösseres Unternehmen mit komplexen Prozessen eher eine massgeschneiderte Softwarelösung. Ein weiterer Aspekt ist die Art der Datenhaltung: Sollte es eine lokale Installation, eine in der Cloud gehostete Lösung oder eine hybride Lösung sein?

Lassen Sie bei der Evaluation der Unternehmenssoftware möglichst viele Möglichkeiten für die Zukunft offen, ist das Unternehmen gewappnet, wenn es wächst. Doch macht eine überdimensionierte Software für ein kleines Unternehmen kaum Sinn, da Komplexität und Kosten unnötig hoch ausfallen. Die Lösung kann deshalb entweder ein modulares System sein, bei dem ein Upgrade möglich ist – oder aber eine Lösung, welche Anbindungen an andere Softwarelösungen ermöglicht. Dies ist beispielsweise bei Sage 50 Extra der Fall, bei welcher nach dem Best-of-Breed-Ansatz eine offene Architektur vorherrscht, die Schnittstellen zu Drittlösungen erlaubt.

Eine systematische Herangehensweise an die Softwarewahl zahlt sich in der Zukunft aus. Die ERP-Checkliste von Sage hilft bei der Evaluation. Sage bietet zudem einen Workshop an, der Unternehmen bei der Evaluation individuell begleitet. Ist die Wahl einmal auf ein ERP gefallen, geht es an die nächsten Schritte zur Planung und Einführung des neuen Systems. Dabei gibt es einige Stolperfallen, die es zu beachten gilt. Weitere Tipps zur Evaluation und Einführung eines neuen ERP finden Sie in unserem Blog-Beitrag «ERP-Einführung: So machen Sie es richtig».