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Sage Work Smart Home Office

Bei Sage Schweiz gelten flexible Arbeitsformen. Mit der freien Arbeitsplatzbelegung in den Büros in Root und der Möglichkeit, die Arbeitszeit selbst einzuteilen, erhalten die Mitarbeitenden mehr Freiheit und Vertrauen vom Arbeitgeber, aber auch mehr Selbstverantwortung. 

Hinweis der Redaktion: Der Beitrag und die Interviews mit den Mitarbeitenden wurden kurz vor Ausbruch der Corona-Krise erstellt. Die Aussagen beziehen sich auf das Arbeiten unter normalen Umständen. Momentan arbeiten die Mitarbeitenden der Sage Schweiz AG im Home Office, um die vom Bund getroffenen Massnahmen zu unterstützen.

Hell, grosszügige Sitzungs- und Freizeiträume, eine entspannte, ruhige und konzentrierte Atmosphäre. So muss ein modernes Büro aussehen. Sage hat den Schritt gewagt und seine alten Büroräumlichkeiten radikal umgestaltet – und nicht zur das: Im Zuge der Renovation veränderte der Software-Entwickler in Root auch gleich das Konzept der Arbeit an sich.

Sage soll auf diese Weise in der Schweiz zum «Best Place to Work» werden. Inzwischen dürfte das ambitionierte Ziel nähergerückt sein: Während vier Monaten wurden die Büroräumlichkeiten in Root D4 umgebaut und ein neues Zusammenarbeitsmodell implementiert. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhielten nicht nur einen angenehmen Arbeitsplatz, sondern auch die Möglichkeit, ihre Arbeitszeit und ihren Arbeitsort flexibel wählen zu können. «Work Smart» nennt sich diese flexible Arbeitsform, bei der moderne Kommunikationsmittel und digitale Technologien dafür sorgen, dass ortsunabhängig und produktiv gearbeitet werden kann.

Clean-Desk-Strategie

Flexible Arbeitsplatzbelegung heisst auch: Die Mitarbeitenden räumen ihren Arbeitsplatz abends auf. Am nächsten Tag kann eine Kollegin oder ein Kollege den «clean desk» benutzen. Allen Mitarbeitenden stehen eine Box und ein kleiner Schrank zur Verfügung, in dem sie ihre persönlichen Gegenstände, Papierdokumente oder das Notebook und andere Geräte verstauen können.

Einen geeigneten Arbeitsplatz finden alle Mitarbeitenden. Moderne, höhenverstellbare Pulte, übrigens alle tipptopp aufgeräumt, weder Papierberge noch Bildschirme mit Post-It sind zu sehen. Jedes der abwechslungsreich gestalteten Sitzungszimmer ist optimiert für die kollaborative Zusammenarbeit. Schalldichte «Telefonräume», die Kaffee-Ecke und eine Cafeteria setzen weitere Akzente.

Die Frage bleibt: Hat sich mit den neuen Büros etwas verändert? Hat nun jeder einfach sein Lieblingsplätzchen oder sitzt man ohnehin immer mit seinen Teamkollegen zusammen? Sucht man sich einen belebten Platz, eine ruhige Ecke oder arbeitet man nun häufig im Home Office? Vier Sage-Mitarbeitende erzählen, wie sie den «Best Place to Work» erleben.

René Albert ist Leiter Segment Small und arbeitet an 1 bis 2 Tagen pro Woche im Home Office

«Da meine Kinder ein- bis zweimal pro Woche zum Mittagessen zu mir kommen, ist es extrem praktisch, wenn ich an diesen Tagen zuhause arbeiten kann. Dort strukturiere ich meinen Arbeitstag ähnlich wie im Büro: Ich beginne morgens um 7 Uhr, um 12 Uhr wechsle ich in die Rolle des Papas und koche das Mittagessen, bevor die Kinder um 1 Uhr kommen. Danach geht’s zurück zur Arbeit – ins Nebenzimmer. Da ich den Arbeitsweg einspare, arbeite ich zuhause tendenziell länger. Ich denke aber nicht, dass es funktionieren würde, wenn wir alle fünf Tage in der Woche im Home Office arbeiten würden. Der Mensch ist ja ein soziales Wesen, man will ja mit anderen Leuten Kontakt haben, mit anderen Leuten zusammenarbeiten, sich austauschen.

Sage Work Smart

René Albert, gerade im Sage-Büro, arbeitet 1 bis 2 Tage im Home Office.

Auch funktionieren manche Meetings mit physischer Anwesenheit besser. So können wir etwa wöchentliche 08/15-Meetings wie Status-Updates, gut von zuhause aus erledigen. Müssen wir aber im kreativen Modus gemeinsam etwas erarbeiten, dann ist die Nähe, das Zwischenmenschliche doch sehr wichtig. Wenn ich im Büro bin, setze ich mich meistens am selben Ort hin. Unser Team hat einen Bereich, in dem wir uns meistens aufhalten – auch, damit andere Mitarbeitende uns gut finden können.

Früher hatten wir etwa ein Drittel mehr Fläche. Wir sind näher zusammengerückt.  Dadurch ist der Austausch untereinander besser geworden. Durch die flexiblen Arbeitsplätze kann ich auch mal beim Support oder bei der Produktentwicklung reinsitzen. Eigentlich könnte ich mich irgendwo hinsetzen, zum Beispiel auch an den Platz unseres Country Managers. Und wenn ich mal wirklich ungestört sein möchte, habe ich die Möglichkeit, mich in eine unserer Arbeitskabinen zurückzuziehen.“

Lydia Betschart ist Leiterin HR bei Sage Schweiz und mag das Arbeiten im Grossraumbüro

„Ich nutze das Home Office eher selten, etwa wenn ich Konzepte schreibe oder wenn ich in Ruhe an einem Projekt arbeite. Ich finde auch, dass wir von der HR-Abteilung oft vor Ort sein sollten. Das persönliche Gespräch hat für mich einen wichtigen Human Factor. Wichtige Gespräche wie Interviews kann ich schliesslich auch nicht von zuhause aus führen. Videokonferenzen kommen für mich dazu nicht infrage – ich spüre das Gegenüber dann einfach zu wenig.

Sage Work Smart

HR-Leiterin Lydia Betschart schätzt den persönlichen Austausch mit den Mitarbeitenden und arbeitet meistens im Büro.

Allgemein nutzen nicht alle die Möglichkeit für Home Office gleich stark, da in manchen Abteilungen das externe Arbeiten einfacher möglich ist als in anderen. Viele Mitarbeitende sagen aber auch klar, dass sie lieber im Büro arbeiten als zuhause. So wie ich das mitbekomme, schätzen die Leute die neuen Büros, und ich denke, für viele ist auch der Austausch wichtig, der hier stattfindet. Mir persönlich liegt die Atmosphäre des Grossraumbüros. Ich finde den Zugang zu Mitarbeitenden besser, und ich finde es schön, ab und zu jemanden lachen zu hören. Man merkt aber auch, wenn es jemandem nicht so gut geht, wenn irgendwo der Wurm drin ist.

Die meisten möchten variable, also flexible Arbeitstage und nutzen die Gleitzeiten. Trotzdem haben wir gewisse Blockzeiten. Gerade der Support muss grundsätzlich von 8 bis 12 und von 13:30 bis 17 Uhr anwesend sein. Aber sonst sind wir grundsätzlich flexibel. Erstaunlicherweise ist es mit der vermehrten Home-Office-Nutzung kaum schwieriger geworden, Meetings zu organisieren. Ich bin ja in relativ vielen Meetings. Es ist höchst selten, dass sich jemand von extern einwählt. Je nach Abteilung wird die Organisation der Meetings unterschiedlich gehandhabt. Die Product Delivery beispielsweise ist eine Abteilung mit 37 Leuten. Dort heisst es einfach: Dienstag und Donnerstag müssen alle hier sein, dann finden die Meetings statt. Das funktioniert ganz gut.“

Nathalie Küttel arbeitet in einem 40-Prozent-Pensum als persönliche Assistentin des Country Managers

«Der Plan ist eigentlich, von meinen zwei Arbeitstagen jeweils den Dienstag im Büro und den Mittwoch im Home Office zu verbringen. Doch das hat sich bis jetzt noch nicht eingependelt, da ich ab und zu an beiden Arbeitstagen – zumindest teilweise – im Büro anwesend sein muss. Wenn ich im Büro arbeite, kann ich zwar meinen Arbeitsplatz auswählen, doch nutze ich – wie viele andere Mitarbeitende übrigens auch – meistens denselben Platz. Als persönliche Assistentin macht es Sinn, dass ich an meinem Büro-Tag in der Nähe des Country Managers arbeite.

Anfangs war ich skeptisch, doch heute muss ich sagen, dass ich sehr positiv überrascht bin von den neuen Arbeitsmöglichkeiten. Trotzdem gibt es auch Nachteile: Abends muss man den Schreibtisch immer vollständig aufräumen. Da ich oft mit Papier arbeite, ist dies relativ aufwändig. Und weil manche Mitarbeitende keinen fixen Arbeitsplatz haben, muss ich sie jeweils im ganzen Büro suchen, um etwa eine Unterschrift einzuholen. Trotz der Routine finde ich, dass die flexible Sitzwahl das Arbeitsklima auflockert. Was das Home Office betrifft, erachte ich die Zeiteinsparung für den Arbeitsweg als grössten Vorteil. Für mich ist es wirklich ein Gewinn, von zuhause arbeiten zu können. Ich habe festgestellt, dass ich an einem Home-Office-Tag sehr speditiv und konzentriert arbeiten kann und manchmal besser mit der Arbeit vorankomme als im Büro.»

Roland Bucher ist Product Manager und arbeitet seit fünf Monaten bei Sage

«Ich schätze die flexiblen Arbeitsmöglichkeiten und arbeite ein- bis zweimal pro Woche im Home Office. Für meine Arbeit ist die regelmässige Anwesenheit im Büro jedoch wichtig, da ich oft an Meetings bin und für mich die direkte Kommunikation mit Mitarbeitenden wichtig ist. Zum Beispiel schnappe ich während der Arbeit im Büro auch mal eine wichtige Information auf, die mir im Home Office entgangen wäre. Gerade in Abteilungen, in denen nicht immer aktiv kommuniziert wird, sind Gespräche am Arbeitsplatz ein wichtiger Austausch.

Je nach anstehenden Aufgaben setze ich mich auf einen freien Platz in die Nähe von Mitarbeitenden des Verkaufs, des Marketings oder der Entwicklungsabteilung. Am Anfang haben sich die Mitarbeitenden noch stärker durchmischt, mit der Zeit haben die meisten ihre bevorzugten Plätze gefunden. Für ein ruhiges Telefongespräch nutze ich gelegentlich eine der kleinen Kabinen, die für ungestörte Gespräche oder zum Arbeiten genutzt werden können. Und Clean Desk finde ich sehr gut. So passiert es nicht mehr, dass Papierstapel auf dem Schreibtisch in die Höhe wachsen.»