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So sparen Sie Zeit im Büro

Fehlt Ihnen im Arbeitsalltag häufig die Zeit, um alle Aufgaben erledigen zu können? Unsere 10 Zeitspar-Tipps helfen Ihnen, die Büroarbeit effizienter zu gestalten.

Das Jahr ist noch jung, doch die Zeit läuft einem schon wieder davon. Ob man sich nun mit zu viel unnötigen Aufgaben aufhalten lässt, zu ineffizient arbeitet oder einfach planlos drauflosgeht: Die Ressource Zeit steht zwar allen Mitarbeitenden im Büro zu gleichen Teilen zur Verfügung, doch während die einen damit scheinbar locker auskommen, haben andere notorisch zu wenig davon. Lesen Sie unsere wichtigsten Tipps zum Zeit sparen im Büro:

1. Nutzen Sie Ihre produktiven Zeiten

Sind Sie eher ein Morgenmensch oder haben Sie Ihre produktiven Zeiten eher nachmittags? Organisieren Sie Ihre schwierigeren Aufgaben nach Ihrer persönlichen Leistungskurve im Tagesablauf. Erledigen Sie in Ihren «Powerstunden» die wichtigen Aufgaben, während dann vielleicht nach der Mittagspause eher die Routinearbeiten drankommen. Vergeuden Sie nicht Ihre produktivsten Stunden mit dem Beantworten unwichtiger E-Mails oder dem Ordnen von Akten. Das bringen Sie wahrscheinlich auch in einem Leistungstief zustande.

2. Bearbeiten Sie seltener E-Mails

In der Regel ist es nicht nötig, dass man alle paar Minuten in die Mailbox schaut. Das verbraucht nur unnötig Zeit und verleitet dazu, wenn man schon mal in der Mailbox rumstöbert, sich von neuen Aufgaben mit tieferer Priorität ablenken zu lassen. Das Praktische an E-Mails ist ja gerade, dass sie nicht in Echtzeit bearbeitet werden müssen, sondern zeitversetzt, wann es einem gerade passt. Um sich nicht ständig von der Arbeit ablenken zu lassen, planen Sie fixe Zeiten zum Bearbeiten von Mails ein. Dann können Sie sich in der restlichen Zeit konzentrierter und produktiver Ihren Aufgaben widmen. Schalten Sie zudem die Benachrichtigungen ab, die bei der Ankunft neuer Mails am Bildschirm aufpoppen.

3. Verwenden Sie Kommunikations-Tools

Auch bei disziplinierter Mailbox-Nutzung können E-Mails ein Zeitfresser sein. Denn das gute, alte E-Mail ist nicht immer das beste Kommunikationsmittel. Mit moderner Kollaborations- und Büro-Software kommuniziert man oft direkter und weniger umständlich. Professionelle Messenger- und Kollaborations-Dienste wie Slack, Projektmanagement-Tools wie Trello und natürlich Cloud-Dienste sparen viel E-Mail-Zeit.

4. Arbeiten Sie digital und automatisiert

Vorgänge wie Dokumente ausdrucken, die Buchhaltung manuell mit Excel vornehmen oder Daten auf USB-Speicher oder lokale Festplatten sichern, gehören in vielen Büros zwar zu den gängigen Aufgaben, sind aber eine sehr effektive Methode, Zeit zu verschwenden. Besser legt man Dokumente digital im Dokumentensystem oder in der Cloud ab, wo sie mit anderen Personen geteilt werden können. Für Aufgaben wie Buchhaltung, Kunden-Management oder Ressourcenplanung nutzt man eine Software, die darauf spezialisiert ist. Das ist weitaus effizienter, ressourcenschonender (Papier, Druckmaterialien) und sicherer. Deshalb sollten auch Aufgaben wie der Rechnungsversand aus einer entsprechenden Software erfolgen, statt auf Papier und auf dem Postweg. Dank Automatisierungen und weniger Arbeitsschritten ist die digitale Abwicklung von Aufgaben fast immer zeitsparend.

5. Planen Sie Ihre Arbeit

Die in Punkt 1 beschriebene Produktivzeit lässt sich am besten nutzen, wenn man die Arbeitsstunden, -tage und -wochen im Voraus plant. Dazu helfen Checklisten, To-do-Listen, Prioritätenlisten – vorzugsweise digital, natürlich. In den App Stores finden sich dazu zahlreiche To-do- und Notiz-Apps. Nun ist es aber nicht so, dass man einfach möglichst viele Aufgaben auf eine To-do-Liste schreibt, um diese dann genüsslich abzuhaken. Effizienter ist es, nur die wichtigen Tasks oder Meilensteine in die Liste aufzunehmen. Eine Faustregel besagt, dass Aufgaben, die in weniger als zehn Minuten erledigt werden können, gar nicht erst auf einer To-do-Liste landen sollten.

6. Nutzen und Aufwand: Wägen Sie ab

Nicht alle Aufgaben lassen sich auf eine Liste setzen, abarbeiten und dann abhaken. Wenn es sich abzeichnet, dass nicht genug Zeit für alle anstehenden Aufgaben zur Verfügung steht, gilt es abzuwägen: Was kann ich weglassen? Wie viel Aufwand muss ich investieren, um welches Resultat zu erhalten? Aufgaben müssen nicht nur priorisiert, sondern manchmal auch selektioniert werden.

7. Beenden Sie Aufgaben

Unterbrechungen kosten Zeit. Haben Sie eine Aufgabe begonnen, sollten Sie sie auch zu Ende führen, um später damit keine Zeit zu verschwenden. Schliesslich muss man sich in komplexere Aufgaben nach Unterbrüchen immer wieder neu hineindenken.

8. Machen Sie weniger Meetings, dafür produktivere

Sitzungen werden oft verpönt als Zeitfresser, als unproduktive Zeit, die man getrost für Besseres nutzen könnte. In manchen Fällen mag das so sein. Doch ohne Meetings geht es meist nicht. Deshalb einige Punkte, um sie effizienter zu machen:

  • Planen Sie Sitzungen zu Randstunden, damit die Teilnehmenden nicht aus ihrem Workflow gerissen werden.
  • Sitzungen mit wenigen Teilnehmenden sind meist produktiver als Meeting-Grossanlässe.
  • Verlegen Sie das Kaffeetrinken und Gipfeliessen auf die Pause. Sitzungen sollten kein Kaffeekränzchen sein.
  • Eine klare Sitzungsplanung mit Agenda und Zielformulierung sorgt für Effizienz.
  • Die vorgesehene Sitzungsdauer unbedingt einhalten, nicht überziehen.

9. Machen Sie Single Tasking statt Multitasking

Schon klar, dass man Aufgaben strafft und zusammennimmt, was gleichzeitig getan werden kann. Doch ist es meist effizienter, wenn Sie sich auf eine Sache konzentrieren und erst etwas Neues beginnen, wenn Sie die erste Aufgabe erledigt haben. Mit mehr angebrochenen Aufgaben nimmt die Effektivität ab.

10. Arbeiten Sie ungestört

Ob im Einzelbüro, mit Kopfhörern im Grossraumbüro oder im Home-Office: Suchen Sie sich die Orte, an denen Sie ungestört arbeiten können. Manchmal ist auch der Wechsel zwischen unterschiedlichen Arbeitsorten ratsam. Wenn Sie digitale Hilfsmittel wie Kollaborations-Tools, mobile Geräte und die Cloud nutzen, können Sie sich ihren Lieblingsort für konzentriertes Arbeiten aussuchen. Und wenn Sie ab und zu einen Home-Office-Tag einlegen, sparen Sie sich die Zeit für den Arbeitsweg.

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