Lieferscheine werden vom Absender einer Warenlieferung ausgestellt. Als Dokument der Warenwirtschaft erfüllt ein Lieferschein drei wichtige Grundfunktionen: Auf der einen Seite dient er als Beleg, dass eine Warenzustellung ordnungsgemäß an einen Kunden erfolgt ist. Zum anderen informiert der Lieferschein über Umfang und Art der bestellten Ware. Anhand des Lieferscheins kann zudem kontrolliert werden, ob Menge, Qualität und Art der angelieferten Ware tatsächlich mit der bestellten Leistung übereinstimmen.
Lieferschein als informierender Beleg
Es gibt keine gesetzlichen Vorschriften, Lieferscheine zu erstellen. Trotzdem nutzen so gut wie alle Unternehmen, die in irgendeiner Form Rohstoffe, Zwischenerzeugnisse und Endprodukte an Auftraggeber, Geschäftskunden und Konsumenten versenden, den Lieferschein als begleitendes Dokument. Ein großer Vorteil des Lieferscheins besteht in seinem Informationsgehalt. Da er einer Warenlieferung beigefügt ist, kann er bei Anlieferung von Waren an ein Warenlager dazu dienen, die Ware am richtigen Ort einzulagern. Zudem bietet der Lieferschein die Möglichkeit, den Empfänger mit zusätzlichen Informationen, zum Beispiel technischen Daten oder Besonderheiten der Ware zu versorgen.
Archivierung von Lieferscheinen
Geschäftskunden, die von anderen Unternehmen Lieferscheine erhalten, müssen diese mindestens sechs Jahre lang archivieren, obwohl sie nicht zu den Dokumenten gehören, die in einem direkten Zusammenhang mit einem Zahlungsvorgang stehen. Allerdings dokumentieren Lieferscheine einen Zugang im Warenbestand und somit auf einem Bestandskonto. Bei einer Betriebsprüfung können sie daher als ergänzende Belege relevant sein, wenn die empfangenen Eingangsrechnungen keine ausreichend detaillierte Auskunft über die bezogenen Leistungen geben. Zudem unterstützen Lieferscheine auch das Unternehmen selbst bei der jährlichen Inventur. Erhaltene Lieferscheine können beispielsweise zur Gegenkontrolle von Lagerbeständen herangezogen wenn, wenn sich Ungereimtheiten ergeben.
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Inhalt und Form eines Lieferscheins
Neben der Lieferadresse enthält ein Lieferschein eine Kundennummer und die Nummer der Auftragsbestätigung, auf die er sich bezieht. Die Datumsangabe darf auf keinen Fall fehlen. In der Regel wird hier der Tag des Versands angegeben. Bei der Zustellung lassen sich Spediteure den Empfang der Ware quittieren, um somit ihrerseits über einen Beleg zu verfügen, der ihre Transportleistung bestätigt. Voraussetzung für diese Vorgehensweise ist die Mehrfachausstellung von Lieferscheinen. Es ist nicht üblich, den Preis der versandten Ware auf einem Lieferschein zu notieren. Weit verbreitet ist hingegen, Lieferschein und Rechnung zusammenzufassen. Allerdings ist diese Art der Rechnungsstellung nur sinnvoll, wenn die Ware gleich bei Erhalt, zum Beispiel durch Selbstabholung, vom Empfänger sofort bezahlt wird.
Lieferscheine in Papierform oder elektronisch?
In Dateiform per E-Mail versandte Lieferscheine können als Dokument lediglich als zusätzlicher Kundenservice dienen. Der ursprüngliche Sinn eines Lieferscheins besteht darin, zeitgleich mit der Ware einzutreffen und den Wareneingang dann auch zu belegen. Trotzdem können vorab elektronisch versandte Lieferscheine eine kundenfreundliche Hilfestellung ein, den Empfänger über einen bereits veranlassten Transport und die voraussichtliche Ankunft der Ware zu informieren.
Automatische Erzeugung von Lieferscheinen
Schon in einem einfachen Rechnungsprogramm, wie es kleine und mittelständische Betriebe für ihr Angebots- und Rechnungswesen verwenden, können Lieferscheine direkt aus Angeboten und Auftragsbestätigungen heraus automatisch generiert werden. Die dort jeweils hinterlegten Informationen werden dann in das vorher eingerichtete Layout eines Lieferscheins übernommen.