Bereits in jungen Jahren wenden Kinder beim Kaufladenspiel dieses eine ökonomische Grundgesetz ganz selbstverständlich an: Ware gibt es nur gegen Geld. Doch im Businessalltag ist dieses Prinzip nicht mehr so gängig. Häufig räumen Unternehmen ihren Kunden Zahlungsziele ein – Rechnungen müssen erst nach einer bestimmten Zeit bezahlt werden. Für Betriebe bedeutet das allerdings, dass sie sich mit dem Thema Forderungen auseinandersetzen müssen. Denn leider ist es keine Seltenheit, dass Rechnungen nicht bezahlt werden.
Für und Wider von Zahlungszielen
„Bitte überweisen Sie den Betrag binnen zwei Wochen auf das oben genannte Konto.“ Oder: „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungsstellung.“ Solche Sätze sind Ihnen sicherlich geläufig. Denn Rechnungen für Dienstleistungen oder Waren enthalten häufig eine Frist, innerhalb der ein offener Rechnungsbetrag zu begleichen ist. Das Prinzip: Kein unmittelbarer Tausch von Leistung gegen Geld, sondern die Gewährung eines Zahlungsaufschubs für den Kunden. Die gesetzte Frist zur Zahlung wird auch Zahlungsziel genannt.
Das Einräumen eines Zahlungsziels gibt dem Kunden eine gewisse Flexibilität beim Bezahlen der Leistung. Gerade bei hohen Beträgen oder Produkten die häufiger retourniert werden, könnte dies für Kunden ein gewichtiges Argument bei der Auswahl des Anbieters bzw. Verkäufers sein. Für Unternehmen geht damit aber ein Risiko einher. Wie schnell geraten offene Rechnungen schließlich in Vergessenheit?
Das wirtschaftliche Ausmaß von verspäteten Zahlungen wurde in der von Sage in Auftrag gegebenen und 2017 veröffentlichten Studie „Delayed reactions: the impact of late payments“ von Plum Consulting untersucht. Befragt wurden 3.000 kleine und mittlere Unternehmen (KMU) in 11 Ländern. Die Ergebnisse für Deutschland: knapp zehn Prozent aller Rechnungen werden zu spät beglichen mit einem Gegenwert von rund 56 Milliarden Euro. Die Auswirkung von verspäteten Zahlungseingängen auf die Liquidität können für KMUs dabei besonders stark sein, da diese häufig einen großen Anteil ihrer Gesamtkapazität für ein Projekt oder Kunden nutzen.
Was vergrößert die Gefahr nicht beglichener Rechnungen?
Je großzügiger das Zahlungsziel gesteckt und je unübersichtlicher der Buchhaltungsprozess in kleineren oder mittleren Unternehmen ist, umso größer ist meines Erachtens die Gefahr, dass offene Rechnungen in der Hektik des Alltags untergehen. Doch jede nicht bezahlte Forderung kann sich unweigerlich auf Ihre eigene Zahlungsfähigkeit auswirken. Ich rate Ihnen daher, ein besonderes Augenmerk auf das Management der offenen Forderungen in Ihrem Unternehmen zu legen.
Und gerade zum jetzigen Zeitpunkt des Jahres möchte ich Sie auf zwei wesentliche Punkte aufmerksam machen und diese in den folgenden Abschnitten näher erläutern:
- Prüfen Sie kurz vor Jahresende Ihre Buchhaltung auf Rechnungen, die noch nicht von Ihren Kunden beglichen wurden.
- Nutzen Sie unterstützende Prozesse, mit denen Sie Ihr Forderungsmanagement vereinheitlichen und Ihr Geld zuverlässig einfordern können.
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Verjährung von Forderungen – zum Jahresende schnell handeln
In diesem Zusammenhang habe ich eine gute und eine schlechte Nachricht für Sie. Da die Zeit drängt und das Jahresende näher rückt, muss ich allerdings leider mit der schlechten einsteigen: Viele Forderungen können binnen einer Drei-Jahres-Frist verjähren – jeweils mit Ablauf des letzten Tages im Jahr. Für Ihren Jahresabschluss 2020 bedeutet das konkret:
- In der Regel verfallen offene Rechnungen aus dem Jahr 2017 zum 31. Dezember 2020.
- Nach Ablauf dieser Frist ist der Schuldner, also Ihr Kunde, berechtigt, die Bezahlung zu verweigern.
Aber ich habe auch eine gute Nachricht für Sie: Die Verjährung Ihrer Forderungen kann aufgeschoben werden, wenn Sie jetzt schnell handeln. Der Gesetzgeber bezeichnet dies als „Hemmung“, bei der sozusagen die Verjährungsfrist „eingefroren“ wird. Das bedeutet für Sie: Sie haben weiterhin die Möglichkeit, Ihre Forderung geltend zu machen. Ein möglicher Weg hierzu ist, dass Sie ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten.
Einleitung eines gerichtlichen Mahnverfahrens
Kurz vor Ablauf der Drei-Jahres-Frist eine Zahlungsaufforderung zu versenden, reicht rechtlich nicht aus, um die Verjährung einer Forderung zu stoppen. Es besteht aber die Möglichkeit, ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten. Dabei handelt es sich um ein vereinfachtes juristisches Procedere, bei dem Sie Ihr Recht auf eine Zahlung zunächst nicht umfangreich belegen müssen.
Wichtig: Lassen Sie keine wertvolle Zeit verstreichen
Von Bedeutung ist, dass der Mahnbescheid vor dem Jahreswechsel erlassen und rechtzeitig dem Gläubiger zugestellt wird. Überprüfen Sie darum regelmäßig vor Ende eines Jahres Ihre Ausstände. Falls Sie feststellen, dass Ausstände aus dem Jahr 2017 noch offen sind, rate ich Ihnen, keine wertvolle Zeit mehr verstreichen zu lassen und das Mahnverfahren umgehend einzuleiten.
Mein Praxis-Tipp für Sie: Sollte der Kunde in der Zwischenzeit einen Teilbetrag beglichen haben, gilt als Datum zur Berechnung der Verjährungsfrist nicht der Tag, an dem die Forderung ursprünglich entstanden ist, sondern der Tag, an dem die Teilzahlung geleistet wurde.
Die Verwaltung von Forderungen optimieren
Ein weiterer wichtiger Schritt, den ich Ihnen in diesem Zusammenhang für die Zukunft Ihres Forderungsmanagements ans Herz legen möchte: Optimieren Sie Ihre Prozesse. Bei normaler Geschäftstätigkeit ist es kaum vermeidbar, dass einzelne Ausstände in Vergessenheit geraten. Die Einführung bestimmter Workflows im Unternehmen kann jedoch helfen, das Ausfallrisiko zu minimieren und Ihre Liquidität zu sichern.
Mein Praxis-Tipp für Sie: Um überfällige Forderungen zu vermeiden, sollten Sie schon vor Gewährung eines Zahlungsziels ansetzen. Führen Sie einen Prozess zur Bonitätsprüfung des Kunden ein. Sie erhalten auf diese Weise Informationen über die Kreditwürdigkeit des Geschäftspartners. Bei guter Bonität räumen Sie ihm ein angemessenes Zahlungsziel ein. Stellt sich hingegen heraus, dass die Kreditwürdigkeit des Kunden zu gering ist, können Sie das Ausfallrisiko von Zahlungen ganz leicht durch die Anpassung der Zahlart minimieren. Wickeln Sie Geschäfte mit Kunden, die eine niedrige Bonität aufweisen, zum Beispiel ganz einfach per Vorkasse ab. Problem gelöst.
Forderungen minimieren: Erinnern Sie rechtzeitig an die ausstehende Zahlung
Es kann natürlich trotzdem immer wieder vorkommen, dass Kunden mit einer guten Bonität Zahlungsziele versäumen. Nicht immer steckt dahinter böse Absicht und meist lässt sich ein Zahlungsverzug mit einer freundlichen Zahlungserinnerung schnell klären.
Wird der ausstehende Betrag aber auch dann nicht beglichen, sollten Sie künftig rechtzeitig den außergerichtlichen Mahnprozess einleiten. Der Mahnprozess besteht in der Regel aus drei Mahnstufen: Erste Mahnung. Zweite Mahnung. Dritte und letzte Mahnung. Oft wird der Tonfall von Mahnung zu Mahnung strenger. Leider ist ein solcher Mahnprozess nicht nur eine ärgerliche, sondern auch eine reichlich zeitaufwändige Angelegenheit.
Forderungen – bewältigen Sie die zusätzliche Bürokratie mit einer Buchhaltungssoftware
Zur Steuerung des Mahnprozesses gibt es jedoch eine effiziente Lösung: Eine moderne Buchhaltungssoftware hilft Ihnen, jederzeit den Überblick über Ihr Mahnwesen zu wahren und jeweils zur richtigen Zeit eine entsprechende Mahnung zu versenden. Auf diese Weise steuern Sie Ihr Mahnwesen effizient, minimieren bürokratische Aufwände und können sicher sein, dass keine Forderung mehr untergeht. Bleiben aber auch dann jegliche Bemühungen erfolglos und kommt der Kunde der Zahlungsaufforderung nicht nach, ist wiederum ein gerichtliches Mahnverfahren unausweichlich. Doch das Risiko dieses Worst-Case-Szenarios lässt sich minimieren, indem Sie mit regelmäßigen Mahnungen den Bezahldruck erhöhen.
Fazit: Etablieren Sie ein praxisorientiertes Forderungsmanagement
Der Nutzen eines praxisorientierten Forderungsmanagements liegt klar auf der Hand. Die Etablierung unterstützender Prozesse hinsichtlich der Verwaltung Ihrer Forderungen sowie eine zeitnahe und konsequente Umsetzung der richtigen Schritte zur Erlangung ausstehender Zahlungen, kann Ihre Liquidität positiv beeinflussen. Doch nicht nur das: Strukturierte Prozesse führen auch dazu, dass sich Ihr Arbeitsaufwand reduziert – somit bleibt Ihnen mehr Zeit, sich um die Zukunftsfähigkeit Ihres Geschäfts und um Ihre Kundenbeziehungen zu kümmern.