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Budgétisation flexible en période de crise

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La pandémie de coronavirus met une fois de plus en évidence le fait qu’en période d’incertitude les entreprises doivent se préparer à différents scénarios budgétaires. Découvrez comment établir un budget prudent même avec des conditions économiques en constante évolution.

De nombreuses entreprises souffrent encore des effets de la pandémie de coronavirus. Au quotidien dans la vie professionnelle, la crise se manifeste par exemple par des perturbations dans les chaînes d’approvisionnement établies, ou encore des changements dans les flux de travail en raison du télétravail. Les canaux de vente peuvent en outre s’effondrer en raison de l’impossibilité d’organiser des rendez-vous avec les clients, de tenir des foires commerciales, de l’absence de clients ou du manque d’investissements. La conséquence : une planification budgétaire rendue plus compliquée.

Bien que les entreprises puissent demander des crédits COVID, introduire la réduction de l’horaire de travail ou reporter les impôts pour amortir les conséquences économiques (les plus graves) du coronavirus, les goulets d’étranglement en matière de liquidités sont toujours possibles. Le comportement des clients change en effet au gré de l’assouplissement ou du durcissement des mesures prises par les cantons et les pays : lorsque l’activité des magasins, des restaurants ou encore les voyages ont dû être restreints, la consommation ne reprend que péniblement. Toutes les entreprises ne sont en effet pas en mesure de relancer leur activité grâce à une boutique en ligne.

Budgétisation en périodes d’incertitude

En particulier dans le cas d’un ralentissement économique où les réserves essentielles font défaut, des questions fondamentales se posent :

  • À quoi ressemble un budget approprié ?
  • Quels sont les investissements judicieux et nécessaires ?

Prendre les bonnes décisions dans cette situation est un défi majeur. Personne ne sait comment la situation va évoluer dans les prochains jours, semaines ou mois. Cela rend une planification budgétaire à long terme et définitive pratiquement impossible.

Conseils pour une budgétisation à l’épreuve de la crise

Aussi difficile que cela puisse s’avérer, les petits entrepreneurs n’ont actuellement pas d’autre choix que de jouer les équilibristes en investissant au bon moment ou en resserrant ponctuellement le budget. Les mesures suivantes s’avèrent utiles :

  1. Élaborer plusieurs scénarios budgétaires

Anticiper différents scénarios n’est pas une nouveauté pour les entrepreneurs. Toutefois, il semble actuellement judicieux d’envisager bien davantage de scénarios qu’auparavant. Idéalement, un budget solide devrait être élaboré pour chaque éventualité, tant à court qu’à long terme. Les questions qui se posent actuellement dans les différents scénarios économiques sont, par exemple :

  • Qu’arrivera-t-il en cas de nouveau confinement national ?
  • Qu’arrivera-t-il en cas de confinement dans votre propre région ?
  • Qu’arrivera-t-il en cas de nouvelle fermeture des frontières ?
  • À quoi s’attendre si le nombre d’infections diminue à nouveau et que le risque de confinement est faible ?
  • Que se passe-t-il si le nombre d’infections dans votre propre entreprise augmente et que celle-ci est menacée de fermeture ?
  • Que se passera-t-il si un vaccin est disponible dans un avenir prévisible et qu’une immunisation de la population est en vue ?

Avec les bonnes réponses à ces questions, vous êtes toujours en mesure de vous baser sur un plan préétabli. Vous demeurez ainsi en mesure d’agir, si par exemple des perturbations à court terme de la chaîne d’approvisionnement se produisent, lorsque des employés passent du bureau au télétravail, lorsque les requêtes des clients s’effondrent, lorsque les livraisons de matériel ne s’effectuent pas ou encore lorsque le nombre d’employés en congé de maladie augmente fortement. Ces plans sont toutefois également prêts dans l’éventualité où la situation économique redevenait positive et où la demande pour vos produits recommençait à croître. Plus les entrepreneurs se montrent flexibles dans leur capacité de prévoyance, plus ils restent agiles dans la mise en œuvre de leurs projets. 

  1. Procéder à un changement de cap : passer du bottom-up au top-down

Malgré tous les avantages que procure un processus de planification bottom-up, une budgétisation top-down s’avère payante en temps de crise. Il en va de même pour la création de multiples plans pour refléter les différents scénarios. Il est vrai qu’un tel changement de cap est perçu comme une régression dans certaines organisations, mais l’approche top-down offre des avantages en période d’incertitude :

  • Les plans peuvent être élaborés plus rapidement grâce à des étapes d’itération moins nombreuses et à une coordination ciblée.
  • L’organisation peut réagir avec plus de souplesse si les conditions changent dans un délai très court. 
  1. Une planification budgétaire en continu

Une autre étape importante pour adapter la gestion de l’entreprise et la rendre plus agile est la planification en continu. En d’autres termes, les plans sont mis à jour régulièrement et maintenus en fonction de la situation. Malgré l’effort important que cela implique, les avantages l’emportent sur les inconvénients. Les chiffres clés essentiels de l’entreprise (par exemple en ce qui concerne les liquidités) peuvent être tenus à jour et prévus pour l’avenir (scénarios). 

  1. Garder un oeil sur le facteur temps

Grâce à la planification en continu et à la réflexion par scénarios, les petites entreprises peuvent réagir de manière très souple aux évolutions imprévues. Les budgets ne sont ainsi pas bloqués à long terme et peuvent être mis à disposition rapidement. Vous pouvez ainsi d’autant plus rapidement dégager des fonds pour le recrutement de nouveaux collaborateurs ou pour des mesures de marketing renforcées dès que la situation s’améliore. En particulier, la transparence et la prévisibilité de l’évolution des flux de trésorerie en temps réel peuvent être décisives.

Conclusion

L’implémentation d’approches budgétaires appropriées permet de manœuvrer une entreprise à travers les périodes de crise. L’orientation top-down ainsi qu’un système de budgétisation basé sur les générateurs de valeur apportent aux entreprises l’efficacité nécessaire dans le processus de budgétisation. Parallèlement, une approche de planification en continu et une réflexion en scénarios aident à assurer la flexibilité nécessaire pour la mise en oeuvre d’un budget approprié à une situation donnée. Grâce à ces mesures ainsi qu’à un logiciel de comptabilité adéquat, votre entreprise trouvera des moyens de traverser la crise et de prendre un nouveau départ avec succès.