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Clôture de l’exercice : 12 erreurs fréquentes

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Clôture de l'exercice

La clôture de l’exercice recèle de nombreuses embûches. Nous énumérons ici les erreurs fréquemment commises, afin que vous n’oubliiez rien, que la structure de vos comptes soit bonne et que vous n’ayez pas de mauvaises surprises par la suite. Deux conseils importants sont à retenir en ce qui concerne le COVID-19 en particulier.

Êtes-vous responsable pour la clôture de l’exercice dans votre entreprise ? Durant l’accomplissement de cette très vaste tâche, il est très vite arrivé que des informations importantes soient oubliées ou que des erreurs se glissent . Après tout, les comptes annuels ne sont pas un exercice quotidien, et il est impossible de le transformer en routine même avec plusieurs années d’expérience. Il est certainement conseillable d’y procéder à l’aide d’un logiciel approprié, car la soumission d’un document correct aux autorités en vaut la peine. Après tout, une clôture de l’exercice correctement exécutée se répercute sur la facture fiscale, tout comme les erreurs.

Il existe différentes méthodes pour établir les comptes annuels : analogique ou numérique, faits par soi-même ou par un fiduciaire. Quelle que soit votre méthode de prédilection, un établissement des comptes annuels réussi requiert le respect de formes prescrites ainsi que celui des principes comptables, à savoir la cohérence, le principe de non-compensation et le principe de continuité. Par conséquent, dans le cas où vous procédez vous-même à la clôture de l’exercice sans confier cette tâche à un fiduciaire, il est préférable d’éviter les erreurs suivantes :

1.Préparation lacunaire

Les notes de frais apparaissant après coup ou les amortissements oubliés ne peuvent pas être présentés ultérieurement. Une bonne préparation est donc essentielle. Procédez à l’organisation de tous les documents nécessaires à la clôture de l’exercice avant d’entamer le processus proprement dit. Idéalement, classez les documents tout au long de l’année de manière structurée dans un format électronique. Cela évitera la fastidieuse procédure de recherche et de rassemblement à la fin de l’année.

2. Écarts non indiqués

N’oubliez pas de noter les changements de méthodes d’estimation, les types d’amortissement et les hypothèses d’écarts (dérogation au principe de cohérence). Vérifiez les écritures d’amortissement et de correction de valeur afin de ne pas les oublier

3. Possibilité de provisions COVID-19 non vérifiées

Des provisions supplémentaires (art. 960 CO) peuvent être prises pour assurer le développement futur de votre entreprise. Michele Blasucci, du cabinet fiduciaire Findea, déclare : « Si votre entreprise a été particulièrement touchée par la pandémie, mais que le montant ne peut encore être quantifié avec précision, la possibilité existe de pouvoir constituer une provision COVID 19 ». Pour plus d’informations sur la réglementation exacte, contactez les autorités fiscales cantonales.

4. Possibilité de constitution d’une réserve de contributions de l’employeur non vérifiée

Si vous avez été épargné par la pandémie et avez pu réaliser des bénéfices élevés au cours de l’exercice 2020, il peut être judicieux de constituer une réserve de cotisations de l’employeur pour la prévoyance professionnelle des salariés. Contrôlez auprès du canton jusqu’à quelle date le versement doit être effectué à l’institut de prévoyance, car la seule prise en compte au niveau comptable ne suffit pas.

5. Oubli des justifications pour les compensations

Indiquez les éventuelles compensations et justifiez-les. Les principes de valeur bute et d’interdiction de la compensation demeurent en effet en vigueur.

6. Des informations lacunaires relatives aux assurances

Les indications relatives aux obligations en cours envers les assurances sociales, les assurances accidents et la prévoyance doivent être notées dans le bilan ou dans les annexes. Dans les cas où votre entreprise verse volontairement des réserves de l’employeur à l’institut de prévoyance du 2ème pilier (par exemple en cas de bénéfices importants), celles-ci doivent également être indiquées.

7. Mauvaise structure

Pas de structure fantaisie : l’agencement des comptes annuels doit être basé sur la structure des échéances. La structure et le contenu des états financiers annuels doivent répondre aux exigences minimales. Enfin, il est souhaitable d’éviter que le bureau des impôts ne les refuse. L’ordre des postes d’actifs et de passifs, ainsi que celui que les dépenses et les recettes, doit être respecté.

8. Oubli des tiers

Les informations sur les garanties fournies pour les passifs, mais aussi les informations sur les garanties pour les créances à l’égard des tiers ne doivent pas être oubliées.

9. Réserves latentes non prises en compte

La constitution ou la libération nette de réserves latentes est souvent oubliée. N’oubliez pas de les prendre en compte, si elles existent.

10. Oubli des prévisions

Les événements importants qui ne se produiront qu’après la date du bilan sont-ils pris en compte ? Ceux-ci doivent également être indiqués et calculés avec l’impact financier estimé.

11. Informations et signatures manquantes

Indiquez les coordonnées d’une personne de contact et de la société d’audit. Bien que ce ne soit pas obligatoire, cela facilite les choses en cas de besoin. Le document doit être muni des signatures conformes au registre du commerce (signature individuelle ou à deux). En outre, la personne responsable (comptable, directeur financier) doit signer.

12. Retards

La clôture de l’exercice doit être effectuée au plus tard 180 jours après le jour du bilan. Cette période s’écoule souvent sans que les comptes annuels n’aient été soumis, en particulier dans le cas des petites entreprises.

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