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E-dossier: les RH en toute simplicité

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Les dossiers du personnel électroniques simplifient la gestion des RH. Avec «E-Dossier» de Sage et Docuware, les responsables RH sont en mesure de gérer toutes les données relatives au personnel directement dans Sage 200 Extra, de manière simple, rapide et automatisée.

Contrats de travail, évaluation des performances, documents relatifs aux allocations familiales, certificats médicaux et bien plus encore : les dossiers du personnel renferment une multitude de documents et d’informations sur les collaborateurs, et doivent toujours être conservés et tenus à jour de manière impeccable. Ceci met les départements RH face à des défis très variés, surtout lorsque les documents ne sont disponibles que sous forme papier, car cela rend non seulement la recherche et la gestion des informations sur les collaborateurs beaucoup plus difficiles, mais pose également des problèmes aux services des ressources humaines en matière de protection des données. Un stockage des dossiers du personnel conforme à la loi, que ce soit dans des armoires verrouillées, des pièces sécurisées ou autres est en effet coûteux. Seul le service des RH peut par ailleurs avoir accès à ces données très sensibles, et un appui de la part de stagiaires ou d’indépendants est impossible. «En outre, le rôle du département RH a beaucoup évolué ces dernières années», note Pascal Born, Product Marketing Manager chez Sage. «Celui-ci n’est en effet plus uniquement responsable de la gestion du personnel, mais a également une responsabilité croissante envers la direction, par exemple dans le calcul des coûts salariaux ou des primes.»

En conséquence, le besoin de solutions numériques est particulièrement important dans les services des ressources humaines. Le dossier du personnel électronique revêt donc une importance croissante : une solution logicielle permettant de trouver, de traiter et de classer les documents du personnel sans effort et de manière conforme à la législation, ou encore de déclencher automatiquement des processus RH, réduit considérablement la charge de travail des départements RH et les rend plus efficaces. «Les entreprises misent pour diverses raisons sur les dossiers du personnel électroniques», explique M. Born. «Certaines souhaitent être à jour, notamment en termes de protection des données et de sécurité. D’autres ont vu leurs effectifs croitre au fil des ans et sont soudainement amenées à devoir gérer plus efficacement les processus RH via les dossiers électroniques.»

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E-Dossier de Sage appuie efficacement les RH

Conjointement à Docuware, Sage a développé «E-dossier», une solution RH basée sur la «GED» et «Workflows» intégrée dans Sage 200 Extra Personnel : les documents importants des collaborateurs tels que les contrats, les certificats de travail ou les fiches de salaire peuvent être stockés numériquement et trouvés de manière rapide grâce à une fonction de recherche, le tout dans le respect des exigences de conformité et de protection des données. Les documents du dossier électronique sont directement accessibles à partir de Docuware dans Sage 200 Extra Personnel, sans avoir à quitter l’application Sage. Les droits d’accès peuvent également être définis pour tous les documents, de sorte que seules les personnes autorisées aient accès aux données des collaborateurs et que les documents soient protégés de manière optimale contre le vol, la falsification ou la destruction.

Outre les documents légalement requis, d’autres documents relatifs aux collaborateurs sont également archivés de manière pratique et sûre dans le dossier électronique, tels que les formulaires d’inscription, les photos des collaborateurs, les formulaires personnalisés, les copies des fiches de salaire, etc. Lors de l’envoi des feuilles ou des certificats de salaire, il est possible d’y joindre directement des documents supplémentaires tels que les relevés d’heures, des invitations et les certificats de caisse de prévoyance. De cette manière, les entreprises peuvent informer leurs collaborateurs de manière simple et rapide, simultanément à l’envoi régulier des salaires.

En outre, les processus RH récurrents peuvent être facilement automatisés. Pascal Born donne un exemple : «Lors de la requête d’allocations familiales, diverses informations et documents sont demandés au salarié, tels que la garde des enfants, le lieu de résidence et une copie du livret de famille. Grâce à un flux de travail prédéfini, il est par exemple possible de rappeler en un clic au collaborateur d’envoyer tous les documents et informations au département des ressources humaines. Ceux-ci peuvent ensuite être automatiquement classés dans le dossier électronique ou transmis aux services cantonaux compétents.»

Une configuration optimale

Les exigences et les processus des RH diffèrent d’une entreprise à l’autre. C’est la raison pour laquelle Sage accompagne ses clients dans la configuration de l’E-dossier. Les futurs utilisateurs, tels que les collaborateurs des RH, doivent donc dès le début être associés au projet, et pouvoir contribuer à déterminer la meilleure façon d’automatiser les flux de travail les plus importants pour eux. «Conjointement au client nous évaluons ses tâches RH les plus fréquentes et les plus chronophages, et recherchons des pistes sur la manière dont celles-ci peuvent être accomplies automatiquement», explique M. Born. «Pour le client, cela signifie donc un certain effort initial, qui est toutefois largement récompensé par la suite lors de l’utilisation quotidienne de la solution».

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