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De quoi un logiciel de traitement des salaires doit-il être capable ?

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logiciel de salaires

Voici ce à quoi vous devez prêter attention lors de l’évaluation d’un logiciel de traitement des salaires, afin d’effectuer le décompte des salaires de manière efficace, sans erreurs et sans paperasserie. Les douze aspects les plus importants.

Comme pour les autres processus au sein de l’entreprise, la numérisation constitue également la stratégie gagnante pour la comptabilité des salaires. Le bon logiciel de traitement des salaires peut apporter un gain d’efficacité considérable et permettre d’économiser des ressources. En particulier lorsque l’entreprise se développe et que le nombre d’employés augmente, entrainant ainsi l’ajout de nouvelles fonctions d’administration, une adaptation des processus de comptabilité des salaires devient nécessaire. Un logiciel de décompte des salaires efficace présente des avantages dès le premier employé. Non seulement en termes d’efficacité, mais aussi en termes de qualité des données. Pour les petits entrepreneurs, qui, en plus de leurs activités quotidiennes, doivent également gérer les données relatives aux employés et se conformer aux prescriptions légales, la charge de travail supplémentaire soudaine qu’implique la comptabilité des salaires peut également représenter de nouveaux risques et une source d’erreurs.

Les avantages d’un décompte des salaires numérisé

Grâce à la comptabilité numérique des salaires, il n’est plus nécessaire de procéder à des saisies doubles, telles que pour les données relatives aux employés, les niveaux de salaire, les prestations, les déductions, etc. Si, par exemple, une nouvelle prestation sociale est saisie pour un collaborateur, le montant de la déduction sur le salaire est automatiquement déterminé et utilisé à partir de ce moment. Un logiciel de salaires approprié facilite la saisie correcte des déductions, le calcul des congés, des commissions et du travail en équipe, et simplifie la procédure uniforme de communication des salaires (PUCS).

La comptabilité électronique des salaires présente par ailleurs l’avantage de réduire la charge de travail administratif et la paperasserie. Enfin, les données relatives aux salaires et au personnel sont stockées dans la même base de données, de sorte qu’elles sont disponibles à tout moment et que les documents correspondants ne doivent pas être imprimés. Grâce à des dispositifs de sécurité appropriés pour l’expédition, les fiches de salaire peuvent également être envoyées aux collaborateurs par voie électronique.

Les douze critères les plus importants pour les logiciels de salaires

La croissance d’une entreprise entraîne non seulement une charge de travail accrue pour la comptabilité des salaires, mais également un potentiel d’erreurs plus élevé. C’est la raison pour laquelle les processus internes et le traitement de la comptabilité des salaires doivent être examinés de près, en particulier lorsque l’entreprise est en expansion. Une révision des processus est d’autant plus importante lorsque certaines étapes de la comptabilité des salaires ont encore lieu de manière analogique et non numérique. Cette analyse vous permet de déterminer plus précisément dans quels domaines les exigences actuelles et futures de l’entreprise ne sont pas satisfaites. Vous devez pour cela tenir compte des aspects suivants, qui illustrent les points auxquels vous devez prêter attention ainsi que les questions que vous devez vous poser :

  1. Structure de l’entreprise

Dans votre système de salaires actuel, êtes-vous en mesure d’attribuer des codes qui reflètent précisément la structure de votre entreprise (par exemple pour plusieurs sites, commandes, projets, etc.) ?

  1. Règles de paiement

Comment sont définies les différents genres de salaires ? Les genres de salaires pour toutes les règles de paiement et de compensation peuvent-ils être définis individuellement et précisément pour tous les collaborateurs et exécutants ? Pouvez-vous ajouter vos propres genres de salaires si nécessaire ?

  1. Saisie et traitement des temps de travail

Pouvez-vous enregistrer et traiter de manière simple et précise les données en utilisant des modèles de saisie des temps et/ou des interfaces avec des systèmes externes de saisie des temps ? Ce point est par exemple important pour les heures de travail ordinaires, les heures supplémentaires, les congés de maladie et les vacances, les avoirs en temps et les affectations à des projets.

  1. Comptes de temps de travail et registres des présences

Pouvez-vous déterminer les absences (en particulier les congés et les jours de maladie) des collaborateurs avec facilité, précision et flexibilité ? Quelle est la situation concernant les avoirs en temps accumulés, utilisés et disponibles de chaque collaborateur ? Pouvez-vous effectuer le suivi de ces avoirs en temps et les accorder en fonction des différents temps de travail prévus par les contrats de travail ?

  1. Déductions

Votre système actuel vous permet-il de définir des déductions de salaire pour chaque collaborateur ? Êtes-vous en mesure de gérer les déductions de manière simple et flexible à l’aide de règles telles que la fréquence de recouvrement, de méthodes de calcul et de limites en matière d’arriérés ?

  1. Traitement des fiches de salaire

Pouvez-vous effectuer rapidement et avec précision des calculs de brut à net qui tiennent compte des rémunérations, des déductions et des retenues d’impôt ? Et êtes-vous en mesure d’utiliser les résultats pour générer des fiches de salaire pour la période de paiement en cours ?

  1. Déductions d’impôts

Votre système est-il entièrement compatible avec la réglementation fiscale cantonale ? Les changements et les nouveautés peuvent-ils être facilement intégrés ? Dans quelle mesure votre système prend-il en charge les changements en termes de primes, de commissions, de travail par roulement, de droits de licence, etc.

  1. Procédure uniforme de communication des salaires

Votre système actuel permet-il d’utiliser la procédure uniforme de communication des salaires PUCS pour communiquer les données salariales de vos collaborateurs à divers organismes tels que la caisse de compensation, les assureurs, les autorités fiscales cantonales ou l’Office fédéral de la statistique ? La transmission électronique et cryptée de ces données est plus efficace, moins sujette aux erreurs et plus sûre que la transmission manuelle

  1. Clôtures

Vos processus génèrent-ils toutes les informations nécessaires pour les clôtures trimestrielles et de fin d’année ? Celles-ci peuvent en effet être importantes pour les rapports, les formulaires fiscaux ou les comptes trimestriels et annuels.

  1. Reporting

Quelles données peuvent être obtenues à partir du système actuel ? Votre entreprise pourrait-elle bénéficier de rapports individualisés et d’indicateurs de performance clés standard ?

  1. Sécurité

Qu’en est-il de la flexibilité et de la facilité d’utilisation de vos mesures de sécurisation des données ? Vos données sont-elles protégées par un mot de passe ? L’accès aux fichiers de données des collaborateurs est-il limité par des droits d’accès ? Votre base de données est-elle cryptée afin qu’aucun utilisateur non autorisé ne puisse accéder à vos données relatives aux salaires via des applications tierces ?

  1. Adaptabilité

Votre système actuel peut-il facilement être adapté aux besoins spécifiques de votre entreprise ? Pouvez-vous créer des champs, des fenêtres, des menus, des tableaux de données et des rapports personnalisés ?

La réponse à l’une ou à plusieurs de ces questions est-elle négative ? Dans ce cas, vous devriez envisager de changer de logiciel de traitement des salaires. Les solutions de Sage couvrent tous les points mentionnés ci-dessus. Nous vous conseillerons très volontiers. CTA