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Davantage d’efficacité grâce à un ERP moderne

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Avec l’introduction de l’ERP Sage X3, Nyffenegger Storenfabrik a numérisé ses processus d’entreprise dans les domaines du service et des finances. Le résultat : plus d’efficacité, une meilleure utilisation des données et moins de paperasserie.

Dans le but de numériser ses processus d’entreprise essentiels et d’accroître son efficacité grâce à l’automatisation, Nyffenegger Storenfabrik SA a procédé en 2018 à l’évaluation d’un nouveau logiciel de gestion. L’ancien système de gestion des marchandises et de production était arrivé à obsolescence : le support pour cette solution isolée était à peine assuré et les possibilités de numérisation des processus étaient presque inexistantes. Le système était utilisé en combinaison avec Sage 200 Extra. Basée à Huttwil, la Nyffenegger Storenfabrik SA produit et répare des stores individualisés et sur mesure pour un large éventail de clients. À la recherche d’une nouvelle solution logicielle, le partenaire de Sage Elvadata SA, un prestataire de services informatiques de Zollikofen spécialisé dans les logiciels d’entreprise, a alors été contacté dans le cadre d’un appel d’offres.

Le choix effectué : Sage X3

Le choix s’est porté sur Sage X3 car ce logiciel est très complet, et offre de nombreuses fonctions standard tout en pouvant être facilement adapté aux besoins individuels. En outre, Sage 200 Extra était déjà utilisé chez Nyffenegger. Étant donné que plusieurs services auprès de Nyffenegger nécessitaient des remaniements, la priorité a d’abord été accordée aux différents flux de travail. Thomas Sprecher, chef de projet chez Elvadata : « Il fallait d’abord transformer les processus du service et des finances, puis ceux de la planification et de la configuration des stores, et enfin ceux de la production.»

Davantage de flexibilité et de contrôle dans les processus de service

Jusqu’à récemment, le traitement des requêtes de service telles que les réparations sur place chez le client était relativement lourd : le matin, les techniciens du service recevaient les ordres de mission établis à la main par le service de planification, sous la forme d’une liasse de papier. Au cours de la journée de travail, ces techniciens remplissaient les formulaires et les remettaient le soir au bureau. « Là-bas, les collaborateurs traitaient les commandes dans l’ancien logiciel et tapaient les informations du rapport client dans le système de facturation de Sage 200 Extra », explique Albin Sarbach, responsable des finances, des RH et de l’administration auprès de Nyffenegger Storenfabrik SA. « L’effort était considérable, et avec cette méthode de travail nous étions relativement non flexibles lors de changements dans les commandes ».

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Avec l’introduction de X3, les processus ont fondamentalement changé. « Aujourd’hui, les techniciens se déplacent avec des tablettes », explique Sarbach. « Ils ouvrent les commandes directement à partir du système ERP, saisissent les détails des matériaux, des quantités ou du travail effectué sur l’écran tactile, de sorte que ceux-ci sont à l’instant disponibles pour un traitement par le personnel du bureau ». Dès la veille au soir, les monteurs peuvent consulter en ligne leurs missions pour le lendemain, et prendre connaissance des changements de dernière minute en cours de route.

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Albin Sarbach et Thomas Sprecher.

Un ERP standardisé et basé sur le web au lieu de solutions isolées

« Désormais, un système de tickets garantit que le service de répartition des tâches reçoive les commandes, déclenche une mission et la transmette directement à un collaborateur du service externe », explique Thomas Sprecher. Le module CRM de Sage X3 est accessible sur la tablette directement à travers le navigateur. Cela permet aux techniciens de recevoir, de traiter et de retransmettre les commandes sans aucune complication. Grâce à l’intégration directe de Google Maps, les monteurs peuvent également compiler leur itinéraire dans Sage X3 et apporter des modifications aux commandes ou aux itinéraires en cours de route. Plus besoin de rapports et de signatures sur papier : les clients signent sur l’écran tactile après exécution de la commande et reçoivent le rapport client par e-mail.

Le passage d’une palette de systèmes hétérogènes à un système ERP complet procure plusieurs avantages à l’entreprise. « Nous couvrons de nombreuses tâches avec les fonctions de base de Sage X3 », explique Thomas Sprecher, chef de projet chez Elvadata. « Grâce à l’environnement de développement intégré de X3, nous avons pu mettre en place de manière relativement simple les extensions souhaitées par Nyffenegger, tout en restant entièrement compatibles avec les futures versions ». Le personnel de terrain pouvant accéder en temps réel via internet au même système que le personnel au bureau , aucune interface ni synchronisation des données n’est nécessaire.

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Des processus de fabrication complexes contrôlés par le biais de Sage X3

Avec la transformation des processus de service/réparation, Sage 200 Extra a également été remplacé par le plus puissant Sage X3 au début de 2019. Albin Sarbach en souligne les avantages pour le département des finances : « Il y a beaucoup plus de possibilités d’évaluation dynamique. Cela sera encore plus vrai à l’avenir, lorsque les données de devis, de facturation et de production ne seront plus transférées à Sage X3 via interface, mais directement intégrées ». Actuellement, Nyffenegger Storenfabrik et Elvadata s’emploient à intégrer la configuration et le calcul des nouveaux stores dans le système.

Nyffenegger produit des plans et des configurations de stores pour des architectes, des maîtres d’ouvrage ou des clients finaux, dans une grande variété de modèles et parfois avec différentes variantes par fenêtre. Cela nécessite actuellement une administration complexe avec une multitude de feuilles Excel, de listes et de formulaires. En outre, les modifications apportées lors de la livraison et de l’installation entraînent inévitablement des corrections manuelles. « Après la migration de notre configurateur actuel vers X3, toutes les informations sur les dimensions, les couleurs, les matériaux, le design, etc. seront disponibles à tout moment dans le système pour une production parfaitement adaptée », explique Albin Sarbach.

Les prochaines étapes dans la numérisation

Les travaux concernant les flux de travail pour la configuration sont presque terminés. Les flux de travail pour l’établissement des devis et la facturation sont également en cours de développement.  » Les nouvelles applications seront opérationnelles au cours du second semestre 2020, du moins pour une partie des offres « , déclare Albin Sarbach. Mais pour Nyffenegger Storenfabrik SA, le chemin vers la transformation numérique est loin d’être terminé. Dans les prochaines années, l’optimisation de l’ensemble de la production sera prise en main et des domaines tels que les achats ou la gestion du matériel seront également intégrés à Sage X3.

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Selon M. Sarbach, aucun problème majeur n’est survenu lors de la mise en œuvre : « Elvadata a rapidement compris les activités de notre entreprise et fait un excellent travail, malgré la pression liée au calendrier et même avec des changements occasionnels d’exigences de notre part. » Outre les écueils techniques, il y a eu aussi quelques obstacles à surmonter du point de vue de l’acceptation au sein de l’entreprise. Les techniciens de service ont par exemple été confrontés à des changements majeurs et ont dû soudainement apprivoiser des outils et des tâches complètement nouveaux. Les processus ont d’abord dû être rodés. Nyffenegger a sous-estimé les besoins en formation pour les nouveaux appareils et l’utilisation du logiciel. Mais entre-temps, le maniement du nouveau système a fait ses preuves. Albin Sarbach est également satisfait du nouvel ERP : « Si nous devions à nouveau choisir, nous opterions à nouveau pour la solution Sage X3 par navigateur internet. »

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