Die Auftragsverwaltung bezeichnet die Organisation der Bearbeitung von Kundenaufträgen und -bestellungen. Dabei kann es sich sowohl um B2B (an Firmenkunden) als auch B2C (an Endverbraucher) Orders handeln. Üblicherweise nutzen Unternehmen jeder Größenordnung, vom KMU bis hin zum international tätigen Konzern, Software für diese Aufgabe. Derartige Auftragsverwaltungen lassen sich unkompliziert implementieren und sind mit unterschiedlichen Verarbeitungskapazitäten erhältlich. Die Programme unterstützen die Bearbeitung der Aufträge von der Anbahnung über die Angebotserstellung bis hin zum Schreiben der Rechnung. Über verschiedene Schnittstellen ist die Auftragsverwaltung mit anderen Unternehmensbereichen verbunden und gewährleistet so die stringente, abteilungsübergreifende Abwicklung von Kundenaufträgen.
Die Grundfunktionen
Damit ein Unternehmen alle Aufträge termingenau sowie kosten- und zeitsparend abwickeln kann, übernimmt ein entsprechendes Programm die Aufgabenverwaltung. Dabei bildet es den Workflow in den an der Leistungserstellung beteiligten Abteilungen ab. Sollte es zu Verzögerungen kommen, weil beispielsweise notwendiges Material für die Fertigung fehlt oder Mitarbeiter nicht verfügbar sind, können die Prozessverantwortlichen dies frühzeitig erkennen und kommunizieren.
Die Auftragskalkulation bildet ebenfalls einen wichtigen Bestandteil der organisatorischen Verwaltung von Kundenordern. Auf Knopfdruck berechnet das Programm nach der Eingabe der Eckdaten der jeweiligen Bestellanfrage, wie hoch die anfallenden Kosten und die Deckungsbeiträge ausfallen. Damit stellt die Auftragsverwaltung die für eine tragfähige Entscheidung über Annahme oder Ablehnung des Kundenauftrags benötigten Informationen innerhalb von kurzer Zeit bereit.
Neben diesen Basisfunktionen können sich Unternehmen auch für die Nutzung einer Auftragsverwaltung mit vielen praktischen Zusatzfunktionen entscheiden. Bei entsprechenden Softwarelösungen bewährt sich ein modularer Aufbau.
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Das integrierte Rechnungsprogramm
Moderne Auftragsverwaltungen ermöglichen die Erstellung von Rechnungen nach Abschluss der Ausführung der Kundenbestellung. Dabei erfolgt die Übernahme aller relevanten Informationen, wie zum Beispiel Stammdaten des Kunden, Artikelbezeichnung oder Art der Dienstleistung, Leistungs- oder Lieferdatum, Netto- und Bruttopreis sowie angewandter Steuersatz und Mehrwertsteuerbetrag. Auf diese Weise erspart die Auftragsverwaltungs-Software das aufwendige und fehleranfällige Schreiben von Rechnungen per Hand. Über eine Anbindung an die Finanzbuchhaltung erfolgen die entsprechenden Buchungen der Forderungen. Nach dem Zahlungseingang kann der Mitarbeiter in der operativen Auftragsabwicklung beziehungsweise in der Kundenbetreuung erkennen, dass der Debitor keine offenen Forderungen mehr aufweist. Viele Programme sehen sogar das automatische Schreiben von Mahnungen vor, sobald ein Kunde das Zahlungsziel um eine bestimmte Anzahl an Tagen überschreitet.
Die Schnittstelle zur Warenwirtschaft
Leistungsstarke Software für die Auftragsverwaltung besitzt in der Regel eine Schnittstelle, die eine Verbindung zur Warenwirtschaft ermöglicht. Diese Funktion erweist sich als sehr nützlich, um die Lieferbereitschaft zu erhöhen. Bereits bei der Annahme einer Bestellung kann der Mitarbeiter mithilfe dieser Verknüpfung erkennen, ob die für den Auftrag erforderlichen Waren oder Materialien auf dem Lager vorhanden sind. Falls dies nicht der Fall ist, löst er eine automatische Bestellung aus.