Unternehmen, die eine Eingangsrechnung erhalten, werden zur Zahlung einer Rechnung aufgefordert. Die Eingangsrechnung dient in der Buchhaltung als Beleg, um den Geschäftsvorfall korrekt zu buchen. Die Rechnung muss bestimmte Angaben enthalten, damit sie als Buchungsbeleg verwendet werden kann:
- Name und Anschrift des Ausstellers
- Name und Leistung des Empfängers
- Zeitpunkt der Leistungserbringung bzw. Lieferzeitpunkt
- Umfang der Leistung oder der gelieferten Ware
- Nettorechnungsbetrag
- Umsatzsteuer
- Ausstellungsdatum
- Rechnungsnummer
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Steuernummer des Ausstellers
Handelt es sich um eine Lieferung oder Leistung, die nicht der Steuerpflicht unterliegt, ist ein entsprechender Hinweis auf der Eingangsrechnung erforderlich. Dabei sollte der Grund für die Steuerbefreiung mit aufgeführt werden. Kleinunternehmer vermerken ebenfalls auf ihren Rechnungen, dass nach § 19 des Umsatzsteuergesetzes keine Umsatzsteuer erhoben wird.
Unternehmen können Vorsteuer aus den Rechnungen nur geltend machen, wenn die Eingangsrechnung den Anforderungen entspricht. Daher sollte jede Eingangsrechnung zunächst auf Korrektheit geprüft werden. Dazu zählen die Prüfung, ob die gelieferten Waren den Angaben auf dem Lieferschein entsprechen, eine Prüfung auf korrekte Berechnungen sowie der abschließende Check, ob alle Pflichtangaben enthalten sind. Die genauen Regelungen über die verpflichtenden Angaben in der Eingangsrechnung finden sich in §§ 14 und 14a des Umsatzsteuergesetzes. Fehlerhafte Rechnungen können durch den Rechnungsaussteller korrigiert werden. Dabei werden lediglich die fehlerhaften Angaben berichtigt, es wird keine neue Rechnung erstellt.
In bestimmten Fällen sind weitere Angaben in die Eingangsrechnung aufzunehmen. So sind bei Lieferungen von Neufahrzeugen innerhalb der EU Angaben über Fahrzeugtyp und Fahrzeugnutzung vorgeschrieben. Handelt es sich um eine Rechnung für Reiseleistungen, ist ein Hinweis auf die Sonderregelung für Reiseleistungen nach § 25 UStG hinzuweisen. Das gilt auch für Fälle der Differenzbesteuerung, hier ist ebenfalls ein Hinweis vorgeschrieben.
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Eingangsrechnungen bei Rechnungsbeträgen bis 150 Euro
Bei Kleinbetragsrechnungen gelten vereinfachte Vorschriften. Die Umsatzsteuerdurchführungsverordnung sieht bei Rechnungen bis zu einem Maximalbetrag von 150 Euro besondere Regelungen vor. Damit die Eingangsrechnung den Bestimmungen entspricht, reichen folgende Angaben aus:
- Name und Anschrift des Ausstellers
- Ausstellungsdatum
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. der Umfang der Dienstleistung
- Rechnungsbetrag mit dem darauf entfallenden Steuersatz
- Anzuwendender Steuersatz bzw. ein Hinweis auf eine eventuelle Steuerbefreiung
Eingangsrechnung elektronisch übermitteln
Möglich ist auch die elektronische Übermittlung der Eingangsrechnung. Verwendet der Rechnungsaussteller eine entsprechende Software, kann unter Umständen die Rechnung direkt aus dem Programm heraus verschickt werden. Beim elektronischen Versand sind keine digitalen Signaturen mehr vorgeschrieben. Nach den Vorgaben des Bundesfinanzministeriums reichen innerbetriebliche Kontrollen im Unternehmen aus, um die Echtheit der Eingangsrechnung zu prüfen. Wichtig ist, dass elektronische Rechnungen nach den Vorgaben der Finanzverwaltung elektronisch aufbewahrt werden. Die Option, die Rechnung in Papierform aufzubewahren, gibt es nicht.