Betriebswirtschaftliche Auswertungen, für die auch die abgekürzte Bezeichnung „BWA“ weit verbreitet ist, liefern entscheidende Informationen über den Geschäftsverlauf. Sie fassen Erträge und Aufwendungen ähnlich wie eine Gewinn- und Verlustrechnung zu einer aussagekräftigen Erfolgsanalyse zusammen. Während jedoch die Aufstellung der Gewinn- und Verlustrechnung als Bestandteil des Jahresabschlusses nur einmal jährlich, nach Beendigung eines Geschäftsjahres, erfolgt, stehen betriebswirtschaftliche Auswertungen für jeden Monat zur Verfügung. Darüber hinaus stellen sie die Erlöse und Kosten in wesentlich detaillierterer Form dar als eine Gewinn- und Verlustrechnung. Dies liegt darin begründet, dass betriebswirtschaftliche Auswertungen regelmäßig für betriebsinterne Adressaten generiert werden. Die Gewinn- und Verlustrechnung dagegen können auch externe Dritte nach der Veröffentlichung im Bundesanzeiger einsehen. Aus diesem Grund enthalten betriebswirtschaftliche Auswertungen sehr viel aussagekräftigere und präzisere Informationen.
DATEV, das auf Buchhaltungsprogramme und -dienstleistungen spezialisierte Softwarehouse, prägte den Begriff der betriebswirtschaftlichen Auswertung. Mittlerweile bieten alle einschlägigen Programme diese Funktion an, da sie sich als unverzichtbar für die laufende und effiziente Überprüfung der Erfolgssituation eines Unternehmens erweist.
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Der Aufbau einer betriebswirtschaftlichen Auswertung
Unabhängig vom Hersteller der Buchhaltungssoftware weisen betriebswirtschaftliche Auswertungen stets eine standardisierte Form auf. Dies erleichtert die Vergleichbarkeit der Daten. Da auch viele Banken regelmäßig die Vorlage von betriebswirtschaftlichen Auswertungen verlangen, kommt dieser Eigenschaft große Bedeutung zu.
Betriebswirtschaftliche Auswertungen basieren auf den Daten der Finanzbuchhaltung. Sie sind tabellenartig aufgebaut, wobei die einzelnen Ertrags- und Kostenpositionen in untereinander angeordneten Zeilen erscheinen. Die verschiedenen Spalten zeigen den Wert des jeweiligen Postens für den aktuellen Monat sowie die aggregierten Jahreszahlen. Häufig kommt eine Spalte mit Vorjahreswerten hinzu. Die Reihenfolge der aufgelisteten Erträge und Kosten folgt im Wesentlichen dem Aufbau der Gewinn- und Verlustrechnung. Sie beginnt mit den Umsatzerlösen und anderen Erträgen. Nach Abzug des Materialeinsatzes ergibt sich das separat gezeigte Rohergebnis. Dann folgen die verschiedenen Kostenarten, sie umfassen insbesondere:
- Personalkosten
- Raumkosten
- Kfz-Kosten
- Abschreibungen
- Reparaturkosten
- Betriebliche Steuern
Durch das Abziehen der Gesamtkosten vom Rohergebnis entsteht das Betriebsergebnis. Nun sind finanzielle Kosten und Erträge, insbesondere aus Zinsen, sowie andere Steuern zu berücksichtigen, um schließlich das Gesamtergebnis zu erhalten.
Die Aussagekraft dieses Rechenwerks lässt sich noch wesentlich steigern, wenn zusätzlich Soll-Zahlen in Form von Budgets sowie Abweichungsanalysen in die Darstellung mit einbezogen werden.
Betriebswirtschaftliche Auswertungen in kleinen Unternehmen
KMUs, Selbstständige und Freiberufler nutzen regelmäßig die Analysemöglichkeiten, die ihnen eine betriebswirtschaftliche Auswertung bietet. Wer seine Buchhaltung mit moderner Software selbst erledigt, lässt sich auf Knopfdruck derartige Reports erstellen. Viele leistungsstarke Programme bieten sogar die Möglichkeit, das Design dieser Berichte selbst mitzugestalten. Übernimmt der Steuerberater die Buchführung, übermittelt er regelmäßig nach dem Abschluss eines jeden Monats betriebswirtschaftliche Auswertungen. Viele Steuerkanzleien bieten Unterstützung bei der Interpretation der darin dargestellten Daten an.