Werbungskosten sind Kosten, die der Arbeitnehmer aufbringen muss, um seiner Arbeit nachzugehen. Um als Arbeitnehmer eine Arbeit zu erhalten oder auszuüben, muss man zunächst ganz allgemeine Voraussetzungen erfüllen. Solche Voraussetzungen wären zum Beispiel, dass man in der Nähe des Arbeitsplatzes wohnt oder bereit dazu ist, lange Wege zu pendeln. Auch Besitz und Gebrauch technischer Geräte wie Computer, Smartphones etc. kann genauso wie die Kenntnis von speziellem Fachwissen eine Bedingung für den Erhalt eines Arbeitsplatzes sein. Ein Arbeitnehmer muss folglich in manchen Arbeitsverhältnissen eine gewisse finanzielle Investition leisten, bevor er seinen Lohn erhält.
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Werbungskosten als steuermindernder Faktor
Der Staat strebt eine möglichst hohe Beschäftigungsquote in der Bevölkerung an. Er unterstützt deshalb Arbeitnehmer bei der Investition in den eigenen Arbeitsplatz. Werbungskosten sind von den beruflichen Einnahmen abziehbar und wirken mindernd auf die Höhe des Einkommens und damit auf die zu zahlende Lohnsteuer. Im Einkommensteuergesetz ist festgelegt, was geltend gemacht werden kann und auf welche Art von Einkommen es sich bezieht.
Arten von Werbungskosten:
- Pendlerpauschale oder andere Fahrtkosten zur Arbeit
- Umzugskosten
- Reisekosten, Dienstreise
- Doppelte Haushaltsführung oder Bereitstellung eines Arbeitszimmers
- Fortbildungen oder Fachbücher, die nicht vom Arbeitgeber getragen werden
- Arbeitskleidung zum Beispiel in Form von spezieller Arbeitsuniform, die der Arbeitnehmer selbst bezahlen muss
- Anwaltskosten
- Kosten für Wegeunfälle
- Berufskrankheiten
- Beiträge zu Gewerkschaften oder Berufsverbänden
Abgrenzung zu den privaten Ausgaben
Der Staat hinterfragt nicht die Verhältnismäßigkeit, also die Höhe der deklarierten Werbungsausgaben, solange in Bezug auf den Beruf eine objektive Notwendigkeit zur Anschaffung besteht. Die Unterscheidung von objektiver und privater Notwendigkeit gestaltet sich in der Praxis allerdings schwierig. Ein Büro-Angestellter mag seine Anzüge, die er vornehmlich zur Arbeit trägt, als Arbeitskleidung ansehen, doch können solche Anzüge auch bei privaten festlichen Anlässen getragen werden. Damit gibt es keine rein objektive Notwendigkeit für den Kauf – und die Anschaffungskosten sind keine steuermindernden Werbungskosten.
Der steuerliche Umgang
Werbungskosten können geltend gemacht werden, wenn zum Zeitpunkt der Steuererklärung ein Überschuss an Einnahmen in Form eines privaten Gewinnes besteht. Da die Trennung zwischen beruflichem und privatem Zweck von Anschaffungen essenziell für die Klassifizierung ist, können diese nur auf Einkünfte aus nicht selbstständiger Arbeit bezogen werden. Sonderfälle sind Einkommen aus Vermietung, Kapitalvermögen oder Rentenzahlung. In diesen Fällen können Kosten von Kontenführung und -management geltend gemacht werden.
Wer Werbungskosten von der Steuer absetzt, muss diese eindeutig nachvollziehbar darstellen. Für Pendler ist es Vorschrift, ein Fahrtenbuch zu führen, in dem zwischen privat und geschäftlich zurückgelegten Strecken differenziert wird. Belege müssen nicht mit der Steuererklärung zusammen abgegeben werden. Es reicht, diese für sieben Jahre aufzubewahren und auf Nachfrage dem Finanzamt vorzulegen.
Obwohl Pflichtversicherungsbeiträge grundsätzlich zu den Werbungskosten zählen, können diese, genauso wie Kammerumlagen und Wohnbauförderungsbeiträge, nicht von Arbeitnehmern bei der Steuerklärung geltend gemacht werden. Der Arbeitgeber hat diese bereits bei der Lohnbuchhaltung berücksichtigt.
Die Werbungskostenpauschale
Jedem steuerzahlenden Arbeitnehmer steht es frei, eine Werbungskostenpauschale zu nutzen. Hier setzt das Finanzamt automatisch Werbungskosten in Höhe von 1.200 Euro zugunsten des Steuerzahlers an. Wer höhere Werbungskosten hat, kann die Pauschale bei der Steuererklärung zugunsten eines individuellen Ansatzes abwählen.