9 Tipps, damit Ihre Rechnungen pünktlich bezahlt werden

Oliver König

Nach seinem Abschluss des MBA in Australien arbeitete Oliver König 8 Jahre in den Bereichen Business-Development-, Marketing- und Alliance-Management im internationalen Umfeld der ICT-Branche. Anschließend war er bis 2021 bei Sage tätig.

22 July, 2021 • 8 Minuten zu lesen

Wenn Sie, als Unternehmer, Ihre Firma erfolgreich führen wollen, stellen Sie sicher, dass die Rechnungen für Ihre erbrachten Leistungen stets pünktlich bezahlt werden. Auch sollten Sie im Zuge dessen, Ihre Rechnungs- und Mahnvorgänge im Blick behalten.

Beim Verkauf von Waren oder Anbieten von Dienstleistungen räumen Sie den Käufern einen Kredit ein, wohingegen die Ware im stationären Handel sofort beim Kauf bezahlt wird. Doch wenn Sie einen Kredit gewähren, müssen Sie auf die Zahlung warten und wahrscheinlich den Rechnungsbetrag einfordern.

Das kann anstrengend sein. Muss es aber nicht! Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihren Kunden und sich selbst das Leben erleichtern können – vor allem in Zeiten wie diesen, in denen das Einfordern von Außenständen schwierig und Einfühlungsvermögen hilfreich sein kann.

Mit den folgenden 9 Tipps vermeiden Sie es, dass Ihr Unternehmen wegen ausstehender Forderungen in Schieflage gerät. Unsere praxisorientierten Tipps lassen sich leicht umsetzen und werden von Unternehmen weltweit beachtet. Probieren Sie es aus!

1. Verwenden Sie ein Kartenlesegerät
2. Nutzen Sie Software für die Erstellung Ihrer Rechnungen
3. Fügen Sie Zahlungslinks in Ihre E-Rechnungen ein
4. Gestalten Sie Ihre Rechnungen übersichtlich
5. Bieten Sie Rabatte für vorzeitige Zahlungen
6. Versenden Sie wöchentliche Kontoübersichten
7. Nutzen Sie das Lastschriftverfahren
8. Verwenden Sie ein Mahnprogramm
9. Verkaufen Sie Ihre Rechnungen

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1. Verwenden Sie ein Kartenlesegerät

Ist der Besuch beim Kunden vor Ort Teil Ihres Geschäftsmodells? Warum verlangen Sie dann nicht direkt die Bezahlung, sobald der Auftrag abgeschlossen oder die Ware ausgehändigt wurde?

Möglich ist das mit einem Kartenlesegerät. Solche Geräte sind über Unternehmen wie Square, SumUp oder iZettle problemlos erhältlich. Die Geräte verbinden sich mit Ihrem Mobiltelefon und autorisieren unmittelbar danach die Zahlung.

Der Anschaffungspreis für das Kartenlesegerät ist normalerweise gering. Danach zahlen Sie pro Transaktion einen gewissen Prozentsatz (in der Regel zwischen zwei und drei Prozent). Um die anfallenden Gebühren abzufedern, könnten Sie ggf. Ihren eigenen Preis entsprechend anheben.

2. Nutzen Sie Software für die Erstellung Ihrer Rechnungen

Rechnungen können Sie mit nur wenigen Klicks ausstellen und versenden, sofern Sie eine moderne Buchhaltungssoftware wie beispielsweise Sage 50 verwenden. Darüber hinaus werden sie informiert, wenn es an der Zeit ist, Ihre Rechnungen anzumahnen (das heißt, wenn die Zahlungsfrist abgelaufen ist). Der Mahnvorgang selbst ist bei Verwendung einer solchen Buchhaltungssoftware ebenfalls einfach.

Hingegen ist die Nachverfolgung der Rechnungen wesentlich schwieriger, wenn Sie Rechnungen handschriftlich oder mit einem Textverarbeitungsprogramm erstellen. Selbst wenn Sie eine separate Liste mit den ausstehenden Rechnungen führen, werden Sie ausgebremst. Denn Sie haben weniger Zeit für das, was Ihnen Spaß macht und Ihr Unternehmen weiterbringt: Kunden gewinnen und mit Ihren Produkten und Dienstleistungen erfreuen.

Deshalb lassen Sie lieber eine moderne Software für sich arbeiten.

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3. Fügen Sie Zahlungslinks in Ihre E-Rechnungen ein

Wenn Sie mit einer zeitgemäßen Buchhaltungssoftware wie zum Beispiel Sage 50 elektronische Rechnungen ausstellen, können Sie unten auf der Rechnung einen Zahlungslink einfügen. Der Link macht es den Empfängern erstaunlich leicht, die Rechnung online zu begleichen.

Statt lange Bankverbindungen durchzugeben, können Sie Ihre Kunden ganz einfach auf den Zahlungslink in Ihrer Rechnung verweisen. Die Bezahlung kann über Zahlungs-Plattformen erfolgen, die Sie bereits nutzen, z. B. PayPal oder Stripe.

4. Gestalten Sie Ihre Rechnungen übersichtlich

Eine Rechnung sollte nicht länger als eine DIN-A4-Seite sein und nur die notwendigen Angaben enthalten: eindeutige Rechnungsnummer, Name und Anschrift des Absenders, eine Beschreibung und die Zahlungsbedingungen.

Wenn Sie eine Umsatzsteuernummer haben, sind einige gesetzliche Vorschriften zu befolgen. Aber auch hier gilt: Die Rechnung kann und sollte so übersichtlich wie möglich sein. Die Aufnahme Ihrer Geschäftsbedingungen ist eine gute Idee und kann digital bequem zur Verfügung gestellt werden.

5. Bieten Sie Rabatte für vorzeitige Zahlungen

Probieren Sie den folgenden kleinen Trick ruhig einmal aus: Machen Sie Ihren Kunden deutlich, dass sie bei Bezahlung innerhalb von wenigen Tagen einen Rabatt auf den Rechnungsbetrag erhalten. Damit unterstützen Sie rasche Zahlungen.

Für die Finanzierung des Rabatts haben Sie zwei Möglichkeiten:
1. Sie nehmen für die Zeiteinsparung einer eventuellen Zahlungsverfolgung eine Umsatzreduzierung in Höhe des Rabatts in Kauf.
2. Sie erhöhen den regulären Preis um den Rabattwert, da Sie davon ausgehen, dass der Rabatt nahezu immer in Anspruch genommen wird.

Ja, es mag ein wenig so wirken, als ob Sie Zinsen für verspätete Zahlungen verlangen. Für Ihre Kunden fühlt sich das aber nicht so an. Mit diesem Vorgehen optimieren Sie Ihren Cashflow und reduzieren unangenehme Gespräche über ausstehende Rechnungen oder gar Mahnungen.

6. Versenden Sie wöchentliche Kontoübersichten

Senden Sie Ihren Kunden wöchentliche Übersichten, in denen der zu begleichende Betrag aufgeführt ist. Eventuell ist diese Funktion in Ihrer Buchhaltungssoftware bereits vorhanden. Durch diese Übersichten ist der noch offene Rechnungsbetrag stets präsent bei Ihren Kunden und die Wahrscheinlichkeit ist geringer, dass er in Vergessenheit gerät. Wir empfehlen, in Ihren Vertragsbedingungen auch deutlich zu machen, dass es sich hierbei um eine allgemeine Vorgehensweise handelt, die für alle Kunden gilt.

Unser Tipp: Planen Sie das Versenden der Übersichten nicht für montags oder freitags ein. An diesen Tagen sind Sie und Ihre Kunden wahrscheinlich mit anderen Dingen beschäftigt.

7. Nutzen Sie das Lastschriftverfahren

Wenn Kunden Ihre Leistungen regelmäßig in Anspruch nehmen, können Sie sie bitten, am Lastschriftverfahren teilzunehmen. Das Lastschriftverfahren ist aber nicht nur auf regelmäßige Zahlungsvorgänge beschränkt. Sie können es auch für unregelmäßige oder einmalige Zahlungen verwenden.

Viele Menschen sind dem Lastschriftverfahren gegenüber aufgeschlossen. Sie nutzen für ihre Käufe PayPal und lassen die Beträge von ihrem Konto automatisch einziehen.

8. Verwenden Sie ein Mahnprogramm

Wenn Sie innerhalb Ihrer Buchhaltungssoftware eine Mahnfunktion nutzen, können Sie bei der Verfolgung Ihrer offenen Rechnungen jede Woche viel Zeit einsparen.

Sie können eine E-Mail-Vorlage in Ihrer Sprache erstellen und dann (in Abhängigkeit von den vereinbarten Bedingungen) einen Zeitplan für das Mahnverfahren festlegen. Die versendete E-Mail sieht aus, als ob sie aus Ihrem E-Mail-Programm stammt. Tatsächlich wird sie aus der Buchhaltungssoftware versendet, sorgt aber gleichermaßen für ein professionelles Auftreten.

Moderne Buchhaltungssoftware, wie Sage 50 ermöglicht auch die Einbindung eines Inkassodienstes. So müssen Sie nie wieder Rechnungen manuell anmahnen.

9. Verkaufen Sie Ihre Rechnungen

Factoring ist für viele Kleinunternehmer eine radikale Idee. Dieses Instrument wird allerdings von großen Unternehmen regelmäßig genutzt – und das nicht nur in schwierigen Zeiten.
Es gibt verschiedene Ausprägungen des Factorings. So verkaufen Sie z.B. Ihre unbezahlten Ausgangsrechnungen an ein anderes Unternehmen, das dann die Forderungen übernimmt. Im Gegenzug erhalten Sie 70 bis 90 Prozent der gesamten Rechnungsbeträge.

Sobald das Factoring-Unternehmen den Gesamtbetrag vom Kunden erhalten hat, leitet es den vereinbarten Prozentsatz weiter. Für diese Dienstleistung fallen in der Regel zusätzliche Gebühren an. Das Factoring hat nichts mit der Inanspruchnahme eines Inkassobüros zu tun. Es kann ein Instrument sein, um den Cashflow zu verbessern.

Schlussüberlegungen zum pünktlichen Zahlungseingang

Da einige Menschen dazu neigen, Rechnungen zu spät zu begleichen, haben Unternehmen sich eine Fülle von Instrumenten zugelegt, um pünktlich – oder sogar vorzeitig – bezahlt zu werden.
Welches Instrument Sie nutzen, ist abhängig von Ihren Geschäftsbeziehungen und davon, wie einsichtig Ihre Kunden sind.

Entscheidend ist eine enge Zusammenarbeit mit Ihren Kunden und dass Sie die verwendeten Instrumente zum Forderungseinzug so früh wie möglich in Ihren Gesprächen erwähnen.
Sie sollten sie auf keinen Fall mit der ersten Rechnung damit überfallen. Nehmen Sie stattdessen Ihr Vorgehen in Ihre Geschäftsbedingungen auf. Menschen akzeptieren Dinge in einem frühen Stadium der Beziehung besser als später. Das sollten Sie sich zunutze machen.