Für Geschäftsunterlagen gelten bestimmte gesetzlich festgelegte Aufbewahrungspflichten, die von jedem Gewerbetreibenden zu beachten sind. Maßgeblich dafür sind das Handelsrecht und das Steuerrecht. Im Steuerrecht sind die Fristen in der Abgabenordnung (AO) festgelegt, im Handelsrecht im Handelsgesetzbuch (HGB). Sie betreffen alle, die nach Handels- oder Steuerrecht Bücher und Aufzeichnungen führen müssen. Dahinter steht der Gedanke, dass wichtige Geschäftsvorgänge und finanzielle Transaktionen durch eine Archivierung nachprüfbar bleiben. Wer Aufbewahrungspflichten ignoriert, muss mit rechtlichen Folgen rechnen.
Auch Privatpersonen haben Aufbewahrungspflichten zu beachten, nämlich bei Unterlagen, die in Zusammenhang mit dem Erwerb eines Grundstücks stehen.
Für diese Unterlagen gelten Aufbewahrungspflichten
Grundsätzlich sind alle steuerrelevanten Bücher aufbewahrungspflichtig. Dazu gehören vor allem:
- Aufzeichnungen und Bücher
- Lageberichte
- Inventare
- Jahresabschlüsse
- Buchungsbelege
- Eröffnungsbilanz inklusive Organisationsunterlagen
- Rechnungen
Daneben gilt eine Aufbewahrungspflicht für eine zweite Gruppe von Dokumenten. Dabei handelt es sich um
- Geschäfts- und Handelsbriefe (empfangene und versandte)
- Weitere steuerlich relevante Unterlagen
Zu beachten ist: Nicht ganz unkompliziert ist die Einordnung von Unterlagen als Geschäftsdokumente beziehungsweise steuerlich relevant. Die Papierform ist übrigens nicht zwingend. Als Geschäfts- und Handelsbriefe gelten auch entsprechende Nachrichten in anderer, zum Beispiel digitaler Form.
Fristen für die Archivierung
Die geltende Frist hängt von der Art der Unterlagen ab. Für die oben zuerst genannte Gruppe beträgt sie zehn Jahre, für die zweite nur sechs. In Ausnahmefällen kann sie sich verlängern – aus steuerrelevanten Gründen. Der Beginn der Aufbewahrungsfrist ist auf den Schluss des Kalenderjahrs festgesetzt, in dem
- das Inventar,
- der Jahresabschluss,
- die Eröffnungsbilanz oder
- der Lagebericht
erstellt,
- der Brief versandt oder empfangen
oder
- die letzte Eintragung in ein Buch getätigt wurde bzw.
- andere Unterlagen entstanden.
Bei Verträgen wie Mietverträgen beginnt die Frist mit Ablaufen der Vertragsdauer.
In der Praxis ist es oft schwierig, Dokumente nach Ablauf der Frist auszusondern. Dies gilt dann, wenn sie mit anderen Dokumenten in Zusammenhang stehen, die noch aufbewahrt werden müssen.
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Vorschriften zu Form und Ort der Aufbewahrung
Grundsätzlich sind Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse im Original aufzubewahren. Bei Rechnungen muss die Wiedergabe bildlich mit dem Original übereinstimmen. Bei vielen anderen Dokumenten ist eine inhaltliche Wiedergabe ausreichend. Dies bedeutet, dass Informationen unverändert auf ein Speichermedium übertragen werden. Zusätzlich gelten bestimmte Vorschriften zum Nachweis der Echtheit, zum Beispiel bei elektronisch übermittelten Rechnungen.
Zu den Aufbewahrungspflichten gehört, für die Lesbarkeit der Dokumente über die gesamte Aufbewahrungsfrist hinweg zu sorgen. Deshalb ist auf einen Schutz vor schädlichen Einflüssen wie Feuchtigkeit zu achten. Besteht die Gefahr, dass die Schrift auf einem Dokument verblasst, sind entsprechende Kopiervorgänge vorgeschrieben. Grundsätzlich ist es für Gewerbetreibende jeder Art sinnvoll, sich über die in ihrem Fall geltenden Aufbewahrungspflichten zu informieren, um sich bei der Archivierung darauf einstellen zu können.