Coronavirus : 3 conseils pour éviter que le COVID-19 ne ralentisse la croissance de votre entreprise

A l’heure où le coronavirus (COVID-19) nous frappe de plein fouet, il est plus que jamais nécessaire d’établir un plan d’urgence pour faire en sorte que votre société continue de fonctionner. C’est le genre de situation qui empêche les dirigeants de dormir et nous le comprenons parfaitement. Dans cet article de blog, nous vous livrons trois conseils qui peuvent vous aider à préserver les activités de votre société, quel que soit le fléau qui vous touche.

1. Coronavirus : politique de télétravail

Si votre société a recours à des technologies cloud, vos collaborateurs peuvent travailler à leur aise de chez eux. Vous êtes sereins au sujet de la productivité de vos employés. Selon une étude de MindMetre Research, 82% des employés indiquent qu’ils sont plus productifs lorsqu’ils peuvent travailler chez eux tandis que 58% évoquent une amélioration du bien-être au travail.

Conseil n° 1

Evaluez l’opportunité de définir une stratégie de travail à domicile. Au sein d’une société, de très nombreuses tâches peuvent souvent être effectuées à distance. L’informatique dans le cloud peut vous y aider. D’autant plus qu’il ne vous faudra pas longtemps avant de pouvoir vous lancer.

En sauvegardant vos données dans le cloud, toutes les informations deviennent accessibles via Internet. Vos employés peuvent ainsi travailler où et dès que cela est nécessaire.

Conseil n° 2

Disposez-vous des outils adéquats pour faire en sorte que vos employés puissent être pleinement opérationnels lorsqu’ils ne peuvent pas travailler au bureau ? Disposent-ils de leur propre ordinateur portable, d’un téléphone professionnel et d’un potentiel Internet suffisant ?

La technologie est cruciale si l’on veut faire en sorte que vos collaborateurs demeurent connectés, non seulement avec l’entreprise mais également avec vos clients. Grâce à cela, vous permettez à la collaboration de se faire en temps réel.

Vous désirez une solution à court terme ? Tournez-vous dans ce cas vers des outils tels que Google Drive ou vers l’outil de réunion/conversation Microsoft Teams.

Conseil n° 3

Encouragez vos employés à retourner chez eux en emportant leurs ordinateurs portables, tablettes et téléphones mobiles. Si votre société devait fermer temporairement ses portes ou s’ils ne pouvaient plus se rendre au bureau, ils auraient ainsi la possibilité de travailler de chez eux. Vous devez en fait veiller à ce que vos effectifs puissent travailler où ils se trouvent – au bureau, à la maison ou même lorsqu’ils se déplacent.

Conseil n° 4

Si vos employées ne peuvent plus se déplacer, la situation peut également avoir une grande influence sur vos commerciaux. Il est donc important de faire en sorte qu’ils disposent des outils technologiques leur permettant de planifier des réunions virtuelles.

2. Coronavirus : conseils opérationnels et communications

Pour garantir la continuité opérationnelle, vous devez impliquer vos collaborateurs et les tenir au courant. Il est crucial de disposer des procédures pertinentes et de les mettre en oeuvre au moment opportun afin d’éviter que la panique s’installe ou que des informations erronées circulent à propos de ce qu’ils doivent faire.

Vous devez par ailleurs maintenir ouvertes les lignes de communication avec vos clients et avec vos fournisseurs. Tenez-les informés de ce qu’ils peuvent espérer de votre part et ne leur faites pas de vaines promesses. Soyez francs et réalistes.

Conseil n° 1

Veillez à pouvoir tenir vos collaborateurs, vos clients et vos fournisseurs informés par écrit. Réfléchissez aux outils de collaboration qui peuvent vous aider. Des outils tels que Microsoft Teams ou Slack peuvent certainement s’avérer utiles. Veillez à ce que les adresses de courriel de vos contacts soient correctes, de même que leurs numéros de téléphone. Et pourquoi ne pas tenir tout le monde au courant des choses via votre newsletter ?

Conseil n° 2

Envoyez régulièrement des informations mais sans exagération. Vous devez en effet éviter que les employés, les clients ou les fournisseurs s’irritent de recevoir le même message à répétition.

3. Coronavirus : élaborez un plan d’urgence

Le coronavirus apporte la preuve que les entreprises doivent bel et bien disposer d’un plan d’urgence afin de pouvoir continuer à fonctionner en cas de catastrophe. Mais comment élaborer un tel plan d’urgence ?

Voici 5 suggestions.

1. Désignez un responsable : Pour vous assurer qu’un plan d’urgence fonctionne, il vous faut désigner un seul responsable qui puisse déléguer. Cela ne doit pas nécessairement être le grand boss. Ce qui importe, c’est que les gens sachent qui est le responsable. Cette personne doit veiller à ce que le plan soit élaboré de manière logique et soit suivi.
2. 2. Consultez plusieurs personnes : Le degré de détail de votre plan dépendra de vos besoins. Il se peut que chaque département de votre entreprise ait besoin de son propre plan. Il se peut tout aussi bien que les individus doivent élaborer leurs propres plans. Il est cependant essentiel que tous les plans soient coordonnés en un seul et unique plan d’urgence global qui soit valable pour l’ensemble de la société.
3. Faites l’inventaire de l’ensemble de votre écosystème – depuis les fournisseurs jusqu’aux clients : Dans votre plan, il vous est possible de prévoir une liste des fournisseurs de substitution au cas où les fournisseurs existants ne seraient plus disponibles. Vous pouvez également décider dès à présent de la manière dont vous gérerez chaque client individuellement, avec une importance toute particulière pour les grands clients.
4. Faites-en un document dynamique : N’élaborez pas ce plan pour ensuite l’oublier dans l’un ou l’autre tiroir. Veillez à ce que votre plan soit évalué régulièrement et n’ayez pas peur de modifier certaines choses si nécessaire.
5. Communiquez : Dès que votre plan est prêt, veillez à ce qu’il soit mis à la disposition de chacun. Veillez à ce que tout le monde sache en quoi consiste précisément un tel plan d’urgence, où on peut le trouver et ce qu’il inclut spécifiquement.

Pour conclure…

Des technologies robustes et une bonne communication auront pour effet de préserver les activités de votre entreprise, même si vous êtes confrontés à une crise que vous ne contrôlez pas.

Conjuguez cela avec une culture du travail flexible qui permet aux collaborateurs de prendre les bonnes décisions et vous remarquerez que votre entreprise ne doit pas nécessairement opérer au ralenti pendant une récession.