Eine Warenwirtschafts-Software unterstützt Handelsunternehmen bei der Organisation ihrer Warenströme. Dabei ist der Umfang des Programms abhängig von der Firmengröße. Speziell für kleine und mittelständische Unternehmen ist ein einfaches Warenwirtschaftsprogramm ideal, das folgende Funktionen umfasst:
- Organisation von Wareneingang und Warenausgang
- Bestellwesen mit Bestellvorschlägen
- Kontrolle der Lagerbestände
- Dispositionshilfen
- Rechnungswesen
- Überwachung offener Forderungen
- Retouren-Verwaltung
- Managementinformationen
Die Software sollte auf das Unterschreiten eines vorgegebenen Warenbestands hinweisen und Nachbestellungen anregen. Eine intuitiv zu bedienende Software zeigt die aktuellen Lagerbestände auf Mausklick an und stellt jederzeit aktuelle Inventurdaten zur Verfügung. Optimal ist eine Software, die automatisch die Umsätze und den Anteil der Umsatzsteuer ermittelt. In Online-Shops und Versandunternehmen sollte die Warenwirtschafts-Software auf Knopfdruck Bestellbestätigungen, Rechnungen, Lieferscheine und Statistiken zu Verkaufszahlen (nach Waren und Warengruppen) erstellen.
Einfaches Warenwirtschaftsprogramm mit nützlichen Schnittstellen
Eine einfache und komfortable Software verfügt über eine Schnittstelle zur Buchhaltung. Daten wie
fließen dadurch gleich in die Buchführung ein. Auf Wunsch zeigt ein einfaches Warenwirtschaftsprogramm außerdem die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) zur Vorlage bei Banken und anderen Institutionen an. Schnittstellen zu den gängigen Druckertypen sorgen dafür, dass alle notwendigen Daten ausgedruckt werden können. Im Rahmen des Forderungsmanagements überprüft das Programm Zahlungseingänge und regt das Mahnverfahren bei ausstehenden Zahlungen an.
Komfortabel ist eine Schnittstelle zum Steuerberater: Dieser kann notwendige Daten direkt aus dem Programm abrufen, wodurch sich zeitaufwendige Termine erübrigen. Eine Verknüpfung mit dem Online-Banking kann die Bezahlung von Lieferantenrechnungen erleichtern. In Firmen mit Direktverkauf bestehen Schnittstellen zu den Kassen. Händlern, die ihre Artikel auch im Internet verkaufen, steht die Software mit einem integrierten Online-Shop zur Verfügung.
Tipp:
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Einfaches Warenwirtschaftsprogramm mit komfortablen Funktionen
Speziell in kleinen und mittelständischen Unternehmen mit wenigen kaufmännischen Mitarbeitern darf eine Warenwirtschafts-Software nur geringe Anforderungen an die technische Ausstattung des Unternehmens und die Anwenderschulung stellen. Zudem sollte der Anschaffungspreis für die Firmengröße angemessen sein. Änderungen durch das Unternehmen an den hinterlegten Daten müssen individuell möglich sein, um neue Preise und Produkte aufnehmen zu können. Empfehlenswert ist eine Software, die darüber hinaus wichtige Daten auch auf mobilen Endgeräten wie Notebooks, Smartphones oder Tablets bereitstellt. Für Preisverhandlungen beim Kunden oder wichtige Termine beim Steuerberater stehen Verkaufs- und Umsatzzahlen, aktuelle Preise und weitere Daten so an jedem Ort zur Verfügung. Cloud-Lösungen tragen zu einer größeren Flexibilität bei, denn sie zeigen wichtige Daten jederzeit und überall an. Ein einfaches Warenwirtschaftsprogramm sollte technisch so beschaffen sein, dass Aktualisierungen und Programmerweiterungen bei Bedarf realisierbar sind. Für größere und aufwendige Warenwirtschaftsprogramme ist ein Support durch den Programmentwickler vorteilhaft.