Comment convertir la transformation digitale de votre cabinet comptable en success-story ?

Vous devez embrasser la transformation numérique pour pouvoir mettre en place un cabinet comptable entièrement numérique. Découvrez dans ce billet de blog comment y parvenir.

Rendre service aux clients tout en jonglant avec les tâches de gestion du cabinet et en restant au fait des dernières technologies comptables peut parfois s’avérer difficile. Dans ce contexte, la numérisation peut se révéler précieuse. Cependant, il ne s’agit pas seulement de convertir des informations analogiques en format numérique, ce qui est un processus connu sous le nom de numérisation ou digitalisation.

Effectivement, une véritable transformation digitale est nécessaire. Il convient de faire table rase du passé et de réinventer votre façon de travailler, en favorisant une intégration transparente entre la technologie et votre prestation de services, tout en vous permettant de maîtriser les choses.

La création d’une feuille de route pratique pour votre transformation digitale vous aidera à cerner les outils et les idées qui pourraient simplifier vos processus et vous faire gagner du temps. La participation des principales parties prenantes dans ce parcours vous aidera à créer une stratégie qui s’aligne sur les besoins uniques de votre cabinet.

Nous savons que la conformité réglementaire et légale n’est pas seulement une nécessité, mais un aspect essentiel de votre rôle. Un cabinet entièrement numérisé rendra la gestion de la conformité plus simple, plus efficace et moins chronophage.

Vous aurez ainsi plus de temps à consacrer à l’amélioration de l’expérience de vos clients et au développement de votre entreprise.

Voici les points abordés dans ce billet de blog :

• Qu’entend-on par cabinet digital ?
• De la digitalisation à la transformation digitale
• Impact de la transformation digitale
• Signification pour votre gestion clients
• Échanges digitaux avec les clients
• Informer les clients des exigences légales et réglementaires
• Vos collaborateurs sont décisifs
• Conclusion : la transformation digitale de votre cabinet

Qu’entend-on par cabinet digital ?

Pour mettre en place un cabinet comptable entièrement numérique, vous devez adopter la transformation numérique, en utilisant la technologie pour rationaliser les processus comptables, améliorer l’efficacité et la productivité, et fournir des services à valeur ajoutée aux clients.

Comment savoir si vous avez mis en place un cabinet comptable entièrement numérique ?

Logiciel de comptabilité dématérialisé

Vous utiliserez un logiciel de comptabilité dématérialisé, dans le cloud, pour gérer les données des clients, automatiser les tâches de routine et fournir des informations financières en temps réel aux clients.

Flux de travail sans papier

Vous aurez éliminé les flux de travail sur papier et digitalisé tous les processus comptables, de la saisie des données à l’établissement des rapports, sans oublier la facturation électronique.

Analyse des données

Vous utiliserez l’analyse des données pour mieux appréhender les données financières des clients, identifier les tendances et les modèles, et fournir des conseils stratégiques aux clients.

Automatisation

Vous automatiserez les tâches de routine et les flux de travail, ce qui vous permettra de vous concentrer sur des initiatives plus stratégiques.

Cybersécurité

Vous disposerez de solides mesures de cybersécurité pour protéger les données des clients et prévenir les cybermenaces.

De la digitalisation à la transformation digitale

« Digitalisation » a deux significations, raison pour laquelle nous distinguerons ci-dessous entre « digitalisation » et « transformation digitale ». Ce distinguo appelle toutefois un petit mot d’explication.

Digitalisation

La digitalisation ou numérisation des processus comptables consiste à convertir les processus manuels ou sur papier en formats numériques. Il s’agit de convertir des processus existants sous une forme numérique sans nécessairement modifier le processus sous-jacent lui-même.

Voici quelques exemples de digitalisation ou numérisation de processus comptables :

• le scanning et la sauvegarde électronique de documents papier ;
• la conversion des factures papier en format électronique ;
• l’utilisation de feuilles de calcul électroniques pour gérer les données financières ;
• l’utilisation de formulaires électroniques pour collecter des informations financières.

Transformation digitale

La transformation digitale des processus comptables consiste à utiliser la technologie pour transformer radicalement vos processus comptables et vos flux de travail.

Elle permet d’automatiser les flux de travail, d’améliorer la précision et l’efficacité, et de fournir des informations en temps réel. En voici quelques exemples :

• l’automatisation du traitement des factures à l’aide de la technologie de reconnaissance optique des caractères (OCR), qui reconnaît et sauvegarde des modèles ;
• l’utilisation d’un logiciel de comptabilité dématérialisé pour gérer les données financières et les flux de travail ;
• l’utilisation d’outils d’analyse de données pour mieux appréhender les données financières et identifier les tendances et les modèles ;
• la « robotisation » des processus en vue d’automatiser les tâches de routine et les flux de travail.

Les deux approches peuvent être bénéfiques pour les cabinets comptables, mais la seconde forme, la transformation digitale, offrira aux clients des avantages à long terme plus importants en termes d’efficacité, de précision et de services à valeur ajoutée.

Impact de la transformation digitale

La transformation digitale a changé la façon de travailler des cabinets comptables, de la gestion des données financières à l’interaction avec les clients.

Nous énumérons ci-dessous quelques-uns des effets de cette transformation :

Efficacité accrue

L’automatisation des tâches de routine et des flux de travail vous permet de vous concentrer sur des initiatives plus stratégiques. Vous dopez ainsi votre efficacité et votre productivité.

Meilleure précision

Vous commettrez moins d’erreurs manuelles et améliorerez la précision et la fiabilité des données comptables.

Vous obtenez des rapports financiers plus précis et prenez ainsi des décisions plus éclairées.

Reporting en temps réel

Les clients reçoivent des informations financières en temps réel, ce qui leur permet de prendre des décisions en parfaite connaissance de cause sur la base d’informations actualisées.

Service à la clientèle de meilleure qualité

Vous pouvez livrer des services à valeur ajoutée à vos clients, tels que l’analyse de données et des conseils stratégiques. Cela peut contribuer à renforcer les relations avec les clients et à accroître leur satisfaction.

Avantage concurrentiel

Vous obtenez un avantage concurrentiel sur les autres cabinets comptables qui sont plus lents à s’adapter. Autrement dit, vous pouvez augmenter votre part de marché et renforcer votre croissance.

Signification pour votre gestion clients

Cette évolution digitale présentant de très nombreux avantages en termes de croissance de votre cabinet et de relations avec vos clients.

En adoptant la transformation digitale, votre cabinet comptable peut…

Attirer de nouveaux clients

Votre transformation peut être un facteur clé de différenciation pour attirer de nouveaux clients à la recherche de cabinets innovants et résolument tournés vers l’avenir.

Fidéliser les clients existants

Vous pouvez plus facilement fidéliser les clients existants en leur offrant des services à valeur ajoutée et des rapports en temps réel.

Augmenter les revenus

En fournissant des services à valeur ajoutée et en facturant des honoraires plus élevés pour des travaux plus stratégiques, vous pouvez augmenter vos revenus.

Améliorer la satisfaction des clients

Vous serez en mesure de fournir des rapports financiers plus précis tant en termes d’horizons temporels que de revenus, ainsi que des services à valeur ajoutée tels que l’analyse de données et les conseils stratégiques.

Renforcer les relations avec les clients

Vous aurez plus de possibilités de communication et de collaboration, et pourrez ainsi renforcer votre relation avec les clients.

Échanges digitaux avec vos clients

Certains de vos clients ne partagent peut-être pas votre niveau de connaissances technologiques. En guise de première étape, pourquoi ne pas échanger avec eux sur la transformation digitale afin d’en examiner et d’en démontrer les avantages.

Une fois que vous les aurez passés en revue, faites prendre conscience à vos clients que s’ils misent sur la digitalisation, ils auront plus de chances de disposer de données financières exactes et à jour, ce qui leur permettra de prendre des décisions plus opportunes et plus stratégiques.

Expliquez clairement aux clients réfractaires à la technologie qu’ils risquent de subir des retards dans l’établissement des rapports financiers et de ne pas bénéficier de services à valeur ajoutée.

Voici quelques stratégies pour communiquer efficacement les avantages de la transformation digitale aux clients.

Informer sur les avantages

Informez vos clients sur les avantages d’informations financières en temps réel, d’une précision accrue et de services à valeur ajoutée.

Consultez les webinaires ou les ressources éducatives telles que Sage Advice.

Démontrer les avantages de la transformation digitale

Donnez des exemples de la manière dont la transformation numérique améliore les rapports financiers et la prise de décision.

Fournir formations et assistance

Assurez une transition en douceur vers les flux de travail numériques. Commencez par une formation aux logiciels de comptabilité et aux outils de collaboration.

Répondre aux préoccupations des clients

Rassurez les clients sur les niveaux de cybersécurité et de confidentialité des données, et assurez-vous que des mesures cohérentes sont en place pour protéger les données des clients.

Proposer une approche progressive

Commencez par des flux de travail numériques de base et introduisez progressivement des technologies numériques plus avancées.

Informer les clients des exigences légales et réglementaires

La numérisation devient une obligation légale et la conformité est une des principales priorités. Il suffit de penser aux factures électroniques. Dans la majorité des cas, elles sont désormais devenues obligatoires pour les envois de factures aux pouvoirs publics et seront obligatoires entre entreprises à partir de 2026.

Voici quelques-unes des exigences déterminantes pour la transformation digitale de votre entreprise.

Utilisation d’un logiciel agréé

Les entreprises sont tenues d’utiliser un logiciel agréé pour la tenue des registres numériques et le dépôt de données, qui répond à des exigences techniques spécifiques.

E-facturation obligatoire

Le logiciel de facturation de vos clients devra être capable de générer des factures dans le format adéquat (un fichier XML adoptant une structure imposée) et de les envoyer correctement par voie électronique, via PEPPOL. De même, votre logiciel de comptabilité doit être en mesure de traiter ces fichiers de facture structurés de manière entièrement automatique. Rassurez-vous, notre logiciel sera fin prêt.

Signatures électroniques

Des signatures électroniques peuvent être exigées pour le dépôt numérique de documents tels que les déclarations fiscales ou les états financiers.

Conservation de données

Les entreprises doivent conserver les documents numériques pendant une période minimale.

Cybersécurité

Les entreprises doivent mettre en place des mesures de cybersécurité cohérentes pour protéger les documents numériques et prévenir les cybermenaces.

Tenez-vous au courant des exigences obligatoires en matière de conservation des documents et des données numériques afin que vos clients puissent s’y conformer et éviter les pénalités.

Vos collaborateurs sont décisifs

L’élément humain reste essentiel lors de la transformation numérique de votre cabinet.

Il est ainsi primordial que le taux de satisfaction du personnel soit élevé.

Vous savez que les comptables qui sont satisfaits de leur environnement de travail et de la technologie qu’ils utilisent sont plus susceptibles d’être productifs et engagés, tout bénéfice en matière de service à la clientèle et d’augmentation des revenus.

Examinez s’il vous est possible d’investir dans une technologie conviviale qui apporte de la valeur à vos collaborateurs. Les programmes de formation et de développement permettent également de s’assurer que vos collaborateurs possèdent les compétences et les connaissances nécessaires pour travailler efficacement dans un environnement numérique.

Une autre facette déterminante de l’élément humain d’un cabinet comptable numérique est la participation du personnel et la communication. Faites connaître les avantages de la transformation digitale aux membres de votre personnel et faites-les participer au processus de transition. Demandez à vos collaborateurs de vous faire part de leurs réactions et commentaires sur la mise en œuvre des flux de travail numériques et donnez-leur la possibilité de contribuer aux nouvelles initiatives numériques.

La digitalisation peut apporter de nombreux avantages à votre personnel, notamment…

Une réduction des tâches manuelles

En automatisant les tâches de routine et les flux de travail, vous réduisez ainsi le besoin de saisie manuelle des données et permettez au personnel de disposer de plus de temps pour des initiatives plus stratégiques.

Une plus grande satisfaction au travail

Vos collaborateurs peuvent mieux travailler avec des données financières en temps réel et des services à valeur ajoutée, car ils peuvent avoir un impact plus efficace sur les résultats des clients.

Une meilleure rétention des talents

Offrez à votre collaborateur des possibilités d’évolution de carrière et de perfectionnement. De cette manière, vous pourrez contribuer à fidéliser les meilleurs talents au sein de votre cabinet.

Une amélioration de l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée

En permettant à votre personnel de travailler en distanciel et d’accéder aux informations liées à leur travail en tout lieu, vous améliorez la compatibilité entre vies professionnelle et privée, et de réduisez le stress.

Conclusion : la transformation digitale de votre cabinet

La transition vers un cabinet comptable entièrement numérique n’est plus facultative, elle est devenue une nécessité.

Passer de la digitalisation à la transformation digitale offre des avantages inédits tels qu’une efficacité accrue, une plus grande précision et de meilleures relations avec les clients.

Il est toutefois essentiel de se rappeler que cette transformation va au-delà de la simple adoption d’une technologie, car elle concerne également – et principalement – votre personnel. La création d’un environnement 100 % digital permet à votre équipe de fournir une valeur stratégique, d’accompagner les clients dans leur transformation numérique et de favoriser la croissance et l’apprentissage continus.