Qu’entend-on par e-facture ? Avantages et inconvénients de la facturation électronique

En qualité d’entrepreneur ou de CFO, vous donnez une priorité absolue à l’amélioration de l’efficacité au travail. Celle-ci passe, entre autres, par une diminution du nombre de processus manuels. L’e-facturation ou e-invoicing est un bon moyen de rationaliser vos processus opérationnels. L’e-facture sera bientôt obligatoire mais elle vous offre surtout des avantages tels que des gains de temps et des économies.

Qu’entend-on exactement par e-facturation ? Quelles sont les similitudes et les différences par rapport à la facturation traditionnelle ?

Examinons la question étape par étape :

• Qu’entend-on par e-facture ?
• Peppol, quésaco ?
• Comparaison entre e-facturation et facturation traditionnelle
• Avantages de la facturation électronique
• Inconvénients de la facturation électronique
• Comment démarrer avec l’e-facturation ?
• Tendances et évolutions de l’e-facture
• Simplifiez vos processus de facturation
• FAQ sur la facturation électronique

Qu’entend-on par e-facture ?

Une facture électronique, encore appelée e-facture ou e-invoice, est une facture établie dans un format prescrit, envoyée, reçue et enregistrée en mode numérique. Aucune intervention manuelle n’est donc nécessaire. Grâce à la normalisation de la facture électronique, les systèmes comptables peuvent facilement échanger des données.

La facturation électronique ou e-invoicing ne se confine donc pas à l’envoi ou à la réception d’un simple document PDF. Pour que l’on puisse parler d’e-facture, les entreprises doivent recourir à des normes identiques afin de pouvoir recevoir et lire leurs factures respectives. C’est la raison pour laquelle des accords ont été conclus au niveau européen. Les entreprises sont tenues d’envoyer leurs factures électroniques dans un format UBL (Universal Business Language) défini.

Il convient en outre de respecter les conditions suivantes pour qu’une e-facture soit considérée comme valide :

• l’authenticité de l’origine : l’origine de la facture doit être clairement indiquée ; la personne qui a établi la facture doit également être en mesure de prouver qu’elle l’a émise ;
• l’intégrité de la facture : il doit être impossible de modifier le contenu de la facture ;
• la lisibilité de la facture : toutes les informations figurant sur la facture doivent être clairement lisibles sans nécessiter trop d’efforts.

Peppol, quésaco ?

Peppol est l’acronyme de Pan-European Public Procurement Online (marché public paneuropéen en ligne). Créé en 2008 par la Commission européenne, ce réseau européen a pour objectif d’envoyer et de recevoir des documents électroniques de manière sécurisée et dans un format standardisé. Le réseau a rapidement évolué pour devenir un système européen d’échange de factures électroniques avec les entreprises publiques. Le réseau Peppol est désormais utilisé non seulement pour les interactions avec les organismes publics mais aussi entre entreprises (B2B).

Comment fonctionne Peppol ?

Les entreprises qui souhaitent utiliser le réseau Peppol s’inscrivent via un point d’accès. Tous les points d’accès sont interconnectés et forment l’épine dorsale du réseau Peppol. Une fois inscrit, vous êtes automatiquement connecté à tous les autres participants du réseau.

Les factures électroniques sont toutes envoyées dans un format UBL standardisé. Autrement dit, tous les champs d’information d’une facture (montant, date, expéditeur, lignes de facture, etc.) sont toujours remplis de la même manière. Si l’expéditeur et le destinataire sont tous deux connectés au réseau Peppol, ces informations sont automatiquement traitées et enregistrées dans le système du destinataire. Vous l’aurez compris, la saisie manuelle des informations de facturation dans votre système comptable appartient désormais au passé.

Vous envoyez et recevez des factures électroniques via votre logiciel de facturation ou de comptabilité. Il est essentiel que votre logiciel de facturation et de comptabilité soit compatible avec Peppol. Il va de soi que c’est le cas de Sage.

Obligatoire à partir de 2026

À partir du 1^er janvier 2026, la facturation électronique B2B sera obligatoire en Belgique. Dans de nombreux cas, elle est déjà obligatoire pour les factures entre les entreprises et les pouvoirs publics. De nombreuses grandes entreprises et de nombreux commerçants internationaux ont déjà introduit la facturation électronique. Il est donc important d’être bien informé car le passage complet à la facturation électronique approche à grands pas.

Comparaison entre e-facturation et facturation traditionnelle

Au fil du temps, la facturation traditionnelle a beaucoup évolué. Certaines sociétés travaillent encore avec des factures papier mais de nombreuses entreprises créent aujourd’hui des factures numériques, généralement au format PDF, qu’elles envoient à leurs clients par e-mail. Cependant, cette méthode nécessite encore une saisie et un suivi manuels. Ces étapes peuvent générer des retards, des erreurs et un surcroît de travail.

La véritable facturation électronique simplifie le processus en créant, envoyant et assurant automatiquement le suivi des factures. Le processus de facturation est ainsi beaucoup plus efficace : le traitement des paiements est plus rapide, le risque d’erreurs réduit et la trésorerie améliorée.

Avantages de la facturation électronique

Le passage à la gestion électronique des factures offre de nombreux avantages. Il simplifie votre processus de facturation, améliore l’efficacité et accélère le traitement des factures. Un système de facturation électronique présente dix avantages évidents.

1. Réduction des coûts

Le processus de facturation, la saisie des données et le suivi des paiements sont entièrement automatisés. Cela revient bien moins cher qu’un suivi manuel. Il y a également moins d’erreurs pouvant entraîner des litiges coûteux ou des retards de paiement.

2. Paiements plus rapides

La lecture, l’enregistrement, l’approbation et le paiement d’une facture électronique peuvent être entièrement automatisés. Résultat : le flux de trésorerie reste stable. L’intégration de la facturation électronique avec une solution automatisée de gestion des créanciers renforce encore davantage l’efficacité du processus.

3. Moins d’erreurs

Les factures sont générées et traitées automatiquement. Résultat : la suppression de nombreuses erreurs, la réduction des risques de litiges et l’accélération des approbations.

4. Meilleure conformité

La facturation électronique aide les entreprises à se conformer aux règles fiscales et autres réglementations. Elle simplifie ainsi les audits et le reporting financier.

5. Données, suivi et reporting en temps réel

Les plateformes d’e-facturation fournissent un aperçu en temps réel de l’état de vos factures. Vous pouvez ainsi mieux surveiller vos paiements, identifier les problèmes à un stade précoce et préparer des rapports financiers d’un simple clic de souris.

6. Transparence

La facturation numérique garantit une visibilité totale tout au long du processus de facturation. Cela réduit les litiges, améliore la communication et renforce les relations avec les clients et les fournisseurs.

7. Impact positif sur l’environnement

Les entreprises qui travaillent encore avec des factures papier peuvent réduire considérablement leurs déchets et leurs émissions de CO₂ grâce à la facturation électronique. Même les entreprises qui travaillent déjà avec des PDF n’ont plus besoin d’imprimer grâce à l’automatisation.

8. Evolutivité

Que vous traitiez quelques factures ou des milliers, les systèmes de facturation électronique s’adaptent sans effort et sans charge administrative supplémentaire.

9. Sécurité

Les plateformes de facturation électronique utilisent des mécanismes de chiffrement, d’authentification et de prévention de la fraude afin de protéger les données financières et les transactions sensibles.

10. Relations plus solides avec vos fournisseurs

Le traitement plus rapide des factures, les paiements automatisables et les mises à jour en temps réel du statut créent un climat de confiance et favorisent les partenariats à long terme avec vos fournisseurs.

Inconvénients de la facturation électronique

L’e-facturation offre clairement de nombreux avantages, mais elle présente également des défis.

Coûts de démarrage

La transition vers un système d’e-facturation peut nécessiter un investissement. Vous devrez peut-être acheter un nouveau logiciel, former vos collaborateurs et intégrer le système à vos processus financiers existants. Ces coûts de démarrage peuvent constituer un obstacle pour les petites entreprises disposant d’un budget limité. D’un autre côté, la loi belge stipule que vous pouvez déduire 120 % des coûts de votre logiciel de facturation. Cela concerne spécifiquement les coûts d’abonnement au logiciel déployé et d’éventuels frais de consultance que vous consentez pour préparer ou adapter vos systèmes.

Courbe d’apprentissage

La transition vers la facturation électronique peut être compliquée, surtout si votre entreprise est habituée à la facturation traditionnelle. Vous devez apprendre à travailler avec un nouveau logiciel, à appliquer les règles de la facturation électronique et les formats de données numériques. Cela peut être compliqué au début, surtout si vous ne disposez pas de votre propre équipe informatique.

Résistance au changement

Certaines entreprises préféreraient ne pas passer à la facturation électronique, surtout si elles travaillent de la même manière depuis des années. Une bonne gestion du changement, une communication claire sur les avantages et un changement de culture au sein de votre entreprise peuvent surmonter cette résistance.

Comment démarrer avec l’e-facturation ?

Il est plus facile que vous ne le pensez de se lancer dans la facturation électronique. Suivez les quelques étapes suivantes et votre équipe financière maîtrisera rapidement le processus.

1. Informez vos fournisseurs et vos clients

Pour le moment, l’e-facture n’est pas encore obligatoire. Informez dès lors vos fournisseurs et vos clients avant de passer à la facturation électronique. Faites-leur part de votre décision et donnez-leur des instructions claires sur la manière dont ils recevront désormais leurs factures. Assurez-vous que toutes les parties sont informées afin d’éviter toute confusion et de garantir un déploiement en toute flexibilité.

2. Saisissez toutes les informations essentielles de la facture

Une facture électronique doit contenir exactement les mêmes informations qu’une facture papier. Veillez à inclure les coordonnées de votre entreprise et de votre client (nom, adresse et coordonnées), une liste détaillée des biens et services, les prix, les taxes et les éventuelles remises. N’oubliez pas d’indiquer clairement le numéro de facture et les conditions de paiement pour que tout soit bien organisé et que le traitement se déroule rapidement et efficacement.

3. Générez la facture

Une fois toutes les informations saisies, vous pouvez utiliser votre logiciel de facturation électronique pour générer la facture numérique. De nombreux systèmes disposent de modèles conformes aux normes légales et sectorielles. Vous êtes ainsi certain de la conformité de vos factures.

4. Envoyez la facture

Utilisez votre logiciel de facturation électronique pour envoyer la facture. Vous pouvez l’envoyer directement au système comptable de votre fournisseur. Choisissez une méthode d’envoi sûre et efficace et suivez le statut de la facture pour vous assurer qu’elle a bien été réceptionnée et traitée.

Tendances et évolutions de l’e-facture

La facturation électronique est de plus en plus utilisée dans le monde. Plus de 100 pays ont déjà élaboré des réglementations en la matière. Les utilisateurs précoces sont ceux qui en tirent le plus d’avantages : ils prennent en effet les devants en termes d’amélioration de leur efficacité opérationnelle et de leur situation de trésorerie.

Aucune obligation nationale n’a encore été imposée aux États-Unis mais les fournisseurs des pouvoirs publics doivent se conformer à l’Invoice Processing Platform (IPP ou plateforme de traitement des factures) du ministère des Finances, qui nécessite une facturation électronique pour les agences fédérales. En outre, des États tels que la Californie et le Texas ont introduit des normes de facturation électronique pour les contrats publics afin d’accroître la transparence et de réduire la fraude. La Belgique et la France rendront la facturation électronique inter-entreprises obligatoire à partir de 2026.

Simplifiez vos processus de facturation

Vous souhaitez simplifier vos processus de facturation, améliorer le traitement électronique des factures et garantir des paiements plus rapides ? Le logiciel de facturation Sage dispose des outils nécessaires pour améliorer l’efficacité de votre facturation.

Les processus automatisés et le suivi en temps réel réduisent le risque d’erreurs, améliorent la conformité et optimisent votre trésorerie. L’intégration avec des partenaires fiables permet aux entreprises, toutes tailles confondues, de créer, d’envoyer et de traiter facilement des factures. Cela permet de gagner du temps, de réduire les coûts et de renforcer vos processus financiers.

FAQ sur la facturation électronique

Qui peut utiliser la facturation électronique ?
La facturation électronique convient aux entreprises de toutes tailles, des start-ups aux multinationales, qu’elles envoient quelques factures par mois ou des milliers. La facturation électronique offre de nombreux avantages, tels que l’automatisation, la conformité et des paiements plus rapides. Cependant, vérifiez au préalable que votre infrastructure informatique est à jour. En Belgique, cette question sera bientôt moins pertinente puisque la facturation électronique B2B sera obligatoire.

Qu’est-ce qu’un système de facturation électronique ?
Un système d’e-invoicing crée des factures dans un format standardisé. Résultat : un traitement et une validation automatiques. Contrairement à une facture numérique classique (par exemple, au format PDF), un système de facturation électronique offre, entre autres, les avantages suivants :

• échange automatique de données entre systèmes ;
• moins d’erreurs de saisie manuelle ;
• meilleure conformité aux législations et réglementations.

Grâce à ces fonctions, votre processus de facturation est plus rapide, plus simple et plus fiable.